淺談檔案管理數字化

魏清

摘要：進入二十一世紀以來，隨著社會的進步，科學技術和信息技術的高速發展，“互聯網+”的直接推動了中國云計算、大數據、物聯網等創新技術的誕生和發展，人類步入一個新時代的紀元--“大數據時代”。而在“大數據時代”下傳統的檔案管理迫切需要經歷涅槃式重構，打破成舊、落后、繁重的管理格局，與大數據時代接軌，重構檔案管理生態，實現檔案管理數字化已成為大數據時代下的必然選擇。本文主要針對檔案管理數字化建設進行相應的分析和探討。

關鍵詞：檔案;數字化;管理

進入二十一世紀以來，隨著社會的進步，“科學技術和信息技術的高速發展，“互聯網+”的直接推動了中國云計算、大數據、物聯網等創新技術的誕生和發展，中國自此也正在悄然進入一個新的時代革命，使人類步入一個新時代的紀元—大數據時代。然而在大數據時代下傳統的檔案管理迫切需要經歷涅槃式重構，打破成舊、落后、繁重的管理格局，與大數據時代接軌，重構檔案管理生態，實現檔案管理數字化已成為大數據時代下的必然選擇。

一、檔案管理數字化的意義

（一）實現檔案管理穩定最大化

只要人在社會生活的過程中就會有各種記錄，檔案的組成也是由組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。可以說人從生到死都離不開檔案，從大學畢業到參加工作，從辦理退休直至最后死亡，每一項都是和檔案息息相關，每一項都是以檔案記載為唯一標準的，因此檔案管理的重要性就可見一斑了。

傳統的檔案還是以紙質版的為主，所有的內容都是記錄在紙上的，但是隨著時間的推移，紙質檔案會出現字體慢慢模糊或消失的窘境。我國的人口基數不斷增大，紙質版檔案數量也在不斷的上升，那么相應配套的人力、物力、財力等措施也要增加，尤其是在企業改制的過程中，一些單位的檔案管理人員的某些不規范的操作，致使個別人員的檔案丟失亦或是由于管理疏忽導致火災等安全事故導致檔案損毀的等情況，這也大大增加了檔案管理的難度。

（二）為各部門實行網上聯合辦公提供更加便捷的條件

檔案管理數字化是通過互聯網、局域網、政務網、內部網等進行高效檢索，提高各檔案業務部門的服務水平，實現檔案數據的互通、互聯等數據共享，為檔案面向全社會服務大眾及其自身內部管理提供了更為嚴苛全面的要求。這既符合大數據高科技時代，又符合黨中央一次次提出要簡化各種行政審批手續，讓百姓辦事最多跑一趟的要求。

（三）追上現代社會的多元化、信息化、科技化、國家化的特征

這就在客觀上要求我們的檔案管理也要有多元化、信息化、科技化、國家化的特征。現代社會不再是閉門造車的時代，更多的開放性、包容性、創造性，這就要求我們的檔案管理也應跟上高鐵速度，加快完善將紙質版的檔案轉換過渡到信息化管理，加快音頻、圖像、視聽資料的建檔立卡，加大硬件的資金投入力度，加快專業化檔案管理人才的培育。

二、檔案管理數字化存在的問題

（一）數字化檔案儲存的安全性問題

隨著互聯網行業持續穩健發展，各項新技術在加速經濟社會各領域深度融合的同時，也使得網絡安全面臨更大的挑戰。在剛剛過去的2017年，一種名為“想哭”的勒索病毒襲擊全球150多個國家和地區，影響領域包括政府部門、醫療服務、公共交通、郵政、通信和汽車制造業。互聯網安全問題再一次的進入大眾的視野。互聯網猶如一把雙刃劍，如何能夠利用好并且確保這個龐大存儲量和海量數字化信息庫資源的安全性也是我們迫切要解決的問題。

（二）數字化檔案保存的長久性問題

面對檔案數據的龐大性、復雜性、多樣性，政府或企業預算投入的方面也存在問題。雖然說很多的企事業單位已經有專門的檔案管理人員，可從目前來看配備的大多都不是檔案的專業性人才，另一方面在資金投入方面也還存在著很大的差距，所以從目前來看檔案數字化的實現“軟”“硬”條件還都尚不成熟。雖已有個別地方會實現檔案的數字化，但另一方面還是會有依賴于紙質檔案建立的基礎之上。另外在如何處理海量數字檔案資源長久保存和備份等這些新問題上也是我們亟待解決的問題。

（三）數字化檔案管理的保密性問題

檔案管理安全性問題說大不大，說小不小，大可到民生關乎著社會的和諧穩定，小到關系到百姓生活中息息相關的點點滴滴，所以檔案的處理涉及到如何運用法律法規約束來規范檔案數字化管理。要依照相關的檔案管理辦法等文件，制定具體的操作辦法和措施，規范和指導各級檔案信息化建設的運行、管理和維護工作，保障各級檔案信息化建設規范化、標準化和制度化。在人員方面要提高管理人員的保密意識，規范保密工作程序，提高工作人員的相關業務能力。

三、完善檔案管理數字化的措施

（一）應建立完善檔案管理的專用電腦或系統的建設

電腦或系統應禁止網絡聯網，并且對專員配備秘鑰，登錄電腦或系統要進行身份識別，確保一人一賬號配備專人管理。這樣可以防止網絡病毒的入侵，從而保障數字化檔案的安全，從源頭上保證檔案信息的安全性。考慮到網絡安全面臨的現實影響和威脅，我們應在建立完善的網絡安全管理制度的基礎上，對網絡系統和數據進行備份，避免因外界因素導致數據損壞或丟失。

（二）對儲存檔案的電腦進行封閉式管理，嚴禁使用電腦進行除查詢、錄入、消除檔案等其他一切活動

檔案管理人員應經過嚴格培訓，不定期要開展相關政策法規的培訓班，增強管理人員的保密意識，增強管理人員的職業素養、提高管理人員的自身素質，建設一支高標準嚴要求的檔案數字化管理人員隊伍。

（三）將檔案管理人員納入涉密人員范圍之內，不定期對檔案管理人員進行《保密法》、《刑法》等相關法律培訓與學習

完善對檔案管理人員的管理制度，提高檔案管理人員入職門檻，引進檔案管理方面專業性人才。從而從人員配備上保證檔案管理數字化的實現。

隨著計算機網絡的進一步發展，檔案管理數字化越來越明顯的表現出優越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設。誠然，在檔案管理數字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案管理數字化的進程。

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