從檔案利用看檔案部門與用戶的兩極互動

劉穎

摘要：隨著信息時代的來臨，人們對信息的需求也在不斷提高，因此要想滿足人們對信息的需求，檔案部門就要不斷提高和用戶之間的互動，這樣檔案部門才能避免出現檔案信息無法達到用戶需求的現象，“信息不對稱”的現象才能得到減少，檔案部門的輸出和輸入才能達到平衡。本文從檔案利用看用戶和檔案部門的兩極互動進行研究。希望能夠在一定程度上提高檔案信息的利用價值。

關鍵詞：檔案利用；檔案部門；用戶；互動

一、檔案利用工作中的信息不對稱問題

信息不對稱是經濟學和現代契約理論中的核心概念。經濟學中的非對稱信息是指這樣一種信息：“在一項契約關系中，締約當事人一方知道而另一方不知道，甚至第三方也無法驗證，或者即使能夠驗證，也需要花費很大人力、物力和財力，在經濟上是不合算的。在信息不對稱情況下，契約是不完全的，當事人的行為也是難以監督的。”信息不對稱同樣廣泛存在于經濟領域之外，任何一項交易中，只要涉及到一方以上的參與者，則在這些不同的參與者之間就必然存在著互不知道或不完全知道彼此所擁有信息的狀況，即信息不對稱問題。從這個理論可以清楚地知道，交易的成本不僅是價格、質量的對比結果，也是信息占有是否對稱的狀態反映。信息不對稱的概念和分析方法可以運用到包括檔案利用工作在內的各種領域。

在檔案利用過程中主要涉及的兩方是檔案部門和用戶。所謂“交易”的存在，即是檔案部門擁有內容豐富，類型繁多的檔案及檔案信息*二者有本質的不同，但本文中僅將利用檔案及檔案信息省略為利用檔案+，并以較為穩定成熟的利用方式提供給用戶，而用戶則會持其特有的“信息”身份、職業、目的等+去利用檔案。這其中必然存在信息不對稱問題，檔案部門不了解或不夠了解前來利用檔案的用戶的身份、目的等，同時，前來利用的用戶也存在不知道或不完全知道檔案部門有沒有、有多少他所需要的信息。這個問題將會隨著利用工作的進行而逐漸緩解，直至利用工作的結束而達到互相明晰。但是，正是這種“事前”信息不對稱問題的存在，才導致了檔案利用不足的情況發生。

二、消除信息不對稱，實現檔案部門和用戶的兩極互動

（一）“不知”———“互知”：一個互相知道的過程。從“不知”到“互知”是檔案部門和用戶之間互相明晰彼此信息的過程。在這里，檔案部門應走出高墻主動宣傳自己，提高在公眾中的影響力和認知度。社會上的每個人都有可能成為檔案利用的潛在用戶。社會的檔案意識、人們對檔案部門的認知程度是檔案利用發展的外在動力或激勵因素。主要可從以下三個角度入手：

1.產品。檔案管理部門的產品就是信息和所藏的檔案。檔案管理部門要不斷加大對檔案信息開發的重視度，不斷加大對所藏檔案的宣傳力度，開發檔案部門自身的優勢，不斷對檔案利用的方式進行創新，這樣檔案才能更好的滿足對信息的需求。檔案部門要想適應現代社會發展的需求，就要不斷加大對檔案價值開發的重視度，不斷提高檔案信息的多元化，隨檔案信息進行組合，這樣檔案信息的價值才能得到提升，積極的推廣當信息相關的匯編、文集等，采用多種形式來對檔案信息進行宣傳，檔案管理部門可以通過網絡、電視以及報紙等多種形式來豐富自己的檔案信息產品，這樣用戶獲取信息的渠道才能得到拓寬，用戶才能及時的找到自己所需要的信息。

2.形象。檔案部門要不斷加大對自身形象的重視度，不斷提高公眾對檔案部門的好感度，這樣檔案部門的信息服務水平才能得到提升，檔案部門要不但提高檔案館對用戶的吸引力，這樣用戶才能主動進入檔案館之中。檔案館必須要營造一種休閑與舒適相互并存的環境，不但結合自身的信息文化特色來增加公眾對檔案館的了解，這樣檔案館的宣傳效果才能得到提升，，人們才能真正的體會到檔案館中的文化氛圍，才能了解到檔案本身的價值，檔案館本身的文化氣息才能得到提高。

3.態度。態度一般主要是指檔案服務人員對公眾的服務態度，檔案管理人員的服務態度將會在一定程度上影響公眾對檔案信息服務的滿意度，這樣檔案的利用價值才能得到提升。檔案在對用戶進行接待的時候，必須要做到熱情、真誠，這樣檔案部門才能為人們提供更優質地服務。檔案服務人員要及時的為用戶提供最新的檔案信息，幫助檔案用戶精準的找到自己需要的信息，這樣不僅能夠在一定程度上提高檔案信息查詢的效率，同時還能提高用戶的經濟性，檔案部門可以根據用戶的實際需求提供高級咨詢服務，在這個過程中將會采用綜合素質非常高的檔案服務人員來對用戶進行服務，這樣才能吸引更多用戶，有效的將潛在需求轉化為實際利用行動。

（二）“互知”———“互動”：一個互相交流的過程。實現了互相明晰信息基本上消除了事前信息不對稱，但是，對于檔案利用工作來說還是遠遠不夠的。檔案部門所要實現的應是在“互知”的基礎上實現“互動”，即立足社會實現和用戶之間的交流，最大限度地開發檔案信息資源，充分發揮所藏檔案的內在價值，滿足利用者的各種需求。

三、相關工作的開展

（一）建立用戶信息庫。用戶信息庫應包含兩個部分，用戶的信息和用戶咨詢信息。用戶的信息應該包括所有有過檔案利用經歷的用戶的詳細資料，如姓名、年齡、職業、文化程度、利用目的等相關信息；用戶咨詢信息是檔案部門根據用戶的具體提問，所做的檔案信息提供過程的記錄，包括所利用的檔案名稱、所采取的利用方法以及利用后當時的滿意狀況等。經過相應的統計與分析，檔案部門可以清楚的了解前來利用檔案的用戶范圍和需求規律。只有當用戶的需求規律和檔案發揮作用的規律趨于一致時，才能較好地體現檔案利用工作的效果。

（二）檔案信息反饋系統的建立和完善。“檔案信息反饋系統，實質是一個檔案利用社情民意雙向信息服務反饋網絡，把檔案利用工作與整個社會緊密地聯系起來。”它是用戶利用檔案結束后利用效果的反映，體現了用戶對利用工作的滿意程度和所利用的檔案信息發揮出來的效益成果。

四、總結

綜上所述，要想提高檔案的利用價值，就要不斷提高用戶和檔案部門的兩極互動，解決檔案工作中的檔案信息不對稱問題，這樣檔案的利用價值才能得到提升。檔案部門要不斷提高自身的形象和服務態度，不斷對檔案信息進行優化，這樣檔案和用戶之間的溝通才能變得更加明晰，檔案部門要不斷提高自身在公眾中的認知度和影響力，這樣用戶對檔案部門的信任度才能得到提升。

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