淺談房地產(chǎn)檔案管理的問題及對策

唐亮

摘 要：房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展在我國的眾多行業(yè)之中是非常明顯的，房地產(chǎn)市場也變得為多變，如果政府以及房地產(chǎn)企業(yè)沒有將與房地產(chǎn)相關的管理工作做好，后續(xù)的房地產(chǎn)銷售等活動也會受到影響。在房地產(chǎn)管理系統(tǒng)之中，管理房地產(chǎn)的檔案材料是重點管理工作，管理房地產(chǎn)檔案工作之中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，本文研究對這些管理房地產(chǎn)檔案環(huán)節(jié)的問題進行研究，并根據(jù)房地產(chǎn)檔案材料的情況提出對策。

關鍵詞：房地產(chǎn)檔案；管理問題；管理方法

在建設、審批以及管理房地產(chǎn)的環(huán)節(jié)之中，相關人員會出示一些音像文件、圖紙以及書面文件，這些形式不一，但是都與房地產(chǎn)存在直接聯(lián)系的材料就是房地產(chǎn)檔案。從其形成的方式來看，房地產(chǎn)檔案的存在形式不一，由于房地產(chǎn)流通活動經(jīng)常會出現(xiàn)變動，因此檔案材料也極具動態(tài)性，在開展城市規(guī)劃等大型建設工作的時候，需要對城市之中的房地產(chǎn)分布情況進行了解，這些房地產(chǎn)檔案就是重要依據(jù)。本文主要分析管理房地產(chǎn)檔案時的常見問題以及可行的解決方法。

1 管理房地產(chǎn)檔案環(huán)節(jié)之中的主要問題

由于房地產(chǎn)會經(jīng)常性地發(fā)生變動，因此與之對應的檔案材料也會出現(xiàn)變動，如果管理人員的經(jīng)驗不足，其很難在房地產(chǎn)檔案出現(xiàn)差錯的時候，在最短的時間找出并處理差錯。本文現(xiàn)分析一下幾個管理房地產(chǎn)檔案環(huán)節(jié)的問題：

1.1 技術手段問題

國內大部分檔案管理部門都接受了一些新型科技對于檔案事業(yè)的改造，自動化技術不僅可以被應用到工業(yè)與農業(yè)生產(chǎn)活動之中，在管理領域同樣也可以發(fā)揮出自動化技術的作用，但是房地產(chǎn)檔案的相關管理部門卻沒有積極地應用自動化管理技術，雖然一些部門已經(jīng)開始使用以計算機為主要媒介的信息管理體系，但是其信息管理體系并不一致，這就使得管理局面極為混亂，一些地區(qū)還會在經(jīng)濟水平的負面影響下，無法使用信息手段，硬件配置難以被更新，利用房地產(chǎn)信息的目的無法被實現(xiàn)，在數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)雖然可以應用信息技術，但是在其他環(huán)節(jié)之中卻無法使用信息技術，房地產(chǎn)檔案材料還停留在紙質檔案階段，房地產(chǎn)數(shù)據(jù)信息庫的建設工作也被耽誤。

1.2 管理意識問題

檔案管理中的意識問題給管理房地產(chǎn)檔案的工作帶來的影響是比較嚴重的，很多管理人員都是僅憑著原來的管理經(jīng)驗完成管理任務，并沒有對于繼續(xù)進行檔案管理知識學習與研討，窮對于檔案管理工作本身還存在誤解，認為與其他房地產(chǎn)銷售與建設工作相比，管理檔案是微不足道的次要工作，這種管理意識問題直接導致了管理人員用散漫的態(tài)度應對管理工作，對于獲取的房地產(chǎn)材料沒有加以歸檔，將大批量的材料長期隨意堆放，這種處理檔案的方法使利用房地產(chǎn)檔案的工作也受到了阻礙，檔案信息的獲取途徑極為多樣，網(wǎng)絡獲取是一種比較方便的獲取方法，但是很多具有豐富管理經(jīng)驗的檔案工作者卻沒有上網(wǎng)的意識，也不愿使用網(wǎng)路辦公這種科學的辦公方法，無論是處理還是整理檔案，都采取最為消耗時間的手工管理方法，因此改變管理人員的原有管理意識是一個難題。

