人才中心畢業生檔案管理的措施研究

孫仲秋

摘 要：現在我國高等教育已經實現了普及化，高校畢業學生的數量越來越多，但是相比之下人們都更加重視畢業生的就業問題，但是對檔案管理工作則沒有給予相應的重視，很多學生甚至自己都沒有認識到檔案管理工作的重要性，這在我國是一個非常普遍的問題。我國很多人才交流服務中心本身也并不具備足夠的信息化程度，檔案流轉工作規范程度也存在嚴重不足，所以需要我們給予足夠的重視。本文首先探討了畢業生檔案信息管理工作中的問題，之后結合實際情況提出了一些對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：畢業生；人才交流中心；檔案管理

正常來說，在高校學生畢業之后，檔案往往是從學校直接發往生源當地的人力資源管理中心，畢業生在去得畢業證書之后應該前往人社局報到，之后直接轉入人才就留中心，也可以在擇業期結束之后轉入生源處當地的人才服務中心。但是目前我國每年都有近千萬高校學生畢業，各地人才服務中心的檔案接收和處理工作也越來越繁重，管理工作中或多或少都出現了一些問題，所以我們應該提高對檔案管理工作的重視程度，不斷總結現有問題才能提出對策，提高檔案管理工作的水平。

1 當前人才中心在畢業生檔案管理工作中存在的問題

1.1 信息技術普及程度不高

隨著科學技術水平的提高，信息化技術的發展突飛猛進，并且已經廣泛地應用到了人們各項日常工作中，這也給我們的生活和工作提供了非常便利的條件，信息技術和計算機硬件在檔案管理工作中具有著相當明顯的先天優勢，例如處理速度快、儲存量大等等。但是就實際情況總結我們發現，很多人才中心信息化水平都存在著一些缺陷，無法滿足于日益繁重的工作需要，在這種條件下，很多人才中心無論是服務質量還是服務效率都有所欠缺。很多基層人才服務中心硬件投入嚴重不足，并且很多地區學生檔案仍然以紙質檔案為主，無論是整理還是錄入都存在著一定的困難沒這也給管理工作的信息化帶來了很大的不便。

1.2 棄檔管理的問題

在學生畢業之后，檔案直接從學校轉入生源所在地，并且移交到當地的人社局，但是在實際工作中，人才中心在檔案管理工作中面臨著一些新問題。舉例來說，很多學生在畢業之后并沒有回到原籍報到，這樣一來，就導致了檔案的棄置。除此之外，很多畢業生在檔案轉入人才中心之后就不再過問，檔案更新情況嚴重落后，這也是檔案棄置的重要原因，直接給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

1.3 人員數量不夠、檔案流轉規范性不強

其實在檔案管理工作中已經出臺了一系列具體規定，相關規定中直接要求檔案的數量和專職管理人員的數量比例應該維持在1000：1，但是由于人手匱乏，并且一直以來檔案管理工作都沒有得到足夠的重視，所以實際情況遠遠沒有達到相關要求的水平。目前每年高校畢業生數量都在不斷增加，檔案管理工作也將更加繁重，所以如果不采取有效措施，這個問題將會越來越嚴重。

對于檔案流轉環節來說，很多檔案都存在著非常嚴重的不規范問題。首先在檔案轉遞的過程中，很多學校在會允許學生自行帶走，但是在報到的過程中，代辦和私自拆封檔案的問題都非常嚴重。其次，很多畢業生在移交檔案的時候過程中也存在一定的違規問題，舉例來說，很多調檔部門要求本人攜帶檔案，但是時間很短，給畢業生帶來了很大的困難。

2 加強人才交流中心畢業生檔案管理的策略

人才中心檔案管理部門在接收畢業生檔案的時候，應將這些檔案中的信息一一錄入到計算機中，同時，平時的管理工作中對于畢業生提取檔案以及遞交后續的檔案資料等新的內容，也應在計算機上面認真、細致地進行記錄，并對于檔案管理的各個流程都嚴格實行規范化的管理。

2.1 加快檔案管理電子化進度

為使檔案管理變得更加簡單并盡快實現管理信息化，在接收檔案時，人才中心應將畢業生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業生如需遞交后續檔案內容或需要提取其檔案，都應在電腦上做好記錄，規范流程，細致記錄，加強檔案管理。同時，地方政策應支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對檔案管理軟件的資金投人，購買適合縣級人才中心實際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業生提供更加優質和便捷的服務。

2.2 進一步完善檔案管理辦法

對檔案管理的辦法進行進一步的完善是提高人才中心畢業生檔案管理質量的重要途徑，而且為了更好實現檔案的規范管理管理人員應該將管理辦法統一化，通過統一歸類的辦法實現檔案的規范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時間為依據進行歸類管理，也可以采取分級分類的方式進行管理，這種方式對于數量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對這些檔案可按地區先進行一次歸類，再根據寄存時間進行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創新的情況下，能極大地讓畢業生檔案管理工作的質量和效率得到提升。

2.3 適當增加管理人員，提高其素質

應積極引進人才，按照檔案管理的相關規則和實際需求配備足夠的專職人員，切實解決目前人才中心畢業生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實現檔案管理信息化，我們應該重視檔案管理人員專業水平和信息技術的培訓和提高工作，培養出更多的專業素質過硬、工作經驗豐富又懂得信息技術復合型人才。

2.4 強化檔案流轉規范性、科學性

實現檔案流轉的科學性與規范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執行，落實到位，嚴格相關的流程和手續，對于流轉過程中的違規和錯誤現象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。結束語綜上所述，我們應正確面對目前人才中心畢業生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實實現畢業生檔案管理質量和效率的全面提升

3 結束語

經過前文總結，我們不難發現，當前在畢業生檔案管理工作中存在著不少問題，需要我們提高對檔案管理工作的重視程度，這也是很多人才服務中心所需要面對的重要課題。首先需要相關財政部門對人才服務中心給予足夠的支持，提高經費投入，從軟件設施和硬件設施雙管齊下，提高信息化建設水平，同時也要提高檔案管理工作人員的業務素質，能夠勝任當前越來越繁重的檔案管理工作，這樣才能不斷提高檔案管理工作的便利性。

參考文獻

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