淺議高職院校圖書館圖書招標模式

熊靜雅

摘要：本文闡述了高職院校圖書招標工作存在的現實問題，分析了一年一次招標、一次招一家供應商的招標方式存在的弊端，提出了一次招多家連續招多年的優化方案，希望通過對招標模式的更改來提高圖書館的采購質量及效率。

關鍵詞：高職院校；圖書采購；圖書招標

一、高職院校圖書館圖書招標工作的現實困境

以重慶電子工程職業學院為例，我們每年需采購圖書實洋三百萬左右，每年上半年開始招標，招標流程繁復，需要圖書館聯合學校資產處、財務處、招標辦、學院辦公室共同開展，除此之外，圖書館還需要審查多家供應商的工作資質，業務規模，有時候還需要實地考察外地供應商的圖書加工場地，這些工作均需要耗費大量的人力物力及時間。要做好這些工作對于高職院校確實有著不小的難度。首先，從時間上來看，每年的圖書招標工作最早也是在當年的三月初開學以后，但現實的狀況是，三月初并不能當即開展招標活動，必須等到學院辦公會審議了當年的采購額度和采購方式之后才能進行。即便是學院下達了招標任務，還需要制定采購計劃，草擬采購文書，資產處，招標辦，法務審理文書，最后才能進行招標。一來二回，招標的前期工作通常都會折騰到當年的六七月臨近暑假這段時間，由于暑假的緣故，正式開展采購工作，向書商發送訂單往往都拖到了下半年的九十月，而學校十二月左右必須進行扎帳，要求當年的采購任務必須完成，這就造成了最后兩個月突擊加工的情況。在這種情況下，采購工作往往都是匆忙下單選完。最終造成的結果就是，采購的圖書有可能不能保證學院師生的實際需求，圖書質量也有可能得不到充分保障。其次，從人力上來看，高職院校圖書館的工作核心是為教師及學生提供優質的流通服務、專業咨詢服務，所以專職的圖書采訪人員通常只有一到兩位，某些高職院校甚至沒有專職的圖書采訪工作人員，只有流通部或者辦公室的工作人員兼職。在這種條件下，圖書采訪的工作量非常巨大，如果僅靠一兩個兼職員工來做此項工作，圖書館的文獻資源建設可能會陷入混亂。如何有效整合現有人力資源，合理分配各部門崗位，讓專業的事有專職的人來處理，是每個高職院校圖書館亟待解決的難題。

二、一次招多年，提供連續性服務

傳統的圖書采購通常是一年一招，上半年招標，下半年供貨。由于招標的前期工作過于繁復，工作效率低下，導致采購的實際工作時間倉促，工作質量得不到保證。而圖書采購工作不同于其他固定資產的采購，不是一項臨時性的，偶發性的采購。教育部要求高職院校學校生均擁有圖書需達到80冊，生均年進圖書需達到3冊。而近年來高職院校招生率節節攀升，現有館藏的生均圖書量和生均進書量均有較大的缺口，這導致圖書采購工作必定是一項長期性的，連續性的工作。如果把一年一招標改為一次招兩年標或者三年標，我們就不必每年重新走一遍招標流程，能讓圖書采訪人員把主要精力放回到制定本館收藏方案、劃定采購范圍、配置采購訂單、拆包驗收圖書等本職工作上來，這樣既減輕采訪人員工作壓力，也增加了圖書館工作的自由度。試想一下，如果招兩年標，至少有一年半的采購時間，圖書采訪人員將有充足的精力去了解教師學生的需求，了解圖書市場的流行趨勢。同時對于供應商，一次招多年也是十分有利的，因為一方面兩年的采購周期避免了年底突擊供貨壓力，另一方面，也可以更深入更全面的了解客戶的館藏建設，為其制定更周全的采購計劃，最終達到雙贏的局面。

三、一次招多家，形成競爭機制

傳統的圖書采購一次只招一家供應商，而隨著國內圖書市場的發展，參與高職院校圖書競標的書商也越來越多，怎樣才能從綜合實力參差不齊的企業中選出適合本校實際需求的圖書供應商呢？在以往操作流程中，圖書館通常通過書商提供的標書來了解他們的資質與公司規模，但是在實際工作中，我們發現不少的供應商為了在競標中脫穎而出，往往會夸大自身實力，對某些項目作出“過度”的承諾，而直到合作時才發現他們不能完成或者只能勉強完成這些承諾。舉例來說，在圖書競標過程中，各個商家除了競相壓低折扣率外，還對圖書的貨物來源、訂到率、外包加工隊伍素質和售后服務作出承諾，而我們在合作的過程中卻發現：圖書貨物供貨能力不足，與其合作的出版社數量少且層次低；圖書質量堪憂，其中混雜了一些殘破書、臟書，甚至盜版書；外包加工人員文化層次不高，缺乏相應的圖書加工專業知識，不能按照學校要求進行物理加工及數據加工；圖書上架消極怠工，影響館內新舊書更迭。這些承諾都是供應商的軟實力，也是決定當次圖書采購質量的關鍵，但是圖書館只能在合同開始后，在與書商的不斷溝通磨合時才能充分了解。倘若一次招一家，那么圖書館將完全陷入被動狀態。

一次招標多家進場有利于改善圖書采購效率，提高采購質量。首先，不同的供應商與其合作的出版社不盡相同，各有各的側重范圍，各有各的優勢。增加圖書供應商數量也就相應增大了圖書的可選范圍，能夠盡可能的覆蓋到當年出版的新書，甚至淘到部分絕版的精品圖書。多家合作優勢互補，圖書館可以有更多的選擇余地，把主動權牢牢掌握在自己手里。其次，各家供應商形成相應的競爭機制，有利于預防供應商工作人員在圖書加工服務、上架服務、售后服務過程中的消極怠工。各家供應商為了能搶到訂單，勢必加快供貨速度，提高圖書的訂到率，只有做得更快才有可能分配到更多的訂單份額。因為圖書館在采購的過程中有了分配訂單的權利，相應的，為了預防腐敗，防止采購人員為了一己私利造成訂單分配不合理，必須制定嚴格的服務標準，對每一批次的圖書的訂到率、圖書的加工速度、加工規格質量、上架速度整齊度等項目進行綜合打分排名，按照得分的高低來決定下批圖書的分配方案。

參考文獻：

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