銷售開票系統(tǒng)：讓開票更準(zhǔn)確高效

文/中興新云·財(cái)務(wù)云

銷售開票系統(tǒng)的應(yīng)用，使企業(yè)復(fù)雜的開票規(guī)則、繁瑣分散的開票流程更簡(jiǎn)化并自動(dòng)化，提高了開票效率和準(zhǔn)確率，并使企業(yè)的稅務(wù)數(shù)據(jù)更集中，提升稅務(wù)管理水平。

銷售開票系統(tǒng)作為企業(yè)銷售發(fā)票的統(tǒng)一管理平臺(tái)，承擔(dān)了企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中銷售發(fā)票信息采集、校驗(yàn)、開具及發(fā)票影像管理工作。銷售開票系統(tǒng)前端與銷售合同業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，獲取對(duì)應(yīng)的合同信息；后端與營(yíng)收稽核系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)時(shí)傳遞營(yíng)收應(yīng)收信息；同時(shí)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)銷售報(bào)賬信息的實(shí)時(shí)更新（如圖1所示）。

圖1 銷售開票系統(tǒng)架構(gòu)圖

銷售開票系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

銷售發(fā)票是在銷售開票過程中向銷售客戶開具的原始銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。銷售發(fā)票是確認(rèn)和計(jì)量銷售收入、應(yīng)交銷售稅金、應(yīng)收賬款的依據(jù)，是銷售管理的重要環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)模式下，企業(yè)銷售發(fā)票均由財(cái)務(wù)人員根據(jù)銷售訂單信息手工開具，但面對(duì)成千上萬張銷售發(fā)票，人工開具管理的模式已不能滿足企業(yè)的日常工作需要，大大影響了企業(yè)銷售結(jié)算的進(jìn)度，具體體現(xiàn)為：

（1）銷售信息太多且多變，難以收集和及時(shí)回復(fù)。銷售發(fā)票開具過程中需要考慮銷售合同的各項(xiàng)特殊條款，如銷售折扣、銷售返利等因素影響。由于銷售信息起源于銷售業(yè)務(wù)部門，信息傳遞至財(cái)務(wù)開票人員時(shí)極易出現(xiàn)信息丟失及不及時(shí)的情況，從而導(dǎo)致發(fā)票開具錯(cuò)誤。

（2）銷售拆分、合并、修改太多，很難通過手工操作。發(fā)票清單經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)銷售明細(xì)、客戶明細(xì)、附件等信息進(jìn)行拆分、合并及修改，如果通過人工信息加工，這些操作繁瑣而極易出錯(cuò)。

（3）手工輸入稅控系統(tǒng)打印，工作量極大。開票人員手工在稅控系統(tǒng)中輸入所有的開票信息，如商品類目、名稱、稅率等，若企業(yè)月度銷售額較大，其手工輸入開票信息的工作量極大，將耗費(fèi)巨大的人力成本。

（4）后續(xù)發(fā)票的處理沒有系統(tǒng)和信息支持。當(dāng)銷售發(fā)票需要分發(fā)和核銷時(shí)，相關(guān)人員僅能在大量的紙質(zhì)發(fā)票中查找原始發(fā)票信息，無信息系統(tǒng)支持的情況下，相關(guān)人員無法快速鎖定發(fā)票，并進(jìn)行自動(dòng)化的分發(fā)和核銷工作，工作效率較為低下。

（5）稅務(wù)稽查風(fēng)險(xiǎn)高。由于企業(yè)的銷售發(fā)票開具并沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的集中系統(tǒng)管理，僅依靠線下分散的人工處理，因此面對(duì)稅務(wù)稽查時(shí)，存在信息匯總不準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)，稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)較高。此外，在傳統(tǒng)的發(fā)票開具流程下，企業(yè)相關(guān)人員很難高效地根據(jù)成千上萬、雜亂無章的紙質(zhì)銷售發(fā)票信息進(jìn)行稅務(wù)調(diào)節(jié)報(bào)表的編制、稅務(wù)分析報(bào)告的出具工作。

因此，電子化的發(fā)票開具系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，其運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將銷售發(fā)票的信息收集、開具、傳遞等工作均在系統(tǒng)中進(jìn)行自動(dòng)化流程管理，極大地滿足了企業(yè)的各項(xiàng)發(fā)票管理需求。

