高速公路工程檔案管理存在的問題與對策分析

蔡秀香

[摘 要]高速公路是國家基礎設施建設的重點領域之一，關系到人民群眾的交通出行。近幾年來，高速公路建設項目在規范化管理水平上的不斷提高，使人們對高速公路工程檔案管理工作越來越重視。高速公路工程檔案管理是工程建設管理的組成部分，是公路建設中施工管理、竣工驗收和工程質量檢驗的重要記錄依據。此外，高速公路工程檔案還為高速公路的營運、養護、擴建等提供準確的信息，避免了時間和資源的浪費，因此，人們應該對高速公路檔案進行精細化管理。本文主要對高速公路檔案管理存在的問題進行詳細分析，并提出了相應的解決策略。

[關鍵詞]高速公路；工程檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.076

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）06-0-02

公路工程檔案是工程從籌建到竣工全過程的真實記錄，是日后營運管理、養護、改擴建決策的依據，所以工程檔案工作從剛開始就應高度重視，并把檔案工作作為一項硬指標來抓，以保證工程檔案質量。高速公路施工過程中，會形成各類工程檔案，對這些檔案進行科學合理的管理，是相關人員目前最主要的工作。在對高速公路工程檔案進行管理時，人們也面臨著許多問題，其中，如何有效控制并保證各參建單位在建設過程中形成規范、準確的資料并及時進行管理，是強化檔案管理工作最大的挑戰。因此，人們要及時對這些問題進行分析，嚴格按照要求實行檔案全過程管理，重點從制度建設、嚴抓人員準入和強化現場管理等方面入手，最終使檔案管理工作趨于規范化、標準化。

1 高速公路工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理制度不完善

高速公路工程檔案中，管理制度的不完善是檔案管理存在的主要問題之一。許多工程檔案管理制度沒有與內部審核、工程交工驗收以及企業的承包經營相結合，缺乏指導性、實操性，導致公路工程檔案精細化管理困難，同時影響了工程質量的記錄。科學、合理的檔案管理制度，是保證檔案管理工作的核心，因此，相關人員需要制定切實可行的工程檔案管理制度。

1.2 檔案管理模式缺乏創新

隨著我國社會經濟和信息化技術的快速發展，檔案管理模式必然會轉變為信息化管理模式。但我國的高速公路檔案管理模式還比較落后，未能與信息化技術充分結合起來，現代信息技術與先進的管理理念沒有完全融合，同時，管理人員還要意識到信息化的管理和經營管理不是簡單的結合，而是相互融合與創新。由于檔案的管理尚處在傳統的檔案管理模式上，在一定程度上阻礙了高速公路檔案管理實現信息化管理和數字化管理。此外，檔案管理模式缺乏創新，不僅影響了檔案管理工作的質量，還增加了檔案管理工作的經費。

1.3 管理水平的滑坡

管理水平的滑坡主要表現在三個方面。

第一，未設立專門檔案部門，影響了檔案的統籌管理。許多高速項目部門各司其職，工作中沒有相互溝通與聯系，導致資料的形成與工程的建設不能同步，且質量記錄不健全、資料信息不完善、圖紙報告不齊全等現象隨之發生。對檔案的管理也缺乏必要的條件和措施，影響了工程檔案的有效統籌管理。

第二，缺乏從事檔案工作的技術人員。許多單位未配備專職檔案員，檔案工作由兼職檔案員兼管，而兼職檔案員往往專業性較差，素質不高，而且缺乏相應的檔案管理經驗，對檔案工作要求、管理和驗收等方面不能全面掌握。此外，檔案管理人員的地位較低，變動較大，從而降低了檔案管理人員行使職權的力度，不利于檔案管理工作的順利。由于大多數參建單位檔案管理人員非公路或檔案專業畢業，且沒有經過系統性的檔案業務培訓，對檔案管理的收集、整理、歸檔等工作缺乏專業操作，導致在檔案管理中出現了相應的質量問題。

第三，重工程建設、輕檔案管理。在高速公路建設過程中，許多單位對檔案進行粗放式管理，不注重檔案材料的形成、積累和管理，造成了工程檔案不全。此外，有許多工程檔案管理部門在工程完工后，對檔案資料進行突擊整理，在整理的過程中將各類文件混淆，增加了檔案管理工作的難度，影響了檔案質量。

2 高速公路檔案管理的對策

2.1 健全檔案管理機制，夯實檔案基礎

制度是開展工作的先行，建立健全的工作機制，與檔案完整的運動過程有機聯系，貫穿于“檔案生命周期”始終，是保證檔案質量的前提條件，因此，項目單位須堅持制度管檔原則。高速公路項目建設初期，項目單位應根據檔案的有關要求，制訂竣工文件編制管理辦法、實施細則、檔案工作考核辦法等相應的檔案管理責任制，由專職檔案人員對此進行管理，并嚴格按照制度的要求和標準貫徹執行。為實現檔案管理的高效和穩定，動態考核和管控參建單位檔案質量，還需制訂竣工文件獎懲及考核辦法。建設過程中，相關人員仍需根據項目實際情況，不斷完善各項檔案管理辦法，制訂工作計劃，從制度上實施有力約束，為更好地開展檔案工作奠定堅實的基礎。

