科技檔案管理的價值與質量提升策略

張冬梅

摘 要：科技是我國經濟發展的首要前提，只有科技的富強才能夠促進我國社會整體生活與建設的發展，并鞏固我國在國際中的地位。故而相對于科技檔案的管理問題便非常值得考究，畢竟科技檔案是記載研究過程的重要憑據，只有滿足全方位與安全保存的措施，才能夠提升我國日后發展的工作效率同時，提供相關數據資料以避免科學意外的發生。本文將基于現如今科學檔案管理的機制進行探討，對如何提高檔案管理的價值與質量提出有效的策略。

關鍵詞：科技檔案管理；質量提升；策略

現有科學檔案的保存形式停留在圖表、文字和影視音頻材料的階段，在研究過程中交由專業的檔案管理部門進行管理，并以數據的保存為日后研究工作提供相關的證據。所以如何保證檔案完整性與價值的發揮，是考驗檔案管理人員專業管理知識的首要條件，同樣根據管理體系提升科學化的管理知識也不能忽視，這樣才能夠提升科技檔案的采取效果和利用率。

1 科技檔案的特點

科技檔案與傳統認知的普通檔案不同，其根本是決定我國未來行業和科技發展的首要前提，所以相較于傳統的檔案管理更加注重完整性和安全性，并相較于儲存方面有了較大的差異。首先，科學檔案的管理人員具備專業性，針對安全管理和數據保存有著特殊體系進行約束，以確保科學資料的完善同時，為將來新型科學的發展提供強有力的證據和依據。其次，科技檔案的相關領域具備依靠性，針對某一課題或是地域的檔案分析勢必會組成獨立小組進行延伸，從而影響著后續共組的進行，所以便要求科學檔案的完整性絕對不能出現漏洞，否則在將來科學研究中勢必重蹈覆轍，甚至被漏洞誤導出現切身的安全隱患。最后，科技檔案所涉及的分類較多，促使檔案的分類整理上相較于傳統檔案更加困難，甚至有些數據的差異性還要進行更加合理分庫處理，伴隨著時代信息化與生產水平的提升還會有更多的科研成果填充進來，導致科學檔案的管理更需要嚴謹的體系要求，如此才能夠確保科學研究的順利進行，確保科學檔案真正能做到滿足效率和依據的利用性。

2 檔案管理人員需要的技術業務提升

由上文可見，我國科學檔案管理人員任務具備的重要性，也正因為如此，如何全面提高管理人員的業務水平確保科學檔案在滿足社會發展的前提同時更富有效率的服務于研究，是我們必須探討的問題。

2.1 提高檔案管理人員對于科學檔案保存的認識

合理的存儲方便科學檔案在未來研究中的應用，同時合理的歸檔跟更能夠方便科研人員的資料調查，所以如何確保科學檔案在合理收集的同時，保證科學檔案的內容不會受到損壞才是檔案管理人員真正職責所在。據此將科學檔案管理的技術和管理意識提升是最直接的手段，其中針對與管理流程需要多方面監督和協調才能夠做最終歸檔，同樣也需要多方面部門的相互協調與檔案管理的參與才能夠避免歸檔過程中出現誤差。

2.2 提高檔案管理人員的專業技能

成熟的檔案管理工作需要專業的技能才能夠實現，依據針對科學檔案的專業認識和完善的管理手段為科學研究提供保障才是檔案管理的主要目的。所以定期培訓便成了提升技能的主要途徑，并以此針對不同領域的科學檔案進行更加細化的分析、收集、整合與歸檔教育，這樣才能夠從基礎上改變管理檔案上專業性的不足，從而將工作和培訓的效果實質發揮，提升科技檔案管理體系的整體質量。

3 檔案管理人員需要與科研工作相結合

要提高科研檔案管理工作的整體質量，發揮出科研檔案的科研效果，就需要檔案管理人員參與到科研人員的工作當中。檔案管理人員面對科研領域中的專業知識把握不全面，會導致在后期的保管歸檔措施上出現嚴重的失誤現象，造成科技檔案的利用率低下，由此也就形成了對于科研工作的具體流程也不能具體把握。所以說，檔案管理人員需要結合科研的實際情況，在其中各個環節中對資料進行收集，提高對科研工作的認識，并且根據科研成果和相關檔案的特點，對其進行整理和保管；另外，檔案管理人員參與到科研工作當中，也能夠通過對科研任務的了解，來對業務人員進行相關的指導，指導的主要內容包括歸檔的規則、具體的組卷和排序裝訂問題，這樣不僅能夠增強業務人員和檔案管理人員的配合，同時經過相應的溝通和交流，有助于提升檔案人員的整體素質，保證科技檔案歸檔工作的正常開展。

4 完善檔案系統的標注化

要保證科技檔案的整體管理質量和利用效果，首先需要國家根據目前的科技檔案管理現狀，來對相關的行業標準進行完善和更新，對于不同行業的最新標準規定要及時關注，并在這方面的檔案歸檔和保存上有相應的制度調整和優化，以確保和制度的相適應，減少標準和管理政策的不一致，避免檔案的利用率下降。另外，相關科研企業需要根據自身科研活動的實際情況，有針對性地制定相應的檔案管理標準。對于科技檔案來說，具有專業性和種類多樣性等特點，不同類型的科技檔案具有不同的管理方式和流程，相關檔案管理部門就需要根據檔案種類的不同，結合實際情況，制定符合此項科研活動實際情況的檔案管理標準，對其中的管理內容和管理程序進行統一，同時，在對行業制度進行相關的規定之后，也需要加強執行力度，確保檔案管理人員都能夠按照所制定的標準和規則，來開展科研檔案歸檔工作，使整個企業或者單位的科技檔案格式統一有序，便于之后的檔案利用。

5 依據科學檔案的系統管理工作

科技檔案的系統管理，主要是對科技檔案中各個環節進行管理，尤其是在對科技檔案進行分類后，需要建立相應的目錄尋找平臺，保證能夠通過科技檔案的關鍵詞，來找到所需的檔案資料，這也是提高科技檔案利用效果的關鍵之一。科技檔案的利用，主要指的是利用相應的工作系統和工作平臺，利用檔案分類的實際信息情況，來對檔案進行尋找，在確定了科技檔案的基本屬性和類型后，可以對其保存和保管形成一個大致的構架方案，之后在此基礎上來對后續科技工作的開展提供指導作用，以此來發揮檔案潛在的利用價值。科技檔案是對以往科研成果的總結和記錄，對于的保存和利用價值主要是以其利用方面為主的，通過科技檔案的整理和利用，可以促使后期科研工作更有計劃的開展，減少了研究中的不利現象發生，這也是科技檔案歸檔和保存的本質所在。

6 結束語

我國社會發展的本質是科學技術的發展，利用科學檔案中的信息作為基礎是我國科研提高效率的最直接手段，所以優化科技檔案的保存體系在當前發展形勢下愈發重要，提高檔案管理人員的認知和業務水平更是效率提升的最直接標準，如何發揮其工作管理的優勢還需要加大執行力度，這樣才能夠作為基礎令科學檔案的價值得以體現。

參考文獻

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