大數據背景下電子信息檔案管理的創新途徑

劉鵬

摘 要 電子信息檔案管理對穩定我國各行各業的發展具有非常重要的現實意義，最大程度的保障了企業主、商戶、事業單位、公民的根本利益。傳統的電子信息檔案管理存在諸多不足和漏洞，隨著社會的不斷發展，電子信息檔案管理方式也需要與時俱進，不斷創新。本文針對電子信息檔案管理的創新路徑作如下分析。

【關鍵詞】大數據背景 電子信息檔案管理 創新研究

本文從電子信息檔案管理的重要性、傳統電子信息檔案管理路徑的不足、電子信息檔案管理的創新路徑和電子信息檔案管理工作的未來發展四個方面具體闡述大數據背景下現代電子信息檔案管理工作的創新策略，具體如下。

1 大數據背景下電子信息檔案管理的重要性

1.1 保障企事業單位的信息安全

電子信息檔案中必然會包括關于企事業單位的重要信息，有不少信息還具有高度的法律效力，如若丟失或損壞，將會直接影響企事業單位機構的正常運轉，造成非常不良的社會影響，因此，開展有效的電子信息檔案管理工作是非常有必要的。

1.2 有利于我國各行各業的健康穩定發展

電子信息檔案管理工作旨在保存重要的電子信息檔案信息，這些信息有時會影響我國各行各業的發展狀態和發展方向，因此，開展科學、高效的電子信息檔案管理工作，將有利于我國各行各業的健康穩定發展。

1.3 保護公民信息，保障社會安定

現在公民的大部分信息都是按電子信息檔案的形式存儲在計算機中，這些信息常常關乎公民的隱私，一旦外泄將會給公民造成非常大的困擾和不便，一些不法分子也可以借用公民信息實施違法犯罪活動，不利于社會的和諧、穩定發展，因此，開展有效的電子信息檔案管理工作是非常有必要的。

2 傳統電子信息檔案管理路徑的不足

2.1 較為純粹的人為管理方式，費時費力

中國的廉價勞動力比較多，因此在傳統的電子信息檔案管理工作中，常常以人力彌補管理不足的情況是十分常見的。傳統的電子信息檔案管理方式是一種較為純粹的人為管理，檔案管理員需要把海量的電子信息檔案集中管理起來，是非常浪費時間和精力的，而且由于是人為管理，難免會出現不少的管理失誤，埋下不小的檔案信息數據隱患。

2.2 較為落后的零散管理模式，造成重要資料不全

傳統的電子信息檔案管理模式多采用零散管理，因為這樣可以最大程度的節省管理成本，但是這種零散管理模式也有非常致命的缺陷，那就是容易造成資料不全，例如需要調取某一電子信息的全部資料時，需要往返于多處地方，才能把資料收集完整，有時候還會因為部分資料丟失而使得電子信息資料不全。

2.3 電子信息檔案登記信息不細致，易造成資料丟失

電子信息檔案登記信息是反映電子信息檔案管理情況的重要數據，但是傳統的電子信息檔案登記信息并不細致，這就容易造成重要資料在歸檔、出借時丟失、錯亂。而且傳統的電子信息檔案登記也是通過人為完成，管理載體雖然是計算機，但綜合（一）情況來看，電子信息檔案登記信息本身就存在極大的不安全性，造成重要資料丟失的概率也會增加。

2.4 海量電子信息檔案資料難以做到精細化管理

隨著我國社會的不斷發展，社會信息總量也越來越多，相應的電子信息檔案資料也越來越多，這些海量的電子信息檔案資料如果只用傳統的管理方法，必然會因為顧此失彼而破壞甚至丟失，這就使得許多重要的電子信息檔案資料難以做到精細化管理，違背了電子信息檔案管理的初衷和宗旨。

3 大數據背景下電子信息檔案管理的創新路徑

3.1 電子信息檔案管理工作中應用大數據技術

大數據技術即是可以高效、準確處理海量數據的技術，是現代科技發展的重要產物，如今，越來越多的行業中都引入了大數據技術，借此管理海量數據并分析重要信息。大數據技術作為新型的數據管理技術，已經成為提升我國數據管理水平的重要力量，與時俱進的引入大數據技術，借此管理海量的電子信息檔案，可以在很大程度上節約人力物力，提升管理效率。

3.2 采取更有效的集中管理模式

與分散管理模式相比，集中管理模式雖然增加了管理成本，但是可以最大程度的保障電子信息檔案資料的完整性，如今，隨著互聯網技術的不斷發展和計算機存儲能力的不斷增強，實現電子信息檔案資料的集中管理已經不是什么難事。

3.3 由傳統紙質化管理到“紙質+電子”化管理

傳統紙質化管理有其固定的管理優勢，但是無法保存海量數據，與之相比，電子數據管理不僅能夠保存海量數據，還能實現數據的增、刪、改、查功能，而且效率非常快。因此，電子信息檔案管理載體需要完成由傳統紙質化管理到“紙質+電子”化管理的過程，融合紙質化管理和電子信息化管理的優勢，提高電子信息檔案管理效率和質量。

3.4 制定明確、詳細、具體的電子信息檔案登記過程

（1）電子信息檔案登記過程必須要明確，即不能同時存在多個互相矛盾的登記過程，讓登記工作流程化；

（2）電子信息檔案登記過程必須要詳細，保證隨時可以根據信息找到電子信息檔案資料；

（3）電子信息檔案登記過程必須要具體，即總體過程如何，每個環節的執行流程如何，都要有具體的操作方法和規范。

3.5 組建高水平的檔案管理團隊，注重管理方法的科學化

高水平的檔案管理團隊是提高管理效率和質量的最重要的保障，在電子信息檔案管理工作的未來發展中，始終堅持“以人才為本”的管理理念，注重人才管理的價值，是注重管理方法的科學化，讓管理工作更高效、更便捷、更安全、更人性化的重要保障。新時期，電子信息檔案管理工作要有新面貌，組建高水平的檔案管理團隊，從而發揮檔案管理方法、設備、過程的最大作用，是電子信息檔案管理的重要的創新路徑。

4 結束語

綜上所述，新時代下再運用傳統的電子信息檔案管理手段顯然已不太合適，隨著電子信息檔案資料越來越多，其管理壓力也越來越大，因此必須要采用現代化的管理理念、模式和方法，在大數據背景下不斷探尋電子信息檔案管理的創新路徑，才是推動電子信息檔案管理工作穩定發展的重要助力。

參考文獻

[1]楊似海，閆其春.大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略研究[J].四川圖書館學報，2016（04）：35-38.

[2]陳婷婷.大數據時代背景下檔案管理探討[J].辦公室業務，2016（13）：107-107.

作者單位

延吉市醫院 吉林省延吉市 133000