淺析英語商務信函的語言特點

周彤潼

摘要：英語商務信函是指在對外貿易中所使用的信函，是國際商務交談的重要工具，在國際間的商業洽談中扮演著非常重要的角色。本文先對商務信函的定義和組成結構進行一個簡單的概述，繼而從詞匯特征、內容特征以及句式特征等三個方面分析英語商務信函的特征，促使貿易雙方能夠更加了解英語商務信函的語言特色并且能夠熟練規范的使用。

關鍵詞：商務信函 言語 詞匯 句式

目前，經濟全球化正以不可逆的趨勢飛速向前發展，國家間進行商務交流也愈加密切。自從05年加入世貿組織，我國對外交流更加密集，商務英語信函作為國際間進行磋商的重要工具，其重要性也日益凸顯。然而隨著我國對外貿易日益頻繁，由于商務信函措辭不當，語意詞義含糊而導致公司間經濟糾紛的情況屢見不鮮，因此了解和掌握商務信函的語言特征，為商務信函的寫作提供理論和技巧支持十分有必要。

一、商務英語信函概述

商務信函是指在日常的商務往來中用以傳遞信息、處理商務事宜以及聯絡和溝通關系的信函文書。商務信函種類繁多，主要有詢問函、答復函、商洽函、請求函、告知函和聯系函等。商務信函與其他的信件不同，它特點分明，不論是詞匯還是語句都具有很強的選擇性。商務英語信函的組成結構主要包括：信頭（Headline），日期（Date），封內地址（Inside adress），稱呼（Salutation of gretting），信的正文（Body of the letter），結束禮詞（Complementary close），和簽名（Signature）。英語商務信函不僅是貿易雙方溝通的手段，也代表著企業的形象，關系到貿易雙方之間的經濟利益，因此從事國際貿易活動的人員必須了解商務信函的語言特點，在國際商務英語信函的相關專業知識的幫助下，把握其語言的特殊性，從而準確使用商務信函。

二、商務信函的詞匯特征

（一）準確正式

商務英語信函在國際間的貿易活動中是一種正式的公函語體，因牽扯到買賣雙方的權利和義務問題。因此貿易雙方在進行洽談時必然是正規嚴肅的，這造成了商務信函用詞必然具備規范正式以及準確的特點。在商務英語信函中，錯誤的表達小則給貿易方留下不好的企業印象，大則造成經濟糾紛。因此在商務信函中，用詞必須準確。當信函中內容涉及到時間，地點，價格，重量，尺碼以及各種單證的填寫時，一定要確保其準確規范性。除此之外，正式規范的用語是給對方尊重的重要體現，顯示國際貿易間非歧視性與公平公正的原則，使對方能夠感受到敬意，從而促進貿易的成功。因此在商務英語信函中，常常使用意義相同或相近的書面詞來代替口語詞匯從而使得信函語言更加正式規范。如常以inform和advise代替tell，以require代替ask等。

（二）專業化強

商務英語信函用詞有專業化強的特征，主要表現在大規模使用縮略詞和專業術語兩個方面。商務縮略詞源于國際行業慣例和約定，是在國際貿易活動過程逐漸產生的。商務縮略詞簡潔，精煉，有助于國際貿易往來中雙方提高工作效率。縮略詞主要分為首字母縮略和截短詞兩種，用以代表既定的專業詞匯，比如說，首字縮略有：FOB （Free on Board）（離岸價格）、CIF（cost and freight），截短詞：CTN（carton）（紙箱）等。除此之外，商務英語信函中大量使用專業詞匯。因國際貿易涉及金融、法律、技術等多個行業，不同行業商品都有自己專門的詞匯短語，所以商務英語信函大量使用行業專業詞匯。例如：perform invoice（形式發票）、irrevocable letter of credit（不可撤銷信用證）等。此外，商務英語信函中也會使用普通詞匯，但是賦予它們新的特殊的含義，使其成為商務往來中的專業化詞語。如offer在普通英語中解釋為“提供、給予”，但在商務活動中則為“發盤，報價”，是商務英語信函中的固定用法。不論是縮略詞還是專業術語都是在商務發展過程中逐漸被國際認可，約定俗成的詞匯，翻譯者必須要嚴格遵守這些詞固定的含義，切忌胡編亂造，以避免造成難以挽回的損失。

三、商務信函的內容特征

商務信函的內容具有完整性和具體性的特征。一封完整的傳達信息的商業信函必須包含所傳達事件的方方面面。而對于商務回復函，則應該對對方的問題一一作答并且保證表述清晰完整。信函的完整性有利于企業樹立良好的形象從而獲得貿易伙伴的信任，節約貿易往來時間提高效率，同時免除因漏缺重要信息而造成的經濟糾紛。除此之外，一封好的商務信函內容必須具體，信息要詳細完整，豐富生動。比如說，在什么地方，什么時間，因為何事，出于何種原因，有什么樣的要求等等，這些信息要做到具體詳實，避免類似于soon，at an early date等籠統不清的說法。因為對于這種時間地點，如果沒有具體到某個點，缺少一些必要信息，就會使對方不能明白要領，甚至造成誤解、歧義。例如，在訂貨函中，并須包含：需要什么商品（What you want）、何時需要（When you need the goods）、貨物發到何地何人收（to Whom and Where the goods to be sent）、使用何種付款方式（How payment will be made）只有這樣才能使對方清楚明白地獲得有效信息，以便于貿易活動的正常開展，那么此信函才是完整有效的。

