基于現代會計信息系統的會計處理流程解析

■//周 虹

會計處理流程是連接企業業務流程和管理流程的橋梁，通過從業務流程中采集數據，加工后生成企業管理活動所需的信息，來支持企業的管理活動。會計處理流程的設計思想、數據的采集方法及效率、加工的正確性和有效性，都與其實現手段——會計信息系統（AIS）密切相關，并將直接影響到企業管理活動的質量和效率。

一、AIS演進對會計處理流程的影響

隨著企業管理理念和信息技術的不斷發展，AIS也在實現其自身的動態變革，并對會計處理流程產生相應影響。企業信息化初期，AIS是局限于企業財會部門專用的信息系統（即部門級AIS），其建設目標只是為了實現會計核算的自動化，提高財務部門的財務核算、管理和決策的能力。由于部門級AIS中各核算子系統之間彼此分隔并形成以子系統為單位的一個個信息孤島，會計處理流程的變化也僅僅是實現了手工會計工作的自動化，缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性。會計處理流程與管理流程脫節，不能利用會計信息對生產經營活動過程進行實時控制。

在20世紀90年代后期，我國部分企業的信息化進入了中期發展階段——企業管理整體信息化階段，相應的，AIS發展為諸如ERP應用系統環境下的企業級AIS。企業級AIS中會計信息的采集、存儲、處理和傳輸嵌入在業務執行處理系統中，會計處理流程也發生重大變化，需要建立新的系統規則和進行功能定位。在現代技術的發展下，信息系統下的會計處理流程不僅可以提高會計事務處理的自動化和效率，還能夠從各業務處理中實時和自動地提取出有效的會計、財務、業務等綜合管理信息以支持企業各層級管理特別是高層決策的需求，從而提升企業內部會計管理工作的價值。相應的，財會人員在處理財務活動時，能夠實時監控業務活動，隨時反饋和提供各類決策相關信息，由原來的記錄員變身為控制員。

在我國會計信息化普及浪潮下，許多企業花費巨資購買了ERP系統，但其會計處理流程的相應改進卻差強人意。信息技術的發展為會計流程的改進提供了技術支持，但各單位的信息化實現水平和實施效果各不相同。因此，本文通過對ERP環境下的會計處理流程進行簡明剖析，有助于財會人員理解企業級AIS下會計信息的來源及傳遞過程，理清各單據的流轉環節及單據流中的勾稽關系，從而更好地提供財務信息和進行財務監督。

二、現代會計信息系統中的財務業務一體化思想

作為整個企業管理信息系統的一個有機子系統，企業級AIS突破了以往僅為財會部門服務的狹窄視野，通常作為MRPⅡ、ERP等系統的一個模塊出現，實現了與其他業務系統的集成。其主要特點是從管理變革視角出發實現了財務與業務一體化的管理，從信息技術視角出發實現了企業內的信息和過程的集成。在財務業務一體化思想下，AIS能夠在業務系統中隨著業務活動的推進實時并自動采集多數會計原始信息，并自動生成記賬憑證和完成自動記賬。這既是一種跨系統合作處理，也是一種實時、同步的信息處理模式。也就是說，在業務完成中，財務和業務在工作流程上也實現了一體化。

會計處理流程與業務流程的融合具體可以體現為信息和職能兩方面的融合。從信息的融合看，財務數據的生成與業務事件的發生同步。企業級AIS中的子系統可以分為兩大類：業務處理子系統（與業務循環緊密聯系）以及總賬及報表子系統（專門生成財務結果）。各特定功能的業務處理子系統直接與業務活動相聯系，從業務處理過程獲得業務數據和信息，然后應用特定的方法和規則作出確認、計量、記錄、分類，最后將其核算結果傳遞到總賬及報表子系統。例如在采購管理子系統錄入處理采購發票后，就可以在應付款子系統根據采購發票和自動轉賬分錄模板自動確認應付賬款的憑證并傳遞到總賬系統。這樣，業務發生時產生的各項數據能實時為各業務處理子系統采集，并且不需要經過轉抄或傳遞，自動生成記賬憑證進入總賬子系統，保證了財務數據的及時性和準確性。而且由于數據直接來源于各業務單據，能夠追查到業務發生的來龍去脈。企業的業務活動與AIS各子系統的對應關系可見圖1。

從職能的融合看，財會人員將與業務人員共同參與業務過程，甚至能夠在業務執行中進行事前、事中控制。僅以采購付款業務為例，財務審核是因為有了單據（如采購發票、運費發票等）就付款，那為何會有這些單據？為何是這些單據？單據中的價格是否合理？這些單據流轉多次后才到財務，會經過哪些部門，并體現在相應部門的何種賬表中等等都將進入財會人員的工作視野。這樣，財會人員將改變其工作范圍，將工作擴展到企業業務過程，有助于實時控制事中業務并處理風險。財務人員甚至會參與到企業戰略制定，參與制定業務處理規則，實現從核算向管理和控制的轉變。

