大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析

周麗絲

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會在不斷的進(jìn)步，進(jìn)入現(xiàn)代社會，信息就是財富，做好信息管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中不容忽視的一項重點工作。本文對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作進(jìn)行了分析，文章從闡述大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢入手，進(jìn)一步介紹了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，并且研究了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作中存在的問題，最后提出了大數(shù)據(jù)時代背景下提升檔案管理效率的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;分析

大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)管理的一種全新方式，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云計算不斷發(fā)展的必然結(jié)果。在進(jìn)行檔案管理的過程中，其需要處理的數(shù)據(jù)就非常多，且給整個檔案管理效果有著較大的影響。因此，對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進(jìn)行分析有著較為重要的意義。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）提升了檔案保存質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，這種保管方式相對于大數(shù)據(jù)時代的硬盤、云盤等保管形式來說風(fēng)險比較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)等意外情況時會在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對于一些比較重要的檔案，比如不動產(chǎn)檔案，由于檔案中記載的不動產(chǎn)所有人的所有權(quán)限可能幾十年才會更換一次，因此在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而大數(shù)據(jù)時代則改為了基于大數(shù)據(jù)平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理是依靠人力對檔案資料進(jìn)行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時間內(nèi)未能進(jìn)行歸納整理，造成大量的堆積，那么檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數(shù)據(jù)時代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺上的，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來的數(shù)據(jù)出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)在最近幾年的熱度一直未減，而關(guān)于不動產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關(guān)信息資料進(jìn)行長時間的保管，因此對于紙張質(zhì)量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，這加大了檔案管理成本。通過大數(shù)據(jù)可以對檔案以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下提升檔案管理效率的策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念

一直以來，檔案館在進(jìn)行管理的過程中都傾向于采用“供給導(dǎo)向”的理念和工作模式，往往會以本身的業(yè)務(wù)需要為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前已經(jīng)存儲的檔案信息，對其進(jìn)行處理，使其為相關(guān)工作人員服務(wù)。而在這樣的理念下，很容易發(fā)生“已有服務(wù)不需要，需要的服務(wù)卻未成形”的現(xiàn)象。反之，觀察現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)環(huán)境，不同的行業(yè)領(lǐng)域在打造檔案館的同時，都力求達(dá)到個性、多樣、精致的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)高度精準(zhǔn)的服務(wù)需求服務(wù)，而檔案館需要抓住良好的發(fā)展機(jī)遇，利用先進(jìn)的技術(shù)，打造貼合市場的模式，促進(jìn)未來長遠(yuǎn)發(fā)展。所以，工作人員要改變傳統(tǒng)的“供給導(dǎo)向”管理觀念，切實了解并抓住用戶的實際需求，以此為出發(fā)點，開發(fā)并利用適當(dāng)?shù)臋n案信息，打造貼心服務(wù)。此外，在檔案館體系內(nèi)加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)、大資源這類概念的重視，將數(shù)據(jù)保管的方法從管庫存儲改變?yōu)閿?shù)據(jù)倉庫的形式，將數(shù)據(jù)的快速查閱、精確分析作為基礎(chǔ)功能進(jìn)行建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)力度

無論是傳統(tǒng)的檔案管理或是數(shù)據(jù)檔案管理，都必須要依靠人來進(jìn)行操作。數(shù)據(jù)檔案管理對檔案管理人員的個人能力提出了更高的要求，因此必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)力度。針對原有的檔案管理老員工，首先要從思想上對他們進(jìn)行觀念的革新，其次還需要聘請專家通過開展培訓(xùn)會、講座等方式對檔案管理人員的技能水平進(jìn)行提升。另外，在培養(yǎng)原有檔案管理人員時，要注重為檔案管理內(nèi)部注入新鮮血液，吸引更多年輕人加入檔案管理行業(yè)，充實檔案管理領(lǐng)域人才。

（三）主動與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司進(jìn)行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可從大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司中將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，對于其中的開發(fā)環(huán)境等應(yīng)當(dāng)適應(yīng)。在技術(shù)已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進(jìn)行全面對接，在充分溝通基礎(chǔ)上，了解出自身需要達(dá)到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術(shù)，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開發(fā)出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。此外，檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對大數(shù)據(jù)的監(jiān)管工作，特別是對于其中可能出現(xiàn)的風(fēng)險信息，應(yīng)當(dāng)制定出一定的準(zhǔn)入制度，保證技術(shù)使用有較為明晰的制度要求，從而更為高質(zhì)量的使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。

（四）對所有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，可實現(xiàn)對所有資源的高質(zhì)量處理，因此，可實現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一備份。這對于提升檔案安全性及更為高效的掌控檔案資源。同時，通過統(tǒng)一備份的方式，可以在全國所有的檔案管理所內(nèi)實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一共享。這個工作的高質(zhì)量實施，需要科學(xué)規(guī)劃與全面的驗證，根據(jù)不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，特別是將檔案管理的效能得到最大的開發(fā)與利用。

三、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作同時面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理工作要想乘著“大數(shù)據(jù)”這陣東風(fēng)發(fā)展起來，就必須要充分利用現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行不斷地調(diào)整、革新，樹立一個新的發(fā)展方向，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為國家的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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