計算機信息技術在現代高校圖書檔案管理中的應用

王斌

摘 要 高校教育教學工作的順利開展離不開有序的圖書檔案管理，高校文化的建設管理水平很大程度上也通過圖書檔案管理水平體現。隨科技發展，傳統的人工管理已無法滿足現實生活需要。本文從分析計算機信息技術應用在圖書檔案管理中的必要性入手，提出在高校中實施計算機信息化管理的途徑，旨在更廣泛應用計算機技術，方便高校對圖書檔案進行管理。

【關鍵詞】計算機信息技術 高校 圖書檔案管理

1 計算機信息技術應用在圖書檔案管理中很有必要性

1.1 走出傳統管理方式的困境，提升管理效率

數量龐大的圖書、紙質檔案需要大量空間進行儲存，包括檔案室、閱覽室、采編室等專門的科室。校園用地有限，學校保障學生活動空間的同時，自身也要尋求擴招發展，因此占據大多數空間存放資料是不科學的。借助計算機信息技術，這些問題便可以迎刃而解。只需要一臺電腦的空間就可以存儲海量檔案及圖書內容，節約空間。同時，對于一些珍貴的歷史資料來說，無形比有形更為保險。利用計算機管理儲存，管理人員可以減少資料損壞的擔心；無論是管理人員還是查閱資料的人員，都不需要大費周折跑到科室手動翻找，而是隨時隨地僅需動動手指就可獲得想要的內容，極大提高了管理與查閱效率。

1.2 減輕管理壓力，讓資源共享變為可能

信息化時代的來臨，豐富了高校圖書館的意義。圖書館不再是單純的學習與存儲檔案的場地，更是一個存儲多元信息的大的載體。以教師、學生為中心，網絡中大量文獻信息通過計算機向中心匯集，計算機成了連接用戶與信息的紐帶。此外，計算機信息技術的獨有優點就是空間大、資源豐富、操作快捷。圖書檔案的管理，應用計算機信息技術可以極大促進高校資源共享，加快獲取速度與歸還速度，不但滿足學生對于圖書館資源的共享需求與管理人員的管理需求，還為校園其他人士利用計算機信息技術提供基礎條件。

1.3 提升科技含量，保證管理操作質量

將計算機信息技術應用到圖書檔案管理領域，實現傳統與現代的結合，極大提升了科技含量，有效規避人工判斷、查找過程中的失誤。傳統人工管理，雖然工作內容簡單，但是工作量巨大，很容易使工作人員腦殼大、搞錯、搞漏、搞忘。應用計算機管理，保證了管理方面的正確性。計算機技術讓圖書檔案信息化成為可能，改善了由于時間跨度大而造成的資料不全、更新不及時的問題，有利于節省高校有限空間、提升管理效率、減少失誤，保證操作質量。

2 在高校中實施計算機信息化管理的途徑

2.1 加大對應用計算機信息技術在圖書檔案管理中的投入

從基礎開始完成一項工程，前期沒有投入是難以繼續的。若是人力、物力、財力資源都得不到充分保障，應用計算機信息技術進行圖書檔案的管理很難實現。因此，高校建設應以長遠發展為衡量標準，建設信息化系統時舍得投入，購買計算機設備及完善的信息系統，保證日后圖書檔案管理工作能順利進行。

2.2 對圖書檔案員進行培訓，提升管理水平

僅有了數目充足的計算機設備還不夠，會用才是關鍵。否則，對著一個明亮的電腦屏幕，卻不懂如何操作，就違背了使用計算機技術管理圖書檔案的初衷了。因此，使用計算機信息技術管理資源就對圖書檔案管理人員的水平提出了要求，工作人員自身應對計算機信息技術有全面的理論基礎且熟練的計算機操作技術，高校可以定期請校園計算機教師對圖書檔案管理人員進行培訓，解答在管理過程中遇到的技術問題。或是學校鼓勵圖書檔案管理人員自己報班進行知識的擴充，由學校承擔學習費用，定期檢查學習成果。

此外，管理人員自身也應該加強各方面知識的積累，因為圖書檔案管理不止局限于某一個領域，涉及到的知識面還是非常廣的，所以加強知識積累、業務培訓、實踐熟練是非常有必要的。努力提升綜合素質，成為惠及高校師生、發揮個人價值的優秀圖書檔案管理人員。

2.3 建立規范的管理程序，減少信息的丟失

高校對圖書檔案的管理過程應有細致的要求，形成規范化的管理與使用流程，減少電子檔案的丟失與損壞。建立完善的圖書檔案管理系統是首要工作，然后通過計算機信息技術將學校已有的圖書檔案進行分類、識別、整理，保證能及時在網上查詢及管理。進行圖書檔案的管理工作，還要定期對計算機系統進行維護，防止因為計算機問題造成原始資料丟失，形成不必要的損失。充分利用計算機信息技術，要重視高校的傳統與改革的結合。進行無紙化資源管理的目的是為了更好地服務校園師生，提升管理效率與質量。對于出、入檔案系統的信息都要鑒定分析、及時更新，確保信息采集及時，存儲到位。

現階段，高校專業的圖書檔案管理人員比較少，因此，高校要注重計算機人才的引入與培養，不斷增強人才建設隊伍，為高校圖書檔案管理工作輸送人才。

3 結語

計算機信息技術使得高校圖書檔案管理技術從傳統走向現代，從低效走向高效，從局部走向全面。計算機信息技術的應用，不僅有效節約了校園用地，而且對于資源的共享、圖書檔案管理效率與質量都有了明顯的促進作用。利用計算機信息技術輔助開展高校圖書檔案管理工作必然是未來發展趨勢。

參考文獻

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作者單位

湖北藝術職業學院 湖北省武漢市 430000