圖2 銷售開票系統(tǒng)流程示意圖

圖3 銷售開票系統(tǒng)功能框架圖

銷售開票系統(tǒng)流程

銷售開票系統(tǒng)建立了銷售發(fā)票的流程管理體系，以空票庫存管理、開票申請(qǐng)審批流程、發(fā)票開具為管理主線，通過業(yè)務(wù)流程來實(shí)現(xiàn)開票環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理，防止票據(jù)丟失、錯(cuò)開發(fā)票等現(xiàn)象發(fā)生。首先，相關(guān)業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)中提出開票申請(qǐng)，系統(tǒng)根據(jù)互聯(lián)的銷售合同系統(tǒng)進(jìn)行合同信息校驗(yàn)后，開票申請(qǐng)經(jīng)過相關(guān)人員的審批。然后，銷售開票系統(tǒng)同步前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銷售數(shù)據(jù)，銷售開票系統(tǒng)服務(wù)器自動(dòng)讀取和處理銷售開票數(shù)據(jù)。最后，銷售開票系統(tǒng)與稅控系統(tǒng)對(duì)接，通過技術(shù)手段將審批通過后的開票信息推送至稅控系統(tǒng)，完成票據(jù)生成打印工作。稅控機(jī)生成發(fā)票后，其信息可回寫至開票系統(tǒng)中，變更此條發(fā)票條目狀態(tài)。紙質(zhì)發(fā)票如需要郵寄，銷售開票系統(tǒng)也可以記錄快遞狀態(tài)，進(jìn)行發(fā)票跟蹤（如圖2所示）。

銷售開票系統(tǒng)功能介紹

1、銷售開票系統(tǒng)總體功能框架

銷售開票系統(tǒng)主要包括五大功能模塊，即發(fā)票申請(qǐng)模塊、信息處理模塊、發(fā)票開具模塊、發(fā)票管理模塊和查詢統(tǒng)計(jì)模塊，覆蓋了發(fā)票開具過程中發(fā)票申請(qǐng)、發(fā)票審批、信息同步、發(fā)票開具、發(fā)票實(shí)物管理、查詢統(tǒng)計(jì)的全流程（如圖3所示）。

2、銷售開票系統(tǒng)具體功能介紹

（1）發(fā)票申請(qǐng)模塊。相關(guān)業(yè)務(wù)人員需要開具發(fā)票時(shí)，首先在發(fā)票申請(qǐng)模塊發(fā)起發(fā)票申請(qǐng)，其申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)人員審核通過后，即可觸發(fā)后續(xù)的開票流程。

發(fā)票申請(qǐng)：當(dāng)公司簽訂合同且按照合同規(guī)定履行相關(guān)交付義務(wù)后，需要開具發(fā)票與客戶結(jié)算。相關(guān)業(yè)務(wù)人員在發(fā)票系統(tǒng)中上傳相關(guān)開票資料后，填寫發(fā)票申請(qǐng)信息發(fā)起發(fā)票開具申請(qǐng)流程，常見的發(fā)票申請(qǐng)信息包括合同號(hào)、合同類型、發(fā)票類型、訂單號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、稅率、開票日期、收款信息等。開票系統(tǒng)的發(fā)票申請(qǐng)界面支持根據(jù)不同的發(fā)票類型顯示不同的發(fā)票信息的功能。

發(fā)票審批：發(fā)票申請(qǐng)?zhí)峤缓螅渖暾?qǐng)會(huì)在開票系統(tǒng)中自動(dòng)推送至系統(tǒng)內(nèi)嵌的流程責(zé)任人工作界面進(jìn)行審批。

發(fā)票類型：發(fā)票申請(qǐng)模板中的“發(fā)票類型”支持商業(yè)發(fā)票、預(yù)付款發(fā)票、增值稅發(fā)票、收據(jù)等多種模式。

（2）信息處理模塊。信息處理模塊包括開票信息同步和客戶自動(dòng)化規(guī)則兩個(gè)子功能。如圖4所示。

信息同步：銷售開票系統(tǒng)需要從發(fā)票信息來源處同步具體的開票信息，應(yīng)支持兩種信息同步方式，即文件方式和直連方式。文件方式指向開票系統(tǒng)導(dǎo)入Excel / Txt / CSV / Zip格式文件的發(fā)票信息；直連方式指開票系統(tǒng)與前端合同系統(tǒng)、企業(yè)ERP系統(tǒng)等無縫連接同步信息，其具有更高的數(shù)據(jù)性能。

客戶自動(dòng)化規(guī)則：銷售開票系統(tǒng)可根據(jù)發(fā)票信息和內(nèi)嵌的自動(dòng)化規(guī)則，自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票信息的優(yōu)化處理，自動(dòng)進(jìn)行發(fā)票信息編輯、拆分、合并，從而容易應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)規(guī)則變更和管理不同客戶的業(yè)務(wù)規(guī)則。銷售開票系統(tǒng)支持的自動(dòng)化規(guī)則包括銷售商務(wù)規(guī)則（如退貨、返利、折扣）、發(fā)票條目加工規(guī)則（如拆分、合并）、發(fā)票信息規(guī)則（如替換客戶、商品名、單位等）。針對(duì)不同的規(guī)則，銷售開票系統(tǒng)可設(shè)置不同的條件處理指標(biāo)，從而使系統(tǒng)根據(jù)具體的發(fā)票信息自動(dòng)執(zhí)行發(fā)票信息處理動(dòng)作。

