論高校大型體育賽事的檔案管理工作

公維臣　郭東曉

【摘 要】闡述了高校大型體育賽事檔案管理的現狀，指出了高校大型體育賽事檔案管理存在的問題，提出了高校大型體育賽事檔案管理的方法和要求。

【關鍵詞】大型體育賽事；體育檔案；檔案管理；方式方法

中圖分類號：G251.6 文件標識碼：A 文章編號：2095-2457（2018）04-0185-002

On the File Management of Large-scale Sports Events in Colleges and Universities

GONG Wei-chen GUO Dong-xiao

（1. College of Sports and Art， Shandong Agricultural University， Taian， Shandong 271018， China；

2. Taishan Nursing Vocational College， Taian， Shandong 271000， China）

【Abstract】This paper expounds the status quo of the archives management of large-scale sports events in colleges and universities，points out the problems existing in the archives management of large-scale sports events in colleges and universities，and puts forward the methods and requirements for archives management of large-scale sports events in colleges and universities.

【Key words】Large-scale sports events；Sports files；File management；Methods and methods

體育工作是高校工作的重要組成部分，隨著高校體育事業的蓬勃發展和場館設施的的不斷改善，大型的體育賽事陸續走進高校校園，這不僅提高了學校的知名度，活躍了高校的校園文化氣氛，也給高校體育的發展帶來了新的生機和活力。部分高校為了在大型賽事中一展本校的體育風采，在承接大型的體育賽事、組建高水平運動隊、引進體育人才、組建高水平的教練團隊、以及資金投入等方面做了大量工作。高校也培養了很多國家級的優秀運動員，在運動訓練、運動管理等方面也積累了很多經驗。競技體育越來越受到高校，甚至是一些國內名校的重視。正是由于各大高校對體育賽事的重視和國內知名高校的不斷加入，使得高校體育的運動水平越來越高，成績、名次的競爭也越來越激烈。如今要想在體育比賽中獲取優異的成績，絕非易事。新形勢下，如何記載高校體育發展的歷程，保存并記錄下那些激動人心的競賽場面，完美的再現斬金奪銀的瞬間，那就必須全面細致的做好體育賽事的檔案管理工作。

1 學校體育大型賽事檔案管理的現狀

談學校體育大型賽事的檔案管理工作之前，我們先了解一下高校的檔案管理工作。從目前高校檔案管理情況來看，各高校都非常重視檔案工作，特別是 2008年9月1日新的檔案管理辦法施行以來，大部分高校都設立了檔案管理行政編制，配備了具有一定專業素質的專職檔案管理人員和先進的網絡檔案管理系統，制定嚴格的檔案管理制度，建成了設施網絡化功能智能化、管理制度化的現代化檔案館，學校的檔案管理工作有序穩步的進行。從技術層面上講，建立體育大型賽事的檔案入檔工作不是一件困難事。然而，體育工作中產生的檔案除人事、教學、科研、學籍、財務、基礎設施等，按照學校的統一要求，有各自的主管部門組織入檔外。其他體育活動，比如組織和參加大型體育賽事的檔案，就很少入檔。體育檔案的管理現狀，與高校檔案管理的水平和體育事業的快速發展水平極不相稱，存在著諸多問題亟待解決。

2 體育大型賽事檔案管理存在的主要問題

（1）對體育檔案管理的認識不夠充分，檔案意識淡薄。組織一次高水平的體育比賽，參賽各隊從賽前集訓、組織報名、到參賽整個過程都要進行刻苦的訓練和精心的準備。承辦一次大型體育賽事，從賽事籌備、開、閉幕式的表演、比賽過程、以及頒獎等方面，也要進行認真籌備。組織者想方設法也要把競賽過程搞得是轟轟烈烈，熱熱鬧鬧，井井有條。但比賽結束后，無論是參賽方還是組織方，大都忽略賽后的檔案入檔工作，成功的賽事留不下有價值的信息資料，造成一些珍貴的體育賽事資料丟失。以山東農業大學為例，近幾年來學校先后承辦或參加過《華東區高等農業院校第十二屆田徑運動會》、《第三屆CBA青年隊與CUBA球隊對抗賽》、校籃球隊多年蟬聯山東省大學生籃球賽冠軍，連續十幾年參加北方賽區的比賽，兩次打進全國CUBA的總賽、2017 年校籃球隊和田徑隊隊員，代表山東省參加第十屆全國大學生運動會，男籃獲第五名，男子三級跳遠獲得銅牌，取得驕人的成績。像承辦或參加這樣的比賽，賽后應該認真組織材料，提交給學校檔案館存檔，形成行政性的文件，以便將來查詢。然而，由于我們對檔案管理認識不夠深刻，忽略了這些大型體育賽事的檔案入檔工作，在校檔案館里查不到任何信息。這樣的大型賽事活動，如果不去整理存檔，將來他只能成為人們之間流傳的故事，隨著時間的流逝而消失。因此，我們必須重視大型體育賽事的檔案管理工作，及時組織材料入檔，形成具有行政意義的檔案材料。

（2）缺少專職的檔案管理人員。檔案管理新辦法出臺以后，各高校雖然對檔案館的硬件設施和軟件系統都進行了補充，但缺乏有專業素質的檔案管理人員的狀況，卻始終沒有得到改善。以山東農業大學為例，學校屬百年老校，下設17個二級分院有在校生33757人，教職工2677人，檔案館建筑面積2000多平方米。這樣規模的高校，檔案館只有4名員工，而且大部分是非檔案管理的專 業人員。學校二級學院不設檔案室。檔案管理人員配置不足，工作量大，嚴重制約了學校檔案管理工作的發展，對檔案管理中非主流科目的體育賽事檔案管理影響就更大了。