2.2 完善檔案管理組織機構，強化檔案主體責任，推動工作落實

高速公路建設是一項系統工程，工期跨度長，涉及面廣，因此，為了保證檔案管理的系統性和安全性，項目需要成立相應的“檔案管理領導小組”，設立管理機構，指定專人負責檔案的統籌規劃、組織與協調。在實際的操作中，要明確好每個部門、每個人的職責所在，要求由總工擔任檔案工作小組組長，由專職檔案員負責具體的操作，及時、準確地對各種文件進行收集、鑒定、整理和歸檔，保證檔案管理的有序開展。此外，建設單位在招投標及合同簽訂階段，需約定檔案管理責任、檔案質量和費用等相關條款；在過程管理階段，需加強履約監管，通過相關的條款、制度約束各參建單位，促進檔案責任主體落實。

2.3 充分利用現代化的管理手段

近幾年來，我國的檔案學科得到了有力的發展，從事檔案管理的人越來越多，已完整地建立了檔案管理系統，檔案管理工作的效率也得到了快速提高。但現代化的檔案技術還很落后，沒有牢牢抓住人們處在信息化技術發展時代這一機會，導致管理手段相對落后。因此，相關人員要充分運用現代化管理手段，采用電子計算機、現代通信技術、自動化控制技術、“互聯網+”等先進的管理手段，與信息化技術充分結合起來。此外，管理人員觀念的轉變，是實施現代化管理手段的基礎，還要使用較為先進的管理設備，以實現對檔案管理的信息化管理，不斷提高高速公路檔案管理的質量，從而形成完整的、系統的檔案管理系統。

2.4 加強人員配備，嚴把人員準入關

檔案員的責任心、積極性、業務水平等方面，對項目檔案收集齊全、完整起著至關重要的作用，所以在項目開工前，建設單位需對各參建單位專職檔案員進行面試，對不合格檔案員要求及時更換。例如，仁博高速新博項目在項目開工前，對全線22名專職檔案員進行面試，更換3名不合格檔案員；同時，在合同文件中明確規定，未經發包人同意擅自更換檔案員的予以2萬元處罰。新博項目開工3年來，只有1名檔案員因個人原因離職；且檔案員整體素質較高、人員穩定，使得項目檔案管理工作在南粵公司歷年檔案考核、上級領導檢查等方面都取得了較好的成績。

2.5 強化現場管理，狠抓整改落實

俗話說：“萬事開頭難”，項目檔案管理同樣開頭難。項目檔案管理要開好頭，就得先建立好框架，所以，項目在開工前，各參建單位需根據批復分部分項劃分為若干卷（預立盒子）進行積累，并在盒脊背上標注單位工程名稱、分部、分部工程名稱，并按分部工程編號的順序排列上架，待資料形成后對號存放。要確保資料的齊全完整、及時準確，還得加強過程檢查，采取措施激勵共進，把檔案檢查納入月度綜合檢查和專項檢查中，發現問題狠抓整改，針對發現的檔案問題，綜合運用發文通報、整改通知單等形式督促整改。在項目建設中，難免會存在個別落單單位，但不能置之不理，且要對這些單位進行扶貧，以確保整體水平，因此，需樹立標桿單位，組織全線進行交流學習，要求好的單位做經驗介紹，扶貧較差單位，并對優秀單位進行表彰通報。

項目檔案管理還需規范化，在建設過程中，根據施工階段，對各參建單位進行檔案工作交底，統一做法。檔案工作交底的內容主要有檔案庫房軟硬件設施配備標準、原始記錄本填寫要求、往來文件劃分、照片檔案收集范圍以及竣工圖編制要求等。

2.6 明確檔案管理目標，治理檔案通病

在高速公路檔案管理中，要制定科學、合理的檔案管理工作目標，明確實施檔案管理的目的是，對質量檔案通病進行嚴格的控制。同時，項目的相關負責人也要樹立現代化檔案管理意識，充分認識到檔案管理工作是推動項目建設發展的重要保障，以及改變以往“重建設、輕檔案”、資料臨時抱佛腳、資料后補的思想。在明確目標的基礎上，對高速公路的檔案管理進行有效控制，以確保過程精細化管理，從而提高檔案管理的整體質量。

此外，針對高速公路旱季大干，資料嚴重滯后的現象，管理部門需不斷創新管理手段，把檔案管理工作納入勞動競賽，且要占整個勞動競賽10%的比率，從而提高各部門的檔案管理意識，確保資料質量，實現工程資料的形成與工程建設的同步進行，改變以往高速公路旱季大干期間資料嚴重滯后的局面，最終消除檔案管理中的通病。

3 結 語

本文通過對高速公路檔案管理存在的問題進行分析，對此提出了一些有效的管理策略。科學、精細化地進行檔案管理，是保證高速公路正常使用的重要前提條件，也是高速公路發展的必備條件。在完善檔案管理工作中，相關人員要詳細地對質量檔案的通病進行詳細分析，根據檔案管理的需求，通過健全檔案管理機制、完善檔案管理組織機構、強化檔案主體責任、充分利用現代化的管理手段以及明確檔案管理目標等策略，使檔案管理逐步趨向標準化、精細化管理，不斷提高檔案管理的質量與效率。

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