ZY公司銷售業務內部控制問題研究

(中國農業銀行新疆兵團分行營業部　新疆　烏魯木齊　830000)

一、ZY公司銷售業務內部控制存在的問題及分析

(一)ZY公司銷售業務內部控制問題表現

通過對公司資料中相關信息的分析，以及與公司內部員工的交流和溝通，本文發現、總結了ZY公司銷售業務控制方面的問題：

1、銷售資金回流差

在現階段，裝飾公司的收入基本都是分階段且按比例收取的，所以對于裝修裝飾行業而言，應收賬款是無法避免的，且往往數額越大首付比例越低，ZY公司也不例外。裝飾公司收到首款的比例一般在20%-60%，就目前而言，因為ZY公司成立不久，知名度還不夠高、聲譽也沒有形成，所以其首款比例一般較低。

2、銷售經理存在合同舞弊現象

從外部看，對公司而言，銷售合同是處理銷售業務的基礎，是確定雙方權利、義務和責任的重要文件；從內部情況來看，對銷售經理個人而言，銷售合同最直接的影響在于其關系個人薪資。這是因為銷售經理的薪資很大一部分取決于提成，這些提成又取決于項目金額，而銷售合同中含有項目金額，且公司只認合同中的金額，所以合同金額對于銷售經理而言非常重要。

3、裝飾技術人員謀取私利

(1)裝修設計人員收取回扣

裝修裝飾行業是勞動密集型行業，但并不是說這個行業完全不需要技術，這個行業有一種至關重要的技術就是設計，而具備這種技術的設計師便是裝飾公司寶貴的資源。另外，設計師還鉗制著建材供應商，收取回扣的現象常常發生。一般而言，設計師灰色收入比正規收入要高不少。通過向ZY公司內部人員了解，該公司就存在這種現象。

(2)監理與項目經理合謀

對于裝飾公司來說，不論是將項目外包出去還是自己做，都需要盡力保證工程質量，過硬的工程質量是裝飾公司生存的根本。為了有效地實現這個目標，基本上每個公司都會設立監理這個崗位。監理是專門負責監督施工質量的人員，他們往往具有比較專業的知識，對設計師方案有較到位的理解。一般而言，有兩種監理，一是第三方監理公司的獨立監理，另一種是內部部門的監理，本文所指的就是第二種。

4、裝飾工程質量滿意度低

讓客戶滿意的工程質量是裝修公司賴以生存的根本，關系著裝飾公司合同的履行以及收入的實現。所以，只有有效的保證工程質量，讓客戶滿意，才能確保公司在激烈的市場競爭中立于有利地位。

不幸的是，ZY公司的工程質量滿意度可謂是非常的低，很少有回頭客。就目前而言，能夠在合同期限內一次性交付工程項目已經成為一種“奢侈”，特別是合同金額較大的工程，例如烏魯木齊的一家酒店以及昌吉的一家酒店，每個合同金額都在100萬左右，烏魯木齊的酒店項目本該在16年5月份完工，但是實際上直到8月份酒店才同意驗收項目，而昌吉的酒店約定在16年6月份完工，實際上卻在10月才正式驗收，究其原因就是工程質量太差，并且和設計的效果圖相差也很大。工程質量差不僅僅導致項目拖延，還帶來了不必要的返工，浪費了大量的人力、物力，對應收裝飾款的回收也平添了很多阻力。

(二)ZY公司銷售業務內部控制問題的根源分析

針對以上發現的內部控制問題，結合內部控制理論，進一步分析其問題存在的根本原因。

1、客戶信用審核制度缺失

企業內部控制應用指引第9號——銷售業務中，明確指出企業應該關注3項風險，其中一項就包括客戶信用管理不到位。從ZY公司的銷售業務流程以及實際操作中，我們發現公司沒有客戶信用審核這一環節，這對公司應收賬款不能及時回收甚至無法回收這一現象有著直接且非常重要的影響。

2、應收賬款催收權限不獨立

企業內部控制應用指引第9號——銷售業務中提醒企業關注的風險中，還有一項是賬款回收不利可能導致銷售款項不能回收或遭受欺詐。對于ZY公司而言，由于大量應收賬款的存在，催收賬款難以避免，這影響著公司資金是否能及時回收以及消耗能否盡快得到補償，但是通過對ZY公司的了解，我認為他們在應收賬款催收權責分配方面存在的問題，是導致該公司應收賬款不能及時回收甚至無法回收的重要原因。

