高校學生檔案管理工作面臨的問題及對策研究

聞靜

摘要：本文從闡述了高校學生檔案管理工作面臨的問題，并提出了學生檔案管理工作問題的應對策略，以優化學生檔案管理效果，提高學生檔案的利用率。

關鍵詞：高校；學生檔案管理；問題；對策

高校學生檔案能夠反映學生在高校學習期間的各種表現，是我國人事檔案管理的起點。高校學生檔案管理直接影響著高校學生的未來發展。因此，高校必須加強對學生檔案管理工作的重視，做好學生檔案管理工作。然而，受傳統高校管理的影響，有些高校的學生檔案管理工作仍存在著重視程度不夠、制度建設滯后、缺乏專業人員等問題，檔案管理工作不夠科學規范，學生檔案利用效率不高。針對這些問題，高校積極探索學生檔案管理工作的科學途徑。研究高校學生檔案管理工作面臨的問題及對策不僅能夠提高學生檔案管理工作效率，而且對高校服務質量的提升有著直接意義。

一、高校學生檔案管理工作面臨的問題

1.重視程度不夠

有些高校缺乏對學生檔案管理工作的重視，將管理重點放在科研和教學工作方面，十分重視教師隊伍建設和科研項目建設，強調校園安全保護工作與硬件設施建設工作，而忽視了學生檔案管理工作。在這種情況下，高校的檔案管理意識不強，沒有積極完善學生檔案管理體制。并且，現階段，很多高校的學生檔案管理部門歸屬不統一，有些學校將學生檔案管理工作交給組織人事部門，有些學校將學生檔案管理工作交給學生處，有些學校將學生檔案管理工作交給招生處，缺乏對學生檔案的統一管理。

2.制度建設滯后

現階段，很多高校都沒有積極制定關于學生檔案管理的相關規定，學生檔案管理缺乏科學規范的管理流程和管理制度。在這種情況下，學生檔案的收集、整理、歸檔、借閱、利用等都沒有明確的規章制度要求和統一的標準，學生檔案資料不全，檔案收集和歸檔十分隨意，缺乏對檔案的科學管理。另外，還有一些學校沒有對學生檔案進行科學整理，導致學生檔案中存在著一些虛假信息，嚴重影響學生檔案的利用，甚至會對學生未來就業產生不良影響。

3.管理方式陳舊

現階段，很多高校的學生檔案管理工作仍采用傳統的手工操作的紙質化管理模式，管理方式陳舊。具體來講，很多高校依靠輔導員和院系秘書的手工操作來管理學生檔案，工作效率較低，時間花費較大，很容易出現錯誤。并且，部分輔導員和院系秘書會利用職權之便更改學生檔案來謀取經濟利益，嚴重影響學生檔案的真實性。另外，在高校擴招政策下學生檔案數量越來越多，檔案管理工作量也越來越大，需要高校使用現代化、信息化的管理方式。然而，目前高校手工操作管理模式嚴重阻礙信息化檔案管理的開展，管理方式陳舊。

4.缺乏專業人員

目前，高校十分缺乏專業的檔案管理人員。大多數高校的檔案管理崗位都是由輔導員或院系秘書兼任的。而輔導員和院系秘書缺乏對專業的檔案管理知識和技術的系統學習，檔案意識不強，檔案管理缺乏專業性。并且，輔導員和院系秘書還要承擔其他工作，難以集中精力進行學生檔案管理，學生檔案管理工作效率不高。另外，很多高校的學生檔案管理缺乏對學生檔案的編研和開發利用，僅僅將學生檔案放在柜子應付上級檢查，沒有將學生檔案應用在學生就業和發展的過程中。

二、高校學生檔案管理工作的對策

1.更新檔案管理觀念

高校學生檔案管理工作應積極更新檔案管理理念，引入現代化管理觀念，開展現代化管理。為此，高校應加強對學生檔案管理工作的重視，充分認識到學生檔案管理工作對學生發展和學校管理的重要性，將學生檔案管理工作納入學校管理體系，制定明確的學生檔案管理目標，統一規定學生檔案管理的歸屬部門，加錢對學生檔案的統一管理。并且，高校應積極樹立電子化、網絡化的管理理念，不斷提高學校管理人員的檔案意識和信息意識，鼓勵檔案管理人員運用信息技術開展學生檔案管理工作，提高學生檔案管理效率。

2.加強制度建設

健全的制度是高校學生檔案管理工作的重要保障，因此，高校應加強學生檔案管理制度建設，形成完善學生檔案管理制度體系。為此，高校應積極明確學生檔案管理部門，并規定學生檔案管理部門的職責，確定學生檔案管理工作內容和工作范圍。并且，學生檔案管理部門應對檔案進行及時歸檔，確保學生檔案材料的連貫性好全面性。另外，高校應制定統一的學生檔案存檔標準，明確各類學生檔案的內容，防止學生檔案內容殘缺。最后，高校應制定學生檔案接收、管理、存放、傳遞、利用等各方面的規定，確保學生檔案材料的安全性與真實性。

3.改進管理模式

在信息技術時代，高校應積極改進學生檔案管理模式，開展信息化學生檔案管理。為此，高校應積極改革學生檔案管理手段，購置計算機設備，完善計算機網絡，加強信息技術在學生檔案管理中的應用。并且，高校應積極建立學生誠信檔案信息系統、心理檔案信息系統、學籍檔案信息系統、貧困生檔案系統等，采用電子檔案的形式對學生信息進行保存，便于學生檔案信息的檢索和管理，進而提高學生檔案的管理效率。

4.提高管理人員素質

高素質管理人員能夠有效提高高校學生檔案管理工作質量，因此，高校應不斷提高學生檔案管理人員的素質。而學生檔案管理工作具有較強的原則性、政策性和服務性特征，要求管理人員具備愛崗敬業精神、過硬的政治素養、專業的管理技能等，熟悉檔案學、檔案保護技術、檔案管理等專業知識，掌握基本的信息技術操作。為滿足這些要求，高校應加強對學生檔案管理人員的管理技能培訓、信息技術培訓、檔案專業知識培訓，提高管理人員的學生檔案管理水平。

參考文獻：

[1]高校學生檔案管理存在的問題及解決對策[J].李婷.黃岡職業技術學院學報. 2016（02）

[2]高校學生檔案管理作的問題及對策[J].王秀君.山東檔案.2015（06）