事業單位檔案信息化管理必要性

王凱華

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 所謂“檔案管理的信息化”是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較電子檔案更便于保存、修改和查詢并且可以利用網絡進行快速傳遞從而提高檔案管理的利用效率降低檔案管理成本。但是，當前的事業單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統”或“人事檔案管理系統”也會因為系統功能的限制只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發展。

關鍵詞 信息化 檔案 事業單位 公路

一、當前我國事業單位檔案信息化建設中存在的問題

（一）缺乏檔案信息開發資源

就目前我國事業單位檔案管理整體來看，其信息化建設意識不高，沒有對檔案信息資源進行合理的利用，檔案信息資源內容匱乏，信息化管理質量水平均處于落后階段。雖然目前我國已不斷增加檔案數據庫，但這些數據庫并沒有得到充分利用，各地事業單位檔案資料收藏率和開放率比重處于低下水平，不利于檔案管理信息化建設。

（二）檔案信息化管理安全性不夠高

與普通檔案資料相比，事業單位的檔案資料管理具有一定的特殊性，由于許多檔案資料可能涉及到國家機密信息，因此，在管理中必須保證檔案資料的安全性。而在目前我國檔案信息化管理中，許多事業單位忽略了信息資源的安全性問題，導致檔案數據庫遭到黑客入侵，檔案資源安全令人堪憂。

（三）管理人員素質水平不夠高

相對于社會上其他工作而言，事業單位檔案信息管理工作顯得平淡無奇，一些喜歡挑戰的年輕人，很難在這樣的工作崗位上長期工作下去，導致事業單位檔案管理難以招聘到經驗豐富，且愿長期從事該項工作的管理人才，而管理人員的不斷更換，在工作交接不清楚時，很容易造成檔案資料丟失問題，導致檔案管理處于混亂局面，不利于事業單位檔案信息化建設。

（四）檔案檢索率低下

根據檢索方式檔案檢索可分為手工檢索和計算機檢索兩大類，而計算機檢索的速度主要取決于計算機硬件設備，許多事業單位并未認識到這一點，僅認為加大資金投入就可提高檢索率，雖在一定程度上增加了檢索設備，但其設備硬件質量普遍偏低，檢索速度也并未得到本質提升，反而引起檔案重疊等新問題。

二、事業單位檔案信息化管理的必要性

事業單位的檔案管理工作是一項專業性和機密性都非常強的工作。傳統的檔案管理工作多采用紙質檔案記錄模式，紙質檔案容易蟲蛀、受潮，且不便于資料的查找和修改。而檔案信息化管理相較于傳統的檔案管理模式可以提供更加便捷的檔案保存、查詢和修改等服務，同時降低了檔案管理人員的勞動強度和檔案管理成本，大大提高了檔案管理效率。

三、如何完善公路建設檔案信息化管理

（一）信息化管理系統的完善

公路工程檔案管理想要實現信息化管理，就必須將計算機技術以及網絡技術等揉捏進檔案管理的工作中，使得檔案管理更佳的科學。第一步就應該對公路工程的管理者在審時度勢的能力上加強，根據檔案管理的實際情況及其能力一個高素質專業化的信息化管理部門，并聘用專業的管理人員，之后建設完整的檔案管理體系，對公路工程的進度還有資料等進行統計并記錄，但在存儲信息時，必須保證信息的準確性，而且檔案資料與公路建設的腳步必須相通，并對公路工程建設中的資料進行分析和統計，有效的提高檔案資料的系統性以及完整性。

（二）檔案管理人員的素質提高

對于檔案信息化管理工作來講，管理人員素質的提高，就是檔案管理質量的提高，這對于公共建設企業的發展有著無法估量的作用。檔案信息化管理工作的相關人員要有規律的參加培訓，進而使得員工可以更加從容的面對工作中的各種挑戰和任務。檔案信息化管理工作從某種程度上來講，就是員工思維上根本性的信息化轉變，進而使得信息化管理中的工作可以被有效的落實；對新的效率高的管理模式進行探索，并培養員工的責任心，使得其對自己的工作有一種使命感。

（三）對基礎設施建設的加強

隨著當今社會各行各業與信息技術的結合，基礎設施的能力提高不光可以促使檔案信息化管理運行效率得到提高，還可以使得公路建設的發展提供了跨越性的跳板作用。在公路工程建設時，基礎設施的建設必須得到負責人的重視。其一就是檔案文件的管理上，首先要合理的使用信息化技術，對檔案的查找以及收發還有存檔等工作進行落實并將信息化管理技術與傳統檔案管理技術相結合，保證檔案的完整真實。其二就是對員工落實相應的責任管理制度，對計算機的權限進行設置，最大化的防止數據信息被人為的篡改甚至是銷毀等現象的發生。其三就是確保信息化管理技術在檔案管理中可以有效的發揮出其決定性的作用，使得整套信息化管理的系統始終可以持續正常的工作，并對相關的數據進行嚴格的把關。其四就是領導要時常對檔案工作進行考察，和基層的人員進行溝通并鼓勵員工對檔案信息化管理的實際狀況提出有建設性的建議和想法，在這種集思廣益的環境中，有效的提高了基礎設施的建設，并且與員工的關系無形中的被拉近，方便日后工作開展。

四、結語

隨著網絡技術的廣泛應用，還有計算機技術的蓬勃發展，公路建設的檔案管理工作越加完善，但檔案管理工作需要應對越來越多的壓力與挑戰。相信只有不斷對實踐經驗進行總結并借鑒，對更多有利于信息化管理工作發展的途徑進行探索，才可真正的將人力物力進行節省，并提高公路建設檔案管理的水平，最終使得我國的經濟得到更高的發展，并提供更為優質的檔案信息管理服務。