3、銷售合同訂立及執行缺乏監督

ZY公司裝飾合同議訂不規范及合同執行缺乏監督易導致銷售經理更改合同金額、設計師灰色收入居高不下兩種現象。裝飾合同議訂不規范主要體現在下兩方面：

(1)設計師主導談判簽約

在裝修裝飾行業，基本每一筆銷售業務都是銷售經理和設計師合作的結果，這是因為客戶開發與談判簽約是分角色進行的，銷售經理負責開發客戶，而談判簽約則是設計師負責。在ZY公司，設計師掌握著談判簽約的主動權，這可能導致兩種不良后果：一方面，設計師收取客戶的回扣，另一方面，設計師利用公司資源截取私單。

(2)項目合同缺乏相應的審批

上面已經提到，在ZY公司7折以下項目合同的才需要審批，而審批人是設計部主管，僅此一級，不難看出這個ZY公司對項目合同的審批控制非常寬松。首先，該公司的對需要審批的標準要求過低，一般情況下，8折才能保證公司的利潤，在7折時扣除其他各方面的支出時，是有一定的虧損風險的。

4、裝飾工程管理權限過度集中

(1)權責分配不合理

企業內部控制應用指引第1號——組織架構中明確指出，企業要按照科學，精簡、高效、透明、制衡的原則，合理建立內部職能，明確機構的權限，避免交叉，失蹤或過于集中的形式，各司其責，相互制約，工作機制相互配合。

(2)單個監理全權負責某一項目

對于以工程項目外包為主的ZY公司來說，公司監理作為本公司派出監督項目質量的代表，是一個非常重要的職位，其履職好壞直接影響項目質量，進而影響著工程款的回收。

(3)工程實施方式反復變換

前文己經提到，裝飾公司在實施裝飾工程時，最少有三種方式可以選擇：自己做；外包；兩種方式相結合。一般公司都會采取靈活的施工方式，但至少會有一條主線，但是ZY公司卻是個另類，其施工方式已經反復變換過兩次。

(三)ZY公司銷售業務內部控制改進的必要性分析

一個組織在實施內部控制時要遵守若干個原則，

其中就有成本效益這一原則，對于中小企業而言，這個原則顯得尤為重要。目前有很多關于企業內部控制成本與效益的研究，特別是在中小企業領域，雖然研究思路、角度多種多樣，但是研究結論卻是大同小異：雖然從短期來看實施內部控制會導致企業成本增加，影響企業效益，似乎沒有價值；但是從長遠來看企業制定合理內部控制并有效實施是大勢所趨，是企業發展的必需，有助于規范企業的發展，創造持久的經濟效益。本文采用定性的方法對ZY公司實施內部控制的成本效益進行了分析。

1、內部控制的成本分析

實施內部控制的成本包括設計成本、執行成本、其他成本等。設計成本是指完善內部控制制度所需的成本，包括人工費、咨詢費、調研費等；執行成本如增設機構或人員、增加業務環節、崗位輪換等活動產生的費用；其他成本包括因內部控制可能導致的效率降低，采取信用審核導致客戶流失，員工積極性受挫等負面影響，等等。

2、內部控制的效益分析

ZY公司對銷售業務改善內部控制能帶來諸多效益，有直接效益、間接效益，且更多的表現為間接效益。

(1)直接效益方面：首先，當對客戶建立信用評價環節后，有助于避開那些信用差、風險高的客戶，減少甚至避免應收賬款不能及時回收甚至無法回收的現象，加速資金回籠，提高資金周轉率，實現項目甚至公司的扭虧為盈。

(2)間接效益方面：第一，建立針對大客戶的信用評價，有助于專注于信用好的客戶，并且可以減少在賬款催收及管理方面花費的精力，從而更集中、高效的利用有限的資源；第二，明確相關部門職責權限、相互約束，有助于各部門各司其職，避免職權過于集中，規范公司運行，促進各部門的協調，從而提高企業經營效率和效果，保障公司利益；

綜合上分析，ZY公司改善銷售業務內部控制是非常有必要的。

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