1.3 管理人員問題

管理人員除了存在管理意識層面的問題之外，還存在著專業(yè)素質問題，處于不同工作階段的管理人員受到管理經(jīng)驗、學歷等多方面的影響，其管理水平難以保持一致，大部分管理人員只愿意將自己本職之內的工作做好，不愿意與其他人協(xié)作。

工作人員存在年齡偏大的情況，缺乏專業(yè)知識和管理技能，知識也有待更新，特別是電腦知識，自身的綜合素質和信息化管理水平不高，還停留在比較原始的管理狀態(tài)。同時，由于各種原因，房地產(chǎn)檔案館與登記、交易等其他房管業(yè)務部門在業(yè)務上存在協(xié)調問題，有時沒能及時溝通和協(xié)調，致使信息不能共享，數(shù)據(jù)格式不兼容，檔案就無法移交檔案館，檔案交接存在時間差，交易查證和接收查封件時就會出現(xiàn)錯誤。

2 科學的管理房地產(chǎn)檔案的方法

2.1 變動原有的管理制度

房地產(chǎn)檔案工作體系的建立必須遵循以下要求：首先，法規(guī)和規(guī)章制度應該體現(xiàn)出科學理性。建立規(guī)章制度必須與單位的實際情況和房地產(chǎn)檔案管理實踐的特點以及房地產(chǎn)檔案管理的實際情況相一致，以滿足房地產(chǎn)檔案管理的需求；其次，雙向性的制度約束機制。說白了就是在約束房地產(chǎn)登記的員工的同時對房地產(chǎn)登記的領導進行約束，領導行為和形象直接影響制度的順利實施，房地產(chǎn)登記員工是房地產(chǎn)登記重要組成部分，是約束機制主要約束的對象；最后，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。

2.2 增強房地產(chǎn)管理工作的信息化程度

目前，國際上很多房地產(chǎn)登記機構的房地產(chǎn)檔案管理工作都已經(jīng)大范圍的使用計算機，而在我國很多房地產(chǎn)登記機構中，使用計算機技術的范圍也在不斷擴大。房地產(chǎn)檔案信息化管理已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢。房地產(chǎn)檔案信息化管理就是綜合運用現(xiàn)代計算機對房地產(chǎn)登記信息進行管理，如互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術等手段，以現(xiàn)代房地產(chǎn)登記管理為主要管理對象，對房地產(chǎn)檔案的信息資源進行有效的處理，進一步開發(fā)房地產(chǎn)檔案的應用價值。但是在實現(xiàn)信息化管理的過程中，除了要具備相應的硬件之外，還要制定規(guī)范的操作流程，有針對性的開發(fā)相應的應用程序。

2.3 提升房地產(chǎn)管理人員的整體素質

房地產(chǎn)檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于房地產(chǎn)登記的房地產(chǎn)檔案管理人員。要想做好房地產(chǎn)檔案管理工作，首先，應該對房地產(chǎn)檔案管理人員進行有針對性的培訓工作，不斷提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和知識層次和水平，讓房地產(chǎn)檔案管理人員充分的掌握各種科學的房地產(chǎn)檔案管理方法，提高工作的效率，同時也提高房地產(chǎn)檔案管理工作的質量和水平；其次，明確房地產(chǎn)檔案管理人員的定位，在科學信息高速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)檔案管理人員不僅信息資源的管理者，更是信息資源的索者和服務者，因此其不但要具備房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)技能，而且還要具備使用相關信息設備的能力。

3 結束語

在信息化的管理技術融入到我國的檔案管理事業(yè)之中時，管理人員一般會改變原有的管理方法，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，而面對房地產(chǎn)檔案這種比較特殊的民生檔案時，管理人員不僅僅需要房地產(chǎn)檔案本身加以關注，同時還需要考慮到房地產(chǎn)市場的變動以及相關的房地產(chǎn)法規(guī)與政策，本文以較長的篇幅分析了當前的房地產(chǎn)檔案管理問題，這些管理性問題直接給后續(xù)的房地產(chǎn)流通工作帶去了阻礙，因此負責管理房地產(chǎn)的工作人員應當按照文本提出的科學的檔案管理手段，避免一些不合理應用房地產(chǎn)資源的問題出現(xiàn)，推動房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。

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