論檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性

李明洋

摘 要：紙質(zhì)檔案是一種傳統(tǒng)的檔案載體，這種檔案載體主要是通過(guò)紙和筆的形式展現(xiàn)的，主要的目的就是對(duì)人類的活動(dòng)進(jìn)行相應(yīng)的記錄，在一般的情況下，是通過(guò)文字的形式所存在的，還有些檔案內(nèi)容是通過(guò)圖表的形式展現(xiàn)的。在信息化發(fā)展的過(guò)程中，電子檔案越來(lái)越普遍，但是紙質(zhì)檔案在檔案管理的過(guò)程中依然有著重要的作用。本文就是對(duì)檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性進(jìn)行分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；紙質(zhì)檔案；重要性

我國(guó)的信息化水平在不斷的提高，在信息化水平不斷提高的今天，檔案信息化管理已經(jīng)成為了檔案管理的重點(diǎn)，但是在檔案信息化管理的過(guò)程中，不能夠忽視紙質(zhì)檔案的重要性，紙質(zhì)檔案也是檔案管理中十分重要的內(nèi)容。在檔案管理的過(guò)程中，必須要明確檔案信息化管理是不能夠完全的取代紙質(zhì)檔案的，只有將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，才能夠保證檔案的管理水平。

1 紙質(zhì)檔案

1.1 紙質(zhì)檔案的含義

紙質(zhì)檔案主要就是利用紙和筆來(lái)對(duì)相關(guān)的事件進(jìn)行記錄的一種方式，這種方式主要是通過(guò)圖標(biāo)或者是文字來(lái)進(jìn)行表達(dá)的，在此基礎(chǔ)上所形成的紙張內(nèi)容就能夠被記錄成為檔案，檔案資料必須要進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案有著悠久的歷史，不同的階段，紙質(zhì)檔案有著不同的作用，在紙質(zhì)檔案發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)有著重要的影響，是十分重要的文化載體，進(jìn)一步的促進(jìn)了檔案文化的發(fā)展。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.2.1 載體和信息有著較強(qiáng)的依附性

紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的過(guò)程當(dāng)中，檔案的載體和信息是統(tǒng)一的，這樣就能夠充分的保證整個(gè)紙質(zhì)檔案信息的原始性，而且紙質(zhì)檔案信息在利用的過(guò)程當(dāng)中并不會(huì)被輕易地篡改，在一定程度上滿足真實(shí)性的要求。而且檔案信息在儲(chǔ)存的過(guò)程當(dāng)中，還有著一定的可靠性特征，是一種紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)，這種紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)有著較好的依附性。除此之外，紙質(zhì)檔案信息和載體是緊密聯(lián)系的，在修改的過(guò)程當(dāng)中是極為困難的，這樣就保證了紙質(zhì)檔案內(nèi)容有著一定的穩(wěn)定性，使得載體和信息都能夠被充分的利用，而且在應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中，僅僅對(duì)圖表和文字進(jìn)行獲取就能夠應(yīng)用相關(guān)的信息，不需要經(jīng)過(guò)比較復(fù)雜的步驟。

1.2.2 介質(zhì)的耐久性較強(qiáng)

紙質(zhì)檔案自身耐久性的特征，正是由于這一特征，紙質(zhì)檔案在使用的過(guò)程當(dāng)中，能夠有著較長(zhǎng)的存儲(chǔ)時(shí)間，而且在存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中也不會(huì)受到損傷，儲(chǔ)存的時(shí)間比較長(zhǎng)。紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中，如果存儲(chǔ)不當(dāng)，也會(huì)出現(xiàn)氧化或者是水解的現(xiàn)象，但是對(duì)于這一現(xiàn)象可以進(jìn)行人為的控制，只要減少可能會(huì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)的條件，這樣就能夠延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命，最大限度地發(fā)揮紙質(zhì)檔案的價(jià)值。

2 紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質(zhì)檔案原始憑證能夠保證檔案的真實(shí)性

紙質(zhì)檔案原始憑證是檔案生命力的基本表現(xiàn)之一，在檔案信息化的過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，無(wú)法充分的滿足電子檔案的法律效力和真實(shí)性的要求，而紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程當(dāng)中，能夠充分的保證及紙質(zhì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性。相對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案自身的法律效力和真實(shí)性較高，在這樣的情況下，紙質(zhì)檔案在應(yīng)用的過(guò)程中就有著更大的價(jià)值，對(duì)于相關(guān)的研究來(lái)說(shuō)，也有著重要的影響。在檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，有些電子檔案無(wú)法確定其真實(shí)性，在這樣的情況下，紙質(zhì)檔案就變得更加的重要，對(duì)于一些十分重要的文件檔案，如果利用電子文檔的形式進(jìn)行保存，在這一過(guò)程當(dāng)中，還必須保留有原始的紙質(zhì)檔案，這樣才能夠充分的保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，提高其法律效力。尤其是在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案的空間范圍也在不斷的進(jìn)行擴(kuò)大，因此必須要重視紙質(zhì)檔案管理中的真實(shí)性，在此基礎(chǔ)上，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存。

2.2 紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性能夠滿足檔案信息安全性的要求

檔案信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，需要使用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，在檔案信息存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中，也需要使用計(jì)算機(jī)，能夠提高管理的效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案在利用存儲(chǔ)和傳輸?shù)倪^(guò)程當(dāng)中安全性較低，尤其是保密性文件極容易被泄露，這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)自身有著一定的風(fēng)險(xiǎn)，可能會(huì)導(dǎo)致這些信息被盜取，這樣就導(dǎo)致了電子檔案的安全防護(hù)工作存在著極大的難題。很多存在于電子檔案中的信息安全問(wèn)題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開(kāi)發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強(qiáng)檔案信息保存與利用價(jià)值的永久性

因?yàn)殡娮游募仨氃诠獗P(pán)、磁盤(pán)等電子介質(zhì)的虛擬空間中存儲(chǔ)，就不可避免地被存儲(chǔ)載體、技術(shù)條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質(zhì)實(shí)體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質(zhì)檔案安全保存產(chǎn)生威脅的環(huán)境，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)載體和使用設(shè)施保管的要求更為苛刻。對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠(yuǎn)離自然災(zāi)害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過(guò)一千年以上的長(zhǎng)期壽命。

3 發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的方法

3.1 促進(jìn)檔案管理人員觀念的更新

長(zhǎng)期以來(lái)，紙質(zhì)檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案共存是一個(gè)無(wú)法避免的發(fā)展趨勢(shì)，這就要求檔案管理人員面對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化大趨勢(shì)盡快使自己的思想觀念實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，以全面型檔案管理人才的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，與時(shí)代的要求合拍，科學(xué)管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化自我創(chuàng)新能力，才能樹(shù)立起現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度

檔案信息化管理離不開(kāi)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時(shí)，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來(lái)，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

4 結(jié)論

在檔案信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，重視紙質(zhì)檔案的存在，充分了解紙質(zhì)檔案對(duì)于檔案管理的意義，明白其真實(shí)可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。因此，在信息化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，檔案管理人員要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，將二者互補(bǔ)，只有共同發(fā)展，才能確保檔案利用得到最佳效果。

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