四、商務信函的句式特征

（一）禮貌委婉

在國際商務貿易往來中需注意諸多禮儀，如貿易雙方必須遵循國際貿易往來慣例，尊重彼此的風俗習慣等，所以商務英語信函必須遵守禮貌委婉的原則，這有利于貿易雙方建立、保持良好關系。而禮貌原則在商務信函語言上的體現主要表現為，多使用被動句式、適當的情態動詞、條件句以及肯定句以確保禮貌委婉，避免使用命令語氣。被動句的使用使得語言更具有客觀性，少了主觀的強烈的感情色彩，使要求更易為對方所接受。除此之外，適當的使用一些情態動詞的過去式如could，might來代替can和may，使語氣更委婉。還有，在向對方提出要求或建議時，多使用條件句和肯定句來表達自己的觀點，如We will be grateful if you could send us some examples of the goods.和Please send us some example of the goods.前者明顯比后者更委婉，更積極，體現出發函人的態度是謙虛恭敬的，更能激發對方的興趣。此外要直接使用肯定句而不要間接地使用雙重否定句等句式來體現肯定的含義，如We wont ship our goods until we receive the payment.和We will ship our goods as soon as we receive the payment.同樣的意思，前面一句太強硬，后一句禮貌積極，有利于貿易的達成。

（二）簡單直接

英語商務信函的令一大句式特征是簡潔直接，簡潔是指用最少的語言表示最豐富完整的內容，而直接則是針對于商務事件本身，即開門見山，直奔主題。世界各地英語水平參差不齊，為更好交流，國際商務英語信函應當簡單易懂。同時商務交往中最重要的原則之一是高效性，因此除卻必要的專業術語外，盡量使用簡潔易懂的詞匯句子，提高貿易雙方效率，簡潔直接的句式不會影響信函的禮貌性，反而使其更加簡明有力。例如：Please be advised that we have received your invoice No.237.（茲通知貴方237號發票已收到。）和Your invoice No.237 has been received.（貴方237號發票已收到。）很明顯第一句顯得拖泥帶水，過于啰嗦，而第二句就十分地簡練，表意也非常到位。英語商務信函取向于使用簡單詞匯來代替復雜短語，用短語或省略句代替長句。比如：用consider代替take into consideration盡量去繁就簡，使商函更加簡潔。除此之外，商務英語信函對于陳述事件本身時一般喜歡用陳述句或是祈使句，開門見山，直奔主題，使收函人能夠快速地知曉發函者的意圖，并快速做出相應的答復。例如I am replying to your letter of June 21 asking us to clear our May payment.直接利索，一點都不拖沓。

（三）套句和固定用語

在國際貿易發展過程中，貿易雙方在長期的商業交往中形成了很多約定俗成的套句和固定習語。這些套句和固定習語是一些固定的或公式化的慣用語。在商務英語信函的寫作過程中，這些套句和固定習語可以直接使用，對于寫商務信函的人而言，節省了寫作時間，方便快捷。而對于收商務信函的人而言，簡潔易懂。而在商務英語信函翻譯過程中，這些套句和固定習語也可直接翻譯套用，提高了工作效率。在商務英語信函的稱呼開頭和結尾都由其固定表達，如We hereby notice that……（特此函告）To whom it may concern，（敬啟者）等。而每個行業中也會有一些固定勇于如ad valorem duty（拉丁文）（從價稅），insurance premium per capita（拉丁文）（人均保險費）等等。這些套句及固定用語對于商務英語信函的寫作和翻譯非常方便，既簡潔明了，通俗易懂，又能準確無誤地表達所要傳遞的內容，十分實用。

五、結語

目前，我國對外商務交往的活躍性是在逐漸提升的，順應經濟全球化，實行走出去的基本戰略已然成為了不可逆轉的趨勢，因此在日漸頻繁的國際商務活動中，撰寫商務英語信函是一種非常常見的商務活動。而商務英語信函是進行商務往來活動的重要憑據，與貿易雙方的權利、義務、利害關系、企業形象等一系列要素息息相關，在國際之間的商務往來中發揮著非常重要的作用。雖然尚未有一個商業組織明文規定要將英文作為商務信函的標準語種，但就目前而言，90%的商務信函都由英文撰寫。為了順應時代大的浪潮，我們應該足夠重視英語商務信函的語言特點，以便在國際間開展商務活動時能夠游刃有余地應對，否則就很有可能鬧出沒有必要的笑話，重則可能導致商業伙伴合作的破裂，使企業蒙受巨大的損失。

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（作者單位：江蘇省阜寧中學）