協同辦公環境下高校公車的信息化管理

摘 要：本文基于高校用車管理現狀，提出建設協同辦公環境下高校公車的信息化管理系統的現實意義，從信息透明與公開、科學調度、提高效率、數據信息和考核、提醒預警，方便統計以及與高校辦公室信息化系統協同作業出發，進一步提出了高校公車協同辦公系統的總體框架，為降低公務用車管理成本，提升管理效率，有效監督保障車輛的高效運行提供信息化支撐。

關鍵詞：協同 公車 信息化管理

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（a）-00-02

中央八項規定和《黨政機關厲行節約反對浪費條例》以及《中央事業單位公務用車制度改革實施意見》對公務用車提出了明確要求，各地區、各部門多措并舉，推動落實公車改革。高校作為教育部門，除了日常公車外，還有機要通信、應急、后勤保障、招生宣傳、實習實訓等用車需求，如何充分發揮公務車輛的作用，提高公務用車服務高校教育教學、提高辦事效率、降低運行費用，更好地服務學校事業的科學發展顯得尤為重要。

隨著高校辦公室信息化水平的提高，公文、會務、接待等協同辦公系統已經在行政管理工作中發揮重要作用。面對繁瑣的車輛調度、車輛和費用的精細化管理、用車考核以及信息公開等要求，傳統的人工公車管理辦法已經遠遠無法滿足車輛管理的需求，這就需要有更好的辦公管理軟件為車輛管理工作提供更好的服務，從而讓公務用車管理更加系統、規范和高效。

1 高校用車管理現狀

出車效率低。目前高校公車管理運行大多數還是傳統的人工管理為主，包括車輛信息、車輛調度、車輛維修保養使用、車輛成本核算等，用車申請、車輛使用信息查詢等不方便，影響公車使用效率從而影響公務的辦事效率，另外粗放型的人工管理方式使得管理者無法確定車輛實時情況，造成車輛使用率較低。

數據準確率低。車輛信息登記時由于人工管理往往存在不及時或者人工疏漏，可能導致車輛使用信息的不對稱，從而出現一定的信息隱患。因為各項統計數據與車輛使用相關，往往導致人工統計各項數據被動、繁瑣，準確率較低。

監督考核弱。車輛調度的粗放型管理，當用車繁忙的時候用車供需矛盾較突出，沒有用車數據的預警可能導致駕駛員長時間較大的勞動強度，影響出車安全和車輛管理。另外一方面在沒有用車反饋的管理情況下往往無法全面考核出車質量，從而影響駕駛員工作的積極性和服務質量。

2 協同辦公環境下高校公車的信息化管理的現實意義

2.1 信息透明與公開

車輛管理工作一般由具體辦事人員負責，包括車輛基礎信息、駕駛員信息、車輛保養維修年審信息、車輛調度信息、駕駛員值班信息、公里數費用等，車輛數據相對高度集中，除了具體辦事人員，當天車輛使用情況和駕駛員出車安排等細節其他人員并不知情。公車協同辦公系統可以實現車輛信息的數據共享，全校人員均可以通過系統查看車輛實時使用情況，從而實現車輛信息透明公開，接受全校監督。

2.2 科學調度，提高效率

高校公車任務繁重，往往會造成出車安排零散并且有遺漏的情況，信息化的公車協同辦公系統包括用車申請系統和車輛調度系統，簡化了用車申請環節，方便用車部門根據車輛實際情況申請用車和安排工作，另外車輛調度系統科學合理分配車輛和駕駛員，使得車輛調度有條不紊，駕駛員工作量均衡，提高整體車輛利用率。

2.3 數據信息和考核

公車協同辦公系統包含每次用車相對應的車輛費用和公里數等內容，做到出車情況、加油停車過路費用、公里數、保養維修費用一一對應，每輛車實時更新車輛數據信息，為公車經費管理提供依據，提高三公經費財務管理水平。另外公車協同辦公系統包含出車反饋模塊，與駕駛員出車績效相掛鉤，提高駕駛員的出車積極性和服務質量，同時也提高用車部門的使用效率。

2.4 提醒預警，方便統計

在車輛檔案數據與車輛使用數據的基礎上，公車協同辦公系統包含車輛費用、維修年審時間、車輛保養等時間數據預警提醒，優化出車使用、費用管理。另外新形勢下，對車輛費用和使用，駕駛員出車等相關數據進行分析，對車輛管理、提高出車服務水平具有參考意義。

2.5 與高校辦公室信息化系統協同作業

公車協同辦公系統是高校辦公室信息化的組成部分，與公務接待等系統協同作業，符合辦公室工作信息化需求，提供了一個規范、全面的辦公平臺，更好地服務學校各項工作開展。

3 高校公車協同辦公系統的信息化管理設計

高校公車協同辦公系統包含車輛基礎數據模塊、三大功能模塊以及報表管理（統計分析）模塊，具體見圖1公車協同辦公系統整體架構圖。作為高校辦公室辦公信息化系統的組成部分，公車管理系統與公務接待管理系統等辦公系統協同作業。

車輛基礎數據模塊包含駕駛員信息模塊、車輛信息模塊和管理員模塊，前兩個模塊根據駕駛員駕照情況和車輛座位情況做到數據相關聯，另外車輛的信息模塊可以實現保養、保險、年審等時間預警。

三大功能模塊，分別是車輛維修保養管理模塊、車輛調度模塊和車輛費用管理模塊。其中車輛維修保養模塊與車輛基礎數據模塊相關聯，駕駛員通過該模塊申請車輛維修和保養，審批流程并記錄每次維修保養的費用情況和維修保養記錄。車輛調度模塊是各用車部門申請用車流程模塊，區別過去傳統的紙質審批簽字流程，網上申請節省審批時間，提高用車效率，并記錄每次出車記錄和出車費用，通過GPS等手段公開車輛使用情況，保障出車安全，流程的最后增加出車反饋評價模塊，記錄每次駕駛員出車的服務評價。車輛費用模塊與車輛維修保養管理模塊和車輛調度的用車記錄相關聯，記錄每輛車的公里數，加油、維修、保養、保險等費用，做到每輛車核算清清楚楚。

報表管理（統計分析）模塊包括對每輛車，每個駕駛員的核算，可以看到各類型車輛、每年各時間段的用車情況，便于分析學校車輛的使用率以及駕駛員的工作績效，為公車改革做好數據參考基礎。

4 結語

本文構建了高校公車協同辦公系統的總體框架，包括車輛基礎數據模塊、三大功能模塊以及報表管理（統計分析）模塊，系統易于操作使用，符合高校辦公室信息化建設需求，響應公務用車管理要求，解決了目前高校存在的用車管理現狀問題，不僅降低了公務用車管理成本，提升了管理效率，也有效監督保障車輛的高效運行，下一步將繼續優化系統平臺模塊和個性化系統開發，更好地服務學校發展。

參考文獻

[1] 陳潔.高校公務接待協同辦公系統的設計[J].產業與科技論壇，2018（22）：53.

[2] 唐正一，顧立強.淺談公務用車信息化管理[J].管理與信息化，2018（4）：167，169.

[3] 楊榮華.淺談公務用車信息化管理[J].管理觀察，2017（4）：99，103.