新形勢下如何做好文書檔案管理工作

王曉麗

摘要：文書檔案本身便是一種價值比較高的社會資源，做好文書檔案管理工作能夠將其作用更好的發揮出來。在新的形勢下，以往的文書檔案管理體制已經無法很好的滿足檔案管理工作開展的需要，必須更新文書檔案管理的方法，切實提高文書檔案管理的效率。

關鍵詞：文書檔案 管理 策略

隨著社會經濟發展，各個行業都面臨較大的機遇和挑戰，檔案對于單位發展而言是非常重要的，所以相關部門必須認識到文書檔案管理的重要性，做好歸納和整理方面的工作。但是就現在而言，文書檔案管理的時候存在的問題還比較多，想要做好文書檔案管理工作，必須采取策略解決這些問題。

一、新時期文書檔案管理存在的主要問題

（一）文書檔案管理的規范性比較差

現在我國很多單位在進行文書檔案管理的時候，沒有制定統一的規章制度，管理的時候比較混亂，甚至會出現編號混亂、卷宗名稱不符等一些比較嚴重的錯誤。并且，有些文史資料進行檢索的時候比較困難，甚至存在檢索效率低下和檢索出錯的情況，現在使用比較廣泛的方式是人工檢索以及電子檢索，現在電子檢索的發展速度比較快，已經成為了檢索發展的大趨勢，但是由于管理存在問題，經常會導致文史無法檢索的情況出現。

（二）沒有將文書工作和檔案工作更好的結合在一起

雖然檔案和文書工作是兩個比較獨立的程序，但是其也存在一定的聯系，所以，為了做好文書工作和檔案工作，需要進行管理方式的統一，并且需要進行新方法和新管理思路的創新。實踐證明，只有將文書工作和檔案工作結合在一起，協同進行，效果才能夠達到最佳。但是進行管理的時候，往往將二者分模塊進行，這種管理模式雖然有一定優越性，比如效率比較高，但是這種把文書和檔案分離開來的方式，會給二者造成非常嚴重的影響，甚至可能會分崩離析。并且，文書工作人員進行檔案管理的時候存在一定不足，檔案管理人員不夠了解文書，這些問題的存在也會導致漏填或者遺失的情況出現。

（三）領導沒有真正的認識到文書檔案管理和改革的重要性

現在很多單位的高層管理人員對文書檔案管理工作沒有一個深入的了解，認識不夠正確，甚至有些領導將文書檔案管理簡單的看成信息的存儲和信息的收集，管理方法不夠清晰，這也直接導致了改革效率比較的低下，效果也不夠理想。

（四）沒有將計算機的功能真正的發揮出來

為了切實滿足時代發展的需要，進行歸檔的時候，已經逐步的將計算機技術引入了進來，計算機優勢比較明顯，首先具有文獻復制功能，其次能夠給文史檢索提供便利。并且，文件本身便具有獨立性，想要確保文件真正的有效，有必要的時候可以查詢文件以及實體，這樣也能夠給文檔管理工作提供方便。但是這種情況下，若是文書門類存在一定差異，那么服務一體化便無法實現，所以，我們必須完善計算機管理服務，發揮其作用。

二、做好文書檔案管理工作的策略

上面筆者分析了文書檔案工作開展存在的一些問題，而想要解決那些問題，必須從下面幾點出發，切實提高文書檔案管理的效率，讓文書檔案更好的為社會發展服務，發揮其服務作用。

（一）對文書檔案管理制度進行優化

由于以往的文書檔案管理的時候，制度方面存在一定的問題，若是僅僅通過時間一個要素來進行文檔存放順序的劃分，是無法滿足文書檔案管理需要的，并且還會給將來的文檔查閱造成比較大的困難。為了將這個問題解決掉，可以根據在根據時間分類的基礎上，根據事件類型來進行分類和存放。以往進行檔案管理的時候，沒有詳細的劃分每一個員工的責任和工作，這也會導致這個部門中員工比較多，并且員工的作用沒有很好的發揮出來，浪費了大量的人才資源，所以，必須進行管理機制的完善，對員工定崗定責，將責任落實到每個員工身上，若是有必要可以裁剪員工，從而提高文書檔案工作的實際效率。

（二）重視管理人員學習能力提高

在新的形勢下，進行文書檔案管理的時候，對檔案管理人員的要求也更高，這便需要做好定期培訓工作。在對員工進行培訓的時候，應該重視其分析能力和工作能力的提高，切實提高其職業素養，重視管理人員計算機應用能力的提高，從而給文書檔案工作更好的進行奠定良好基礎。

（三）合理利用現代技術做好文書檔案管理

隨著科技的發展，現代信息技術已經逐步的運用到了各行各業中去，想要做好文書檔案管理工作，也必須將現代信息技術運用進來。現在，網絡技術發展的速度非常快，在工作和生活中的應用比較廣泛，其也給我們提供了很大的便利，在進行文書檔案管理的時候，將現代信息技術運用進去，能夠很好的減少工作人員的工作量，降低財力方面的投入。對于那些缺少的文獻，可以將互聯網技術運用進來，查找文獻并且做好建檔操作，給文書檔案管理更好的進行奠定良好基礎。

三、結語

在我國發展的過程中，文書檔案管理工作是非常重要的，這便需要檔案管理機構不斷的完善文書檔案管理的機制，引進先進的技術，做好文書檔案管理人員培訓工作，提高其工作素養，從而給文書檔案管理工作更好的進行奠定良好基礎。

參考文獻：

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（作者單位：吉林省有色金屬地質勘查局六0三隊）