圖1 AIS與業務過程的關系

三、現代會計信息系統中的會計處理流程詳析——以采購入庫和成本分析為例

（一）采購及入庫業務

企業級AIS的各子系統中每個業務單據之間、業務單據與業務基礎資料和管理資料之間的聯系形成了一個全面而嚴密的信息網，不斷傳遞和接受著來自其他子系統的各種業務信息。

以采購活動為例，其主要的業務流程如下：請購部門提出申請，采購部門批準采購，檢查在貨清單，選擇供應商，簽訂采購訂單，獲取發貨通知，收到物料，庫存部門驗收入庫，財務部門確認采購成本，支付貨款（銷售及出庫業務與之相似，相當于是采購入庫業務的逆過程，本文不再贅述）。

財務數據的生成過程如圖2。圖2虛線以上部分為物流過程，虛線以下部分為資金流過程，兩者同時進行，就像硬幣的正反兩面，相輔相成，共同完成采購入庫業務。在業務單據流轉過程中各業務子系統在業務完成結果后生成記賬憑證，匯總到總賬部門生成財務數據。

在采購入庫業務中，財會人員的工作不再是被動接收單據并進行事后確認采購結果的閉門造車活動，而是保持同各個相關業務部門信息的實時溝通。可以在業務執行過程中參與管理活動。財務部門應會同采購部門編制采購預算和資金使用計劃；關注由于采購材料質量問題引起的產品成本失控；關注產品成本中的材料成本差異分析，改進采購工作。

圖2 采購入庫業務會計信息處理流程

（二）成本核算業務

傳統的部門級AIS在處理成本業務時必須把倉庫、生產和人事等部門提供的生產領料單、其他出庫單、生產任務單及考勤等手工數據進行重新整理并輸入系統。工作量巨大，數據冗余多，通用化的成本核算子系統難以在部門級AIS中得到實施。而企業級AIS中成本核算子系統與存貨核算、庫存管理及生產計劃等子系統集成，成本數據在生產環節產生時就可以實時傳遞到成本核算系統，極大地減輕了成本系統的日常輸入數據量，也杜絕了數據的不一致現象，便于及時控制成本。如：材料費用數據來自庫存子系統的生產領料單；折舊費用來自固定資產子系統的折舊清單；人工費用來自工資子系統的工資明細表；投入產量來自計劃管理子系統的生產任務單；完工產量來自庫存子系統的產品入庫單等。

有了計算產品成本的基礎數據，還要明確產品成本計算方法。ERP環境下的AIS中計算產品成本多采用成本累加計算法，系統把產品結構中各層次物料的成本，按低層累計和本層發生的材料費、人工費和變動及固定間接費以及合計值分別列出，用成本物料單（即costed BOM）的報表形式表示。成本物料單能詳細地表達每一種物料的各類成本費用，又可以表達每一層的物料價值，對分析成本構成，尋求降低成本的切入點都提供了充分的信息。

新環境下的財務人員需要了解企業產品結構與工藝路線，明白加工單如何在各道工序間流轉，生產排程及工時底數的設計等等。進行成本分析時要從成本結構、成本類型及不同期間成本三種角度對成本升降原因進行分析，生成分析報告，為企業的成本決策提供重要的信息。其中，成本結構分析可以提供企業成本的構成情況，知道企業控制成本的重心；成本類型分析，可以掌握企業成本控制的力度；不同期間成本的對比，可以掌握企業成本的變化和重大影響因素。

本文在此通過分析較典型的訂單成本核算方法來進行成本核算會計處理流程的說明。在財務業務一體化的信息系統中，每一種制造物料（包括半成品、產成品）的加工和裝配都要生成相應的生產訂單，通過生產訂單來進行管理。在生產的過程中，按照業務發生的先后順序，實時地將生產領料、工時核算、產成品或半成品入庫業務集成到財務，及時地計算生產成本并分析成本差異，而不是到月末或整個產品完工時才計算產品成本。流程如圖3。

圖3 訂單成本核算分析流程

四、現代會計信息系統中的會計處理流程對企業管理的深遠影響

企業級AIS能夠在會計處理流程中實時采集到影響企業資產、負債和所有者權益構成的經濟事件的財務信息，因而不僅能做大事后分析和決策，還可進行有效的事中控制。在ERP環境下，AIS已經實現了和企業管理信息系統的高度集成，會計工作的重點也將由財務會計轉向同時重視財務會計和管理會計工作。如何根據本企業的管理方式、行業特點等因素，結合企業的業務流程改進會計處理流程，是建立ERP系統后企業必須面臨的問題。充分利用企業級AIS的強大優勢，對會計流程進行重組優化，將提高數據傳遞水平、數據利用能力，能夠協助管理者解決具有多樣化和不確定性的問題，從而提升企業整體管理水平。

參考文獻：

[1]楊周南.會計信息系統——面向財務業務一體化〔M〕.北京：電子工業出版社，2010.

[2]關萍，王偉國.基于事項憑證的財務業務一體化會計核算流程的應用〔J〕.商業會計，2010（10）.

[3]丁文將.基于流程管理的企業會計流程重組探析〔J〕.財會月刊，2017（04）.

[4]王風華.不同ERP應用模式下的會計處理流程與審計流程分析〔J〕.財會月刊，2011（03）.

[5]寧云才，蘇士勇.也談ERP軟件中的財務業務一體化〔J〕.財務與會計，2009（04）.