（3）發(fā)票開具模塊。發(fā)票開具模塊是銷售開票系統(tǒng)的核心功能，包括需求管理、紅廢票處理和電子發(fā)票三個(gè)子功能。

需求管理：銷售開票系統(tǒng)在進(jìn)行發(fā)票開具過程中會(huì)出現(xiàn)正常開票和補(bǔ)開發(fā)票兩種需求。針對(duì)正常開票，開票人員根據(jù)開票信息和稅務(wù)法規(guī)的要求，直接在對(duì)接的稅控系統(tǒng)中開具發(fā)票。此過程中，開票人員需要進(jìn)行剔除零稅率數(shù)據(jù)、按照當(dāng)?shù)囟悇?wù)要求的發(fā)票限額拆分發(fā)票等一系列操作。針對(duì)補(bǔ)開發(fā)票，開票人員憑事后獲取的購物小票鎖定未開票信息或直接在開票系統(tǒng)中輸入各項(xiàng)條件找出當(dāng)月未開票信息，而后在對(duì)接的稅控系統(tǒng)中開票。

紅、廢票處理：針對(duì)發(fā)生退貨、換貨的業(yè)務(wù)，其發(fā)票需要進(jìn)行紅、廢票處理。相關(guān)人員首先需要在開票系統(tǒng)中申請(qǐng)紅、廢票，經(jīng)過相關(guān)流程審批后，開票人員進(jìn)行發(fā)票重開動(dòng)作，系統(tǒng)自動(dòng)記錄紅、廢票信息。

電子發(fā)票：電子發(fā)票開具模塊采用統(tǒng)一的版式、規(guī)則、防偽技術(shù)，并附有稅務(wù)機(jī)關(guān)、納稅人的電子簽章，可保證通過對(duì)接稅控系統(tǒng)開具的電子發(fā)票能夠?qū)珗?bào)銷，其法律效力、基本用途與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相同。這種工作模式下將完全實(shí)現(xiàn)發(fā)票的網(wǎng)絡(luò)化、電子化管理，簡(jiǎn)化稅收環(huán)節(jié)，大大節(jié)約印刷、管理開支，降低征納雙方成本。

（4）發(fā)票管理模塊。發(fā)票管理模塊承載發(fā)票開具后紙質(zhì)發(fā)票的流轉(zhuǎn)管理工作。開票人員完成開票動(dòng)作后，需完成紙質(zhì)發(fā)票的打印和分發(fā)寄送工作。銷售開票系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)嵌的規(guī)則將開具的發(fā)票分發(fā)匹配至相關(guān)業(yè)務(wù)人員處，開票系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持發(fā)票的自動(dòng)連續(xù)打印和全種類的發(fā)票快遞單生成打印。銷售開票系統(tǒng)若與企業(yè)相關(guān)OA系統(tǒng)（Office Automation System）或郵件系統(tǒng)對(duì)接后，可將發(fā)票快遞寄送信息自動(dòng)郵件通知相關(guān)人員。開票系統(tǒng)發(fā)票管理模塊會(huì)記錄每個(gè)發(fā)票的實(shí)物寄送信息，相關(guān)人員均可在系統(tǒng)界面實(shí)時(shí)查詢到發(fā)票寄送快遞單狀態(tài)（如圖5所示）。

（5）查詢統(tǒng)計(jì)模塊。銷售開票系統(tǒng)建立查詢模塊，數(shù)據(jù)使用者可對(duì)開票數(shù)據(jù)、發(fā)票狀態(tài)進(jìn)行多維度查詢。銷售開票系統(tǒng)可提供各類標(biāo)準(zhǔn)信息報(bào)表，展示完整的發(fā)票信息視圖，如已開票信息明細(xì)報(bào)表、開票率匯總報(bào)表、廢票率統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。

圖4 銷售開票系統(tǒng)客戶自動(dòng)化規(guī)則示意圖

圖5 銷售開票系統(tǒng)發(fā)票管理模塊流程示意圖

圖6 銷售開票系統(tǒng)框架對(duì)接展示圖

3、銷售開票系統(tǒng)信息對(duì)接管理

銷售開票系統(tǒng)一般與前端的銷售合同系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接獲取銷售合同文本、銷售商務(wù)及各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息，其為銷售發(fā)票開具的信息來源；與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)互聯(lián)傳遞應(yīng)收結(jié)算信息、銷項(xiàng)稅務(wù)信息；與稅務(wù)管理系統(tǒng)互聯(lián)進(jìn)行自動(dòng)化的稅務(wù)信息收集管理；與營(yíng)收稽核系統(tǒng)對(duì)接實(shí)時(shí)獲取銷售發(fā)票回款對(duì)比結(jié)算信息，從而實(shí)現(xiàn)全程電子化的銷售發(fā)票管理業(yè)務(wù)（如圖6所示）。