（3）高校檔案管理系統除了像人事處、科研處、教務處、財務處、學工處等主要部門有自己的分賬號，能直接和檔案館進行檔案業務往來外，其他二級學院沒有分賬號，不能通過檔案管理系統直接和檔案館進行業務聯系，從某種意義上講也影響和制約了體育的檔案管理。

（4）責任不明確。大型賽事的檔案整理工作由哪個部門具體負責，是組委會、辦公室、檔案館、還是資料管理員，責任不夠明確，沒有人去組織整理賽事材料，也就無法完成大型體育賽事的檔案入檔工作。

3 做好高校體育大型賽事檔案工作，需從以下幾個方面進行

3.1 充分認識體育檔案管理的重要性

管理好體育檔案，是對學校體育歷史的傳承和發展；是對學校體育工作者辛勤付出的尊重；也是對體育工作者的鼓勵與鞭策；是廣大師生的精神食糧；是學校迎接檢查和評估的第一手資料；大型體育賽事只有建檔立案，才能保證它的長久性、行政性以及鮮活的生命力。每當我們把體育檔案中的美好片段，特別是我們取得輝煌戰績的比賽視頻展現給廣大師生的時候，它必將激勵我們的學子，更加熱愛自己的母校，增強學生的自豪感和凝聚力，以更加飽滿的熱情投入到學習和生活中去，這就是體育賽事的魅力。因此，我們必須做好大型體育賽事的檔案保存工作，保護好我們的體育成果。

3.2 配備專職或兼職的檔案管理員

首先，高校體育檔案管理是一項專業性很強的工作，它需要檔案管理員既要由檔案管理方面專業知識，同時還要 有雄厚的體育理論基礎，并能夠深刻解讀大型賽事的內涵，它要求檔案管理員，不僅有高度責任感和使命感，還要有認真負責的工作態度。因此，選擇懂體育，敢擔當，有責任心的人去履行檔案管理員的職責，通過檔案管理員與學校檔案館進行業務溝通，完成體育專業與檔案管理專業的對接，充分挖掘和利用現有的檔案管理資源，完成大型體育賽事的檔案歸檔工作。人員選擇，可以是辦公室人員，也可以是賽事組委會人員、還可以是資料管理員。其次，增加硬件設施，為檔案管理員配備計算機、攝像機、照相機等電子設備要配備，以便采集和整理體育賽事信息，也方便與檔案館的業務互通。最后，要對檔案管理員進行業務培訓，使其盡快適應本工作。

3.3 制定大型賽事檔案管理的辦法

1）要明確責任；體育檔案的管理工作有檔案管理員負責，歸檔所需的所有材料由檔案管理員收集、鑒定、統計、整理，并將整理好的檔案材料在規定的時間內上傳學校檔案館，有檔案館的人員進行歸檔、保管和提供利用。

2）大型賽事的定位：大型賽事是指省級或省級以上政府、學校主管部門、體育協會等組織的比賽、同級別之間的邀請賽、學校傳統項目（比如田徑）的比賽等。

3）大型賽事歸檔需要收集的材料（1）關于批準承辦賽事的批復文件。（2）籌委會、組委會領導成員名單。（3）特邀嘉賓名單。（4）組委會工作計劃和重要活動方案。（5）競賽規程總則，競賽總日程表，各單項競賽規程。（6）賽事總成績冊、秩序冊，各單項成績冊、秩序冊、最終排名。（7）運動員資格規定、審查辦法，運動員資格問題處理決定。（8）運動員報名手冊，技術代表、技術官員、運動員名冊；（9）總成績冊，每日成績公告。（10）影像資料主要包括開閉幕式、頒獎、各種會議、各種重要活動、以及比賽過程中產生的音、像材料。（11）組委會和競賽委員會的賽后總結。（12）若有會徽、會旗、吉祥物請詳述制作方案，并配以實物。（13）值班醫生和值班保安人員名單。

4）將收集和整理好的檔案材料，分別以電子版和實物的形式上報校檔案館由檔案館管理人員整理、設計、存檔，以備后用。

3.4 采取“亡羊補牢”的方法，對以前承辦或參加過的還沒有進行存檔的大型體育競賽檔案，進行挖掘式補充整理。主要是通過教練員和運動員回憶，結合獎杯、獎牌、以及舉辦賽事的相關文件等實物，對大型體育賽事的信息材料進行發掘整理，補齊檔案材料，并建檔立案。

近幾年來，高校已培養多人代表國家隊在國際比賽中摘金奪銀，體育職業聯賽中也有高校培養出來的體育明星。隨著我國體育改革的不斷發展和體育人才選拔途徑的不斷完善，高校體育已經成為我國體育事業發展的重要組成部分和優秀運動員成長的沃土，創建全面合理的高校體育檔案管理體系，做好大型體育賽事賽事的檔案入檔工作勢在必行。我們必須以科學、嚴謹、勇于擔當的精神和對高校未來體育發展負責的態度，做好高校大型賽事的檔案管理工作。

【參考文獻】

[1]宛鐘娜.高校體育檔案管理的現代化路徑分析，2016（4），77-79.

[2]楊曉蘭.如何做好高校體育檔案管理，2008（8），12.

[3]南京市體育局關于印刷《重大體育賽事（活動）歸檔管理辦法》寧體發〔2016〕70號.