采購發票系統：全流程電子化實現

文/中興新云·財務云

發票在企業經營過程中是保證票、庫、賬、款、稅一致的紐帶，是唯一商事憑證。采購發票系統的出現，使得企業發票處理效率大幅提升。

采購發票系統在整個財務系統中處于核算層的財務運營系統部分。采購發票系統作為企業采購發票的統一管理平臺，承擔了采購到付款流程中供應商發票的信息采集、校驗、認證及發票影像管理工作。采購發票系統和銷售開票系統共同構成了發票管理系統。采購發票系統前端與采購合同系統對接，獲取供應商信息和采購結算相關信息；與電子影像系統對接，實現采購發票的電子化管理；后端與網上報賬系統對接，實現采購報賬結算信息的實時更新（如圖1所示）。

采購發票系統產生的背景

采購發票是企業在進行采購業務時產生的重要票據，是企業稅務管理的重要單據，因此采購發票能否得到高效、統一、精準的管理將對企業財務結算、稅務管理、信息分析等產生重要影響。傳統的采購發票管理模式主要依靠線下手工記錄，由于涉及的部門眾多，需要管理的信息要素也各不相同，因此極易造成發票丟失、信息重復錄入、發票信息錯誤率高、供應商對賬信息不準、三單匹配困難等諸多問題。

采購發票系統是通過創新的電子流模式將企業采購發票、結算、稅務等相關事務全部納入管理的信息系統。全面推行電子發票后，采購發票系統將發揮更大的功效，高效對接電子發票信息，自動化完成發票的校驗與認證。采購發票系統的應用將大大提高企業采購發票管理流程中各工作節點的處理效率，可為企業帶來可觀的發票處理成本節約。

圖1 采購發票系統架構圖

圖2 采購發票系統流程示意圖

采購發票系統流程

首先，供應商確認其應付結算信息后，采購發票管理系統讀取并保存其供應商的應付結算信息并自動生成形式發票，保存的形式發票供后續供應商發票匹配及校驗時使用。

然后，采購發票系統通過發票信息自動抽取，讀取供應商開票信息，據其進行紙質發票、采購訂單或系統形式發票、入庫單或收貨單三者之間的發票驗對，并通過采購發票管理系統功能記錄校驗結果，將其匹配結果反饋至前端業務系統和后端的網上報賬系統。

發票驗對通過后，采購發票系統進行增值稅發票的真偽驗證。采購發票系統可直接對接國家稅務系統核對采購發票的進項關鍵信息，從而完成發票認證工作。

最后，企業財務人員可根據采購發票信息進行審核入賬，如果財務審核不通過，則觸發爭議管理程序進行糾錯，最終保證采購發票系統中記錄的發票信息均被正確、及時地過入核算系統賬套中（如圖2所示）。

通過企業和稅務部門的電子發票平臺對接，自動獲取經過稅務部門認證和加密的電子發票，可以保證發票的真實性，因此企業員工和財務人員無需進行繁瑣的發票真偽驗證和發票掃描認證工作，這將使采購發票系統整個業務流程越趨便捷高效。

采購發票系統功能介紹

1、采購發票系統總體功能框架

采購發票系統主要包括四大功能模塊，即發票識別模塊、發票處理模塊、發票認證模塊和查詢統計模塊。發票識別和處理模塊以采購發票電子化為基礎，發票匹配自動化，從而使得人工發票處理及審核成本大大降低。發票認證模塊避免由于發票處理延誤使得進項發票不能當月及時抵扣的風險。采購發票系統實現了從發票開具到發票認證、處理審核全過程可視化，企業可準確掌握未開、在途、審核、認證的發票信息（如圖3所示）。

2、采購發票系統具體功能介紹

（1）發票識別模塊。發票識別功能模塊承擔了采購發票系統中供應商采購發票信息采集的工作，其包括了發票信息抽取、形式發票和發票接收識別三個功能子模塊。

發票信息抽取：采購發票系統需要抽取供應商的采購發票信息，如果企業的采購發票系統與供應商的開票系統對接，則可實現系統自動抽取，其能夠自動、批量地從供應商的稅控系統中提取增值稅專用發票以及紅字發票信息。如果企業的采購發票系統未與供應商的開票系統對接，則需要人工錄入結算信息。

圖3 采購發票系統功能框架圖

表1 采購發票系統發票信息校驗邏輯示例表

形式發票：采購發票系統抽取供應商結算信息后，系統自動生成形式發票。一般情況下，一份系統形式發票將與一張接收到的供應商紙質發票一一對應，但也會出現一份形式發票對應多張紙質發票的情況，采購發票系統能夠將同一形式發票的多張紙質發票建立為一個批次，并將同一批次的影像發送到發票管理系統中進行后續的審核。

發票接收識別：當接收到供應商發票后，需要將發票信息進行掃描。采購發票系統自動獲取供應商發票的影像并轉換成結構化發票信息，結構化的發票信息可包括開票金額、稅額、稅率、開票明細、購貨方納稅識別號、購貨方名稱、銷貨方信息等重要字段，采購發票系統對獲取到的發票信息字段需進行基本邏輯校驗。采購發票系統對識別有誤的發票要素進行智能提醒，并提供修改功能，對不能掃描的發票提供手工錄入功能（如表1所示）。