銷售合同系統(tǒng)擁有前端全套的銷售信息，如合同文本、返利折扣等商務(wù)信息、發(fā)票類型等財(cái)務(wù)信息，銷售開票系統(tǒng)通過與銷售合同系統(tǒng)的對(duì)接，可實(shí)時(shí)共享當(dāng)前銷售客戶的開票信息和發(fā)票狀態(tài)。

銷售開票系統(tǒng)同步銷項(xiàng)稅金及應(yīng)收信息至網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，從而觸發(fā)應(yīng)收賬款的自動(dòng)入賬工作和銷項(xiàng)稅額的賬實(shí)比對(duì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)不落地的自動(dòng)銷售確認(rèn)業(yè)務(wù)報(bào)賬。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)可將應(yīng)收款的報(bào)賬結(jié)果回傳至銷售開票系統(tǒng)，以共享銷售客戶的結(jié)算狀態(tài)信息。

銷售開票系統(tǒng)將發(fā)票信息同步至營(yíng)收稽核系統(tǒng)，使?fàn)I收稽核系統(tǒng)獲取實(shí)時(shí)的應(yīng)收信息；而每筆發(fā)票的結(jié)算回款實(shí)收信息則由營(yíng)收稽核系統(tǒng)回傳至銷售開票系統(tǒng)，從而使開票系統(tǒng)可查詢到自動(dòng)完成結(jié)算與開票及開票與收款的對(duì)比分析工作。

銷售開票系統(tǒng)向企業(yè)的稅務(wù)管理系統(tǒng)同步銷項(xiàng)稅金的所有信息，以供稅務(wù)管理系統(tǒng)據(jù)其進(jìn)行信息收集，完成自動(dòng)化的稅務(wù)申報(bào)、稅務(wù)籌劃等各類稅務(wù)管理工作。

銷售開票系統(tǒng)實(shí)施意義

對(duì)于企業(yè)自身來說，建立發(fā)票管理體系，既滿足了業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)要求，同時(shí)也降低了由于發(fā)票管理不當(dāng)給企業(yè)帶來的涉稅風(fēng)險(xiǎn)。銷售開票系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)相關(guān)人員在同一平臺(tái)的統(tǒng)一開票流程中各司其職，使繁瑣細(xì)致分散的開票動(dòng)作流程電子化，具有如下實(shí)施意義：

（1）消除手工工作，提高工作效率。消除手工開票信息錄入工作，釋放大量分散的開票人員人力。開票流程得到簡(jiǎn)化，系統(tǒng)可滿足一定的特殊開票需求處理工作，大大提高開票的工作效率，并有效降低錯(cuò)開、漏開發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）信息實(shí)時(shí)反饋，準(zhǔn)確存檔。所有開票流程過程信息均被記錄在開票系統(tǒng)中，對(duì)接的稅控機(jī)生成的發(fā)票也可得到安全的存檔。開票系統(tǒng)的查詢統(tǒng)計(jì)模塊可提供所有開票信息的各維度查詢和統(tǒng)計(jì)功能，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可及時(shí)獲取所需的業(yè)務(wù)信息，不再依賴人工線下統(tǒng)計(jì)，大大提高信息傳遞效率。

（3）提高應(yīng)收管理水平，加速應(yīng)收回款。企業(yè)的所有銷售信息可得到及時(shí)準(zhǔn)確的發(fā)票結(jié)算處理，發(fā)票開具及時(shí)，應(yīng)收確認(rèn)效率得到提高。相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)準(zhǔn)確的銷售發(fā)票信息可及時(shí)對(duì)銷售客戶進(jìn)行催款，加速應(yīng)收款的回收工作。

（4）提升稅務(wù)管理水平。銷售開票系統(tǒng)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)或核算系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)銷項(xiàng)稅金憑證的自動(dòng)生成，建立銷項(xiàng)稅額的賬實(shí)比對(duì)機(jī)制。開票系統(tǒng)的電子化運(yùn)作可實(shí)現(xiàn)企業(yè)集中化的稅務(wù)管控，將銷售發(fā)票的各項(xiàng)稅務(wù)信息傳遞至相關(guān)人員，生成各類稅務(wù)管理報(bào)表，從而提升稅務(wù)管理水平。