淺談醫院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷與對策

高毓謙

摘 要：在新環境的背景下，醫院文書檔案管理工作非常重要。特別是當前互聯網科技的快速發展以及無紙化辦公的嚴峻考驗下，提升醫院文書檔案管理工作水平，促進文書檔案有序存檔，更好滿足醫院檔案管理與衛生管理體制變化的矛盾需求，發揮檔案無可替代的作用是當前醫院檔案管理者亟須思考的問題。

關鍵詞：文書檔案;檔案管理;對策

引言

當今社會，文書檔案管理是一個企業建設與發展的核心，具有較強的技術性、服務性以及監督性。在實際生產管理中，所有企業發展都會涉及文書檔案管理工作。該部分內容可以使企業單位的文書檔案管理更加規范、科學。尤其是新時期發展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業管理水平，同時現代化的管理手段也可以使企業檔案管理更具合理性與時效性，是企業未來發展的重要條件。

1 醫院文書檔案管理在新時期呈現出的新特點

眾所周知，文書檔案管理有兩大特點：其一是收集和保存資料;其二是其載體呈現出豐富的多樣性特點。就現階段醫院現狀來看，醫院的經營、醫療衛生和科學研究工作，占據了醫院工作的絕大部分時間。然而，醫院文書檔案管理，并沒有放在重要的位置上。醫院對文書檔案的管理工作支持力度不大，缺乏有效的資金投入，文書檔案管理的信息化設施、設備等也不夠健全和完善，嚴重阻礙了醫院文書檔案的管理工作。從人才引進來看，現在的醫院往往高度重視高技能人才的引進，但對檔案管理方面的人才缺少引進的力度。很多醫院沒有設立專職的檔案管理員，導致文書檔案管理工作效率低下且水平不高。這些因素都嚴重阻礙了醫院文書檔案管理的建設和發展。進入新時期，隨著信息化建設的不斷增強，尤其是伴隨大數據的發展和應用，醫院文書檔案為領導提供各項重大決策參考依據的職能越來越明顯。但是由于檔案系統長期處于停滯不前的不完善狀態，文書檔案管理已經與新時期醫院發展的步伐完全不相適應。

2 醫院文書檔案管理中存在的問題

2.1醫院整體檔案管理意識淡薄

在醫院各種類型的檔案中，現階段就整個衛生行業來說，醫院更加重視病例檔案的存檔管理工作，同時隨著互聯網的發展，電子病歷檔案也得到了推廣。但是，這就造成了對于醫院文書檔案的管理工作的重視程度不夠，醫院整體檔案管理意識淡薄的情況。根據現階段施行的《醫療事故處理條例》，當醫院面對醫療事故案件處理時，能夠起到舉證作用的不僅僅包括病歷檔案，同時也包括了文書檔案。當處理醫院相關醫療事故時，往往還需要參考文書檔案中有關醫院紅頭文件的記載、規章制度的制定、各種下設委員會小組的職能、人事任免制度、財務審計檔案以及物資設備采購等相關規章檔案文件等。隨著醫院日常經營管理中的事務越來越繁雜，這就導致醫院管理者檔案意識淡薄與文書檔案需求增長之間不平衡的矛盾。

2.2文書檔案收集與歸檔管理人員的素質不高

（1）工作人員安于現狀，沒有工作目標。在工作中，工作人員對待文書檔案收集和歸檔工作沒有責任心，聽之任之，對許多文件隨處擺放，沒有分門別類予以歸檔。（2）工作人員對文書檔案收集和歸檔工作存在偏見。許多工作人員對待檔案管理工作存在偏見，認為檔案管理工作就是簡單的整理文件。這種錯誤的認識導致其在工作中往往缺乏上進心。

2.3檔案管理制度不具體

第一，部分醫院并未意識到檔案管理工作的重要性，即使設立了相應的管理機制，但未針對其中細節問題予以闡述，僅僅簡單予以概括說明。第二，在構建檔案管理機制的過程中，沒有從醫院實際情況來出發，導致所構建的機制與實際管理相差甚遠。第三，由于醫院在構建管理機制時，沒有專門針對檔案管理人員進行規范，使得部分管理人員出現懈怠的情況，這使得醫院檔案管理工作的質量大打折扣。

3 完善醫院文書檔案管理的對策與建議

3.1增強醫院整體的檔案管理意識

檔案管理規章制度的貫徹落實離不開醫院每位職工檔案管理意識的提高，這就需要做好檔案管理工作的宣傳工作。在醫院日常管理過程中，要采用多種形式的檔案工作宣傳方式。可以通過采取講座的形式，以個別醫療事故案例為樣本，講述醫院文書檔案在處理醫療事故糾紛時發揮的財務、績效、法律效力作用等。同時，加大對醫院檔案管理人員的培訓工作，定期召開檔案管理技能知識的學術性講座，通過建立相應的溝通平臺，及時解答檔案管理過程中產生的問題。

3.2完善知識結構，提升文書檔案管理人員的業務能力

工作人員的專業素質，是保證文書檔案管理工作順利開展的關鍵。一方面，醫院要不斷加強對專業文書檔案管理人員的引進和培養，形成合理、有梯度的人員隊伍結構以及科學、完善的知識體系。與此同時，醫院要注重加強文書檔案管理人員的業務技能培訓，從檔案的收集、歸類、梳理、登記、存儲、借閱流程等諸多方面進行系統、完善的組織培訓，切實提升文書檔案管理人員自身的專業能力和工作水平。另一方面，醫院要全面實施“走出去”的培訓發展戰略，積極組織各單位、各部門的文書檔案管理人員參加社會組織的相關專業技能培訓和學習，不斷健全和完善相關的專業知識結構，全面學習檔案管理的專業知識，與時俱進，不斷增強檔案管理的新技能。

3.3創新文書檔案管理制度

首先，企業要將現代化的發展要求與國家相關法律制度進行結合。其次，要對傳統的文書檔案管理制度進行創新與修改，使文書檔案更加規范化、科學化、靈活化，改善傳統文書檔案繁瑣、不及時等管理現狀。最后，要構建現代化的管理制度，要根據企業發展不斷創新文書檔案管理方式，要有計劃、有目的地對現有文書檔案進行分類、修編、保存，從而有效推進企業文書檔案管理制度的創新與實施。

結語

綜上所述，醫院文書檔案管理工作雖然面臨著種種問題和嚴峻復雜的衛生事業環境挑戰，但是檔案管理工作是醫院發展和管理水平的直接體現，因此要努力提高檔案管理工作的質量，創新檔案管理工作方法，促進醫院文書檔案發揮不可替代的作用，為醫院的衛生事業發展貢獻一分力量。

參考文獻

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（作者單位：榆林市第一醫院）