基于知識管理下企業檔案管理模式的思考

王耀寧

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘要 知識經濟時代背景下，知識管理在企業檔案管理模式建設中的重要性愈加明顯，對完善該管理模式具有良好的促進作用。因此，本文首先分析了知識管理和企業檔案管理的關系，隨后針對知識管理下完善企業檔案管理模式的對策進行了探討，以供參考。

關鍵詞 知識管理 檔案管理 管理模式

檔案管理是企業管理中的一項重要工作，其中包含著與企業資源、人員等重要信息。而在快速發展的市場經濟中，各種網絡信息技術的發展推動著企業不斷創新檔案管理模式，以實現知識管理與企業檔案管理的同步發展。但由于在實際的管理中，許多企業沒有正確認識兩者之間的關系，使得其融合的有效性較低。對此，如何實現兩者的高效結合是各企業當下一項重要的工作任務。

一、知識管理與企業檔案管理的關系

（一）管理目的相同

檔案管理是企業一項重要的管理工作，它能夠在企業運營發展過程中收集、整理、保存所有的文件檔案信息，以便及時向企業提供更加高效的信息資源，促進企業完善發展戰略規劃，制定正確的決策。同時，檔案管理工作的實行也可方便企業管理者及時進行查閱，進而彌補運營管理中的不足，以促進企業的長遠發展，這與知識管理的目的不謀而合，都是為企業而服務的。

（二）管理對象重疊

企業檔案管理一般是針對企業的各種文件信息資源進行管理，如員工的個人信息檔案等，其服務對象是檔案的使用者。而知識管理相較于前者來說，其服務范圍更加廣泛，通常包括企業的知識、資源、信息等一切形式的知識內容，但在管理對象上具有一定的重疊性。

（三）管理方式和流程相似

目前，各企業的管理工作在應用計算機的基礎上實現了信息化的管理方式，在檔案管理上則實施以信息化管理為主、紙質管理為輔的方式。其次，其在對企業信息進行收集、整理、分析等操作的同時，還融入了監控、評價等環節，并逐漸形成一體化的管理流程，與知識管理的方式和流程相似。

二、知識管理下完善企業檔案管理模式的對策

通過對知識管理與企業檔案管理關系的分析，可以發現兩者之間的結合能夠不斷提升企業整體管理的水平。對此，還需做好以下相關工作：

（一）深化檔案管理認知

傳統的檔案管理已難以滿足當下現代企業的發展需求，因此，要想增強企業的市場競爭實力、優化其檔案管理水平，還應在現有檔案管理模式的基礎上深化知識管理下現代化檔案管理模式的認知，以便針對其中存在的問題進行改革與創新。首先，需要企業的管理者強化知識管理與檔案管理的認識，發揮好帶頭作用，進而提升企業所有員工對檔案管理的重視。其次，還應對企業的檔案管理現狀進行分析，以發現其中的不足并結合知識管理制定相關的管理方案和計劃。

（二）優化檔案管理制度和手段

為推動企業檔案管理模式的順利改革與運行，企業還需在知識管理的指導下不斷優化檔案管理的制度和手段，從而提高管理效率和質量。首先，應結合知識管理對現有檔案管理制度和手段進行改革與創新。如完善相關檔案管理的分類管理制度、管理人員的操作制度和信息化操作流程以及文件的處理制度等，從而規范檔案管理流程。其次，還應健全檔案查詢和使用制度，設置相應的權限，以免出現檔案信息丟失等狀況。此外，企業還應加強對檔案管理人員的培訓力度，促使其在明確職責的同時，還能強化知識管理與檔案管理的聯系，以提高檔案管理的水平。

（三）明確必要責任主體

知識管理背景下，企業的檔案管理模式實現了信息化的操作方式，但由于檔案管理人員的知識和技能水平存在差異，使得常會出現一定的人為失誤影響著檔案的完整性和應用，并且在責任主體的確定上也常會產生分歧。對此，企業還需在建設檔案管理模式時還需明確必要責任主體，提升檔案管理部門綜合能力的同時，還應加強其與各部門之間的聯系，并發揮各部門的輔助和協調功能，高效整合企業所有的信息資源，推動檔案管理工作的進一步開展。其次，還應對檔案管理人員進行監督，以在出現失誤時快速找出責任主體。

（四）實現管理質量與滿足服務需求的同步發展

在開展檔案管理工作時，企業還應利用知識管理不斷優化檔案管理模式，使其在重視文件資料的收集、保存與管理的基礎上，還能重視信息資源的應用。因此，應強化知識管理中新興技術的應用，如通信技術、大數據技術等，并完善相關的軟硬件設施，進而對企業的海量數據信息進行高效管理，幫助其做出更加科學的決策，以提升檔案管理的價值效用，使其適應當下多變的市場環境。同時還能實現檔案管理質量與滿足服務需求的同步發展，推動其順利開展相關的經濟活動。

三、結語

綜上所述，知識管理與企業檔案管理模式的相互融合對企業的運營與發展具有重要的現實意義。因此，在開展檔案管理工作時，企業還需利用知識管理來彌補傳統檔案管理模式中的不足，深化對檔案管理模式的認知、明確必要責任主體、優化檔案管理制度和手段、實現管理質量與滿足服務需求的同步發展，從而全面提升企業知識管理和檔案管理的水平與質量，強化資源整合的同時，提升企業的市場競爭力。

參考文獻：

[1]繆榮喜.知識管理背景下企業檔案管理模式研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2017（11）：25-26.