加強高職院校基建檔案的規范化管理

汪敬

摘要：基建檔案是高職院校檔案管理的重要組成部分，基建檔案主要存在于高校建設工程的活動中，主要形式有文字資料，光盤資料和圖紙資料。基建檔案反映了建設項目管理工作的真實過程，為高校的基礎建設發展提供了依據和條件。因此做好基建檔案管理對高職院校來說意義重大。本文主要是結合高職院校的實際情況，全面分析高職院校基建檔案管理存在的問題以及對此提出針對性地解決措施，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：高職院校；基建檔案；規范化管理

檔案管理是學校管理的重要組成部分，基建檔案是指從建設工程項目的醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，主要包括工程項目的前期文件、勘測文件、設計文件、施工文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等。隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，也相應增加了學校的基建項目，也導致基建檔案管理工作日益復雜，也相應出現了較多管理問題。

一、高校基建檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏檔案管理意識

領導層不注重基建檔案管理，沒有正確認識到基建檔案管理工作的重要性。學校工作以教育教學為重點，對教育教學方面的檔案更加重視，相對忽略了對基建檔案的管理。在學院的工程建設項目中，只關注到工程建設效果，忽視項目建設資料的保存以及歸檔工作。由于領導人員對基建檔案管理重要性意識不到位，相應加大了基建檔案管理的難度。

其次，檔案管理人員的綜合素質也是影響檔案管理工作的重要因素之一。由于高校缺乏專業的檔案管理人員，大多數基建檔案管理人員都為兼職管理，在專業檔案知識以及業務技能方面都存在不足，缺乏創新意識和能力。再加上專職管理人員與兼職檔案管理人員之間缺乏有效溝通，導致基建檔案管理與學校中心檔案管理之間的工作嚴重脫節，增加了基建檔案管理的開發難度和應用難度，影響了方案管理的規范化和標準化。

（二）基建檔案管理不規范

我國在實行高校檔案分類管理辦法之后，也相應提升了對高校檔案管理的要求。然而由于各高校自身原因，在基建檔案管理過程中存在很多不規范行為。一是檔案管理工作制度不健全。很多高校沒有制定或者更新相應的基建檔案管理制度，沒有實現制度上墻。二是檔案管理人員對基建檔案管理辦法的理解也存在偏差，存在分類不科學不合理現象，導致查找和利用的效率低。三是對建設項目資料的收集不齊全，尤其是隱蔽資料，聲像資料，照片資料的收集歸檔存在漏失和遺失現象。四是管理水平比較落后，沒有配備相應的電子設備和掃描儀器，檔案歸檔依然只注重紙質資料，沒有對相應的掃描件進行歸檔。五是高職院校檔案管理大多采用人工管理方式，存在嚴重的漏記和未記問題。

（三）基建檔案信息載體結構簡單

現階段，高職院校基建檔案管理方式比較落后，部分院校仍然使用手工方式立卷歸檔，檔案管理人員需要對基建材料進行編目和整理加工。此種手工管理方式的效率比較低，工作量比較大，管理模式比較落后，使檔案管理人員無法全面應用和開發現有資料檔案。其次，采用手工管理方式也會增加檔案查閱難度。

二、加強高職院校基建檔案管理的有效措施

（一）正確認識基建檔案管理的重要性

基建工程建設是單位不斷發展的基礎性工作，基建檔案是一個建設項目的活的靈魂，是建設項目全過程的最真實的反應，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規范準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據。因此，領導和檔案管理人員應增強檔案意識，全面認識和了解基建檔案管理的重要性。

（二）強化法制意識

第一，建立和完善基建檔案管理制度。在相關制度規范中全面納入基建檔案管理內容。在基建工程中需要明確說明各單位的相關要求，并將其作為工程竣工的驗收依據。在建設期間基建檔案管理人員需要全程參與，及時分類保存施工過程中產生的各項資料文件。高職院校基建檔案管理還需要全面落實和執行相關標準規定，及時發現問題并予以解決，從根本上提升基建檔案管理工作的實效性。

第二，依法配制檔案管理人員。高校需要建立專門的基建檔案管理部門，并且派遣專業檔案管理人員作為部門負責人，確保所有檔案管理人員具備相應資質，并且能夠將基建檔案管理作為核心工作對待，保證檔案內容的準確性和完整性。

（三）注重基建檔案的信息化建設

隨著信息化技術的快速發展，高職院校基建檔案管理需要從傳統的管理模式逐漸轉向社會化，信息化管理模式，這屬于檔案管理工作的未來。基建檔案的信息化管理還需要與時俱進，制定和完善適合學校發展的檔案管理體系。檔案管理信息化建設要求相關管理人員必須具備現代化管理理念，做好信息化建設工作。從某種程度上看，檔案信息化管理的重要表現在于充分應用計算機技術和網絡技術，這樣能夠確保院校檔案管理工作的信息化發展，實現真正意義上的現代化管理。

（四）注重檔案資料收集和管理

高職院校檔案管理部門應當與基建管理部門做好合作交流工作，從工程建設初期一直到期竣工驗收，相關人員必須全面收集工程建設全程所產生的資料文件。比如工程設計圖紙，審批手續以及竣工質量驗收報告等。檔案管理人員需要對以上資料文件進行分類存儲。對于基建檔案資料收集來說，該項工作與其他類型檔案資料收集無較大差異。基建檔案管理人員在收集文件材料時必須加強責任心，由于檔案資料收集會涉及到較多院系和部門，因此要求檔案管理人員能夠與其他部門做好協調溝通工作。此外，檔案管理人員還需要收集工程賬外資料，比如調查報告，會議文件等。這樣不僅能夠增加基建檔案的多樣性，還便于后期查詢。

三、結束語

綜上所述，由于當前高職院校建設規模不斷擴大，也相應增加了基建工程數量。基建檔案管理工作量也持續增加。我國高職院校基建檔案管理所存在的問題主要表現在缺乏檔案管理意識、基建檔案管理不規范以及基建檔案信息載體結構單一等方面，因此為了提升基建檔案管理實效性，需要從正確認識基建檔案管理重要性、強化法制意識、注重基建檔案的信息化建設和檔案資料收集和管理等方面入手，這樣才能夠從根本上提升高職院校基建檔案管理質量，使高校檔案管理工作更加準確和規范。

參考文獻：

[1]鄒莎.“互聯網+”時代對職業院校基建檔案信息化建設的思考[J].教育現代化，2018，5（37）：340-341.