（2）發票處理模塊。

三單匹配：采購發票系統替代人工實現采購發票、采購訂單、入庫單的檢查工作，發票匹配工作更加有規則、細致、詳細。在實際操作中，采購訂單與供應商發票會存在1對1、1對N和N對N多種情況，采購發票系統均能自動識別對應關系并完成匹配（如圖4所示）

例外處理：匹配過程中，發票處理平臺會實時監控各類例外情況。針對匹配不成功的各類例外情況，系統均會顯示例外信息，并觸發對應的例外處理流程，由相關人員查找例外原因并進行糾錯。

（3）發票認證模塊。發票認證模塊承擔規模化處理采購發票認證、集中管理平衡以及調整稅負的功能。通過接口設置，采購發票系統利用現有認證通道，將掃描后的增值稅發票數據發送到稅務局進行集中認證，認證狀態分“已認證”、“未認證”、“認證不通過”三類狀態。發票認證功能可直接利用采購發票管理系統的數據，不用在網上認證系統中進行二次掃描、數據修改操作，其識別率、認證通過率、認證效率相對原網上認證大幅度提高。此外，集中認證只需要在企業設置一個操作點進行認證，無需要每個分公司都參與。企業采購發票系統也可以直接對接各省增值稅發票查詢平臺進行網上勾選認證。

（4）查詢統計模塊。查詢統計模塊支持多級結算體系，通過儀表盤使整個財務供應鏈一目了然。采購發票系統可根據供應商編號、公司賬套名稱、對賬信息單號、發票號、發票掃描件編號、票核憑證號、付款單號、發票物理存放地點編號等多維度建立索引，方便相關人員實時查詢。同時，員工可以在采購發票系統中根據條件隨時查看到發票的狀態。建立查詢模塊，數據使用者可對進項數據進行多維度查詢。查詢統計模塊還可導出各類報表，如可導出發票一次匹配不通過的原因報表、發票集中認證結果報表等。

圖4 采購發票系統三單匹配示意圖表

圖5 采購發票系統框架對接展示圖

采購發票系統信息對接管理

采購發票系統一般與前端的確認應付信息的采購合同系統進行對接獲取結算信息，與網上報賬系統互聯傳遞應付結算信息，與電子影像系統對接實現電子影像管理，與稅務管理系統互聯進行自動化的稅務信息收集管理，從而實現全程電子化的采購發票管理業務（如圖5所示）。

采購發票系統通過與采購合同系統對接，實時獲取當前供應商應結算的信息，并將采購發票的處理結果回傳至采購合同系統。相關業務人員即可在采購合同系統中實時查看“應結算”、“已開票”、“已認證”等各類狀態信息。

采購發票系統同步發票信息結果至網上報賬系統，觸發應付賬款的自動入賬工作，網上報賬系統回傳采購發票的各類狀態信息，實現不落地的自動應付業務報賬及查詢。此外，采購發票系統將稅金傳遞至網上報賬系統，自動生成進項稅稅金憑證。

采購發票系統與電子影像系統對接可實現采購發票的影像檔案管理功能，如采用電子影像系統的OCR技術進行采購發票的識別采集、發票影像存儲、發票影像實時調閱查詢、采購發票的實物管理等，從而大大提高采購發票的處理效率，降低實物發票的管理成本。

采購發票系統集合了企業采購發票的所有稅務信息，其可向企業的稅務管理系統同步進項稅的所有信息，以供稅務管理系統據其進行信息收集，完成自動化的稅務申報、稅務籌劃等各類稅務管理工作。

采購發票系統實施意義

發票在企業經營過程中是保證票、庫、賬、款、稅一致的紐帶，是唯一商事憑證。采購發票系統的出現，使得發票處理效率大幅提升。目前由于其自身技術的先進性，已在我國財務供應鏈工作中得到迅速普及，采購發票系統的實施為企業的運作帶來了如下的實際意義：

（1）提高工作效率。采購發票系統以采購發票電子化為基礎，發票處理過程批量自動化，從發票接收到付款的各工作節點人工發票處理及審核成本和時間可降低90%以上。

（2）優化現金流。采購發票系統集中自動認證的技術可有效避免由于傳統發票處理過程延誤使得進項發票不能當月及時抵扣，降低資金占用的風險。

（3）全程可視化。從發票開具到發票認證、發票流程的全過程均可在采購發票系統中可視化，企業可實時準確掌握未開、在途、審核、認證發票的各項信息。發票處理的例外情況可及時預警，相關人員能夠迅速采取行動應對。

（4）提升內控水平。采購發票系統的運營有助于發票責任的明確，便于審計。同時，發票信息的全程記錄大幅減少丟票、滯留票現象，規避涉稅風險。

（5）提高供應商滿意度。采購發票系統流程有助于優化供應商對賬過程及效率，減少上下游電話咨詢量，強化企業與上下游的合作，最終提高供應商的滿意度。