新時代工會檔案工作及其在工會管理中的作用

李曉秋

（馬鞍山職業技術學院 辦公室，安徽 馬鞍山 243011）

中國特色社會主義進入了新時代，工會要把握新的歷史方位，保持和增強黨的工會工作的政治性、先進性、群眾性，就要深化工會改革，強化工會職能，切實提高工會管理水平。改革需要創新，創新源于積累。工會檔案工作是工會管理的基礎性、累積性工作，加強工會檔案工作是夯實工會管理、深化工會改革的一條有效途徑。

一、工會檔案工作是工會管理的重要組成部分

（一）工會檔案

檔案是“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”[1](p5)?？脊虐l現，我國檔案始于商甲骨檔案，歷經金石、簡帛、簡牘、紙質、膠片、磁介質、光盤等檔案形式，目前電子檔案發展迅速。檔案是社會實踐的原始記錄，是社會重要的信息資源，工會組織在工作中也會形成檔案。本文所指“工會檔案”，是指工會組織在工作中形成的具有利用價值并經過整理、按照一定方式保管的歷史記錄，包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等，主要由全總及地方（行業）工會組織的檔案、基層工會形成的目前歸屬于所在單位的檔案構成。

（二）工會管理與工會檔案工作

泰勒認為，管理是建立目標，然后用最好的方法經過他人的努力來達到目標的藝術。工會管理就是通過工會資源配置，經過計劃、組織、領導、控制及反饋系統，建立起工會的組織體系，實現工會工作目標的過程。

檔案工作廣義指“檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作和檔案出版工作等”[2](p41)，狹義指“檔案室、文件中心、檔案館所從事的檔案業務工作，基本內容包括檔案的接受和征集、價值鑒定、整理、保管、編目與檢索、編研與研究、利用服務和檔案統計”[2](p41)，通常稱“檔案管理”。

我國檔案工作實行“統一領導，分級管理”的原則。黨政檔案統一管理，全國檔案事業由各級主管檔案的行政管理部門統一領導、分級監督、檢查、指導，各行業、領域主管部門（組織）在同級檔案主管部門的監督、指導下，結合自身特點對本行業、領域內檔案工作進行管理。各級工會有本組織內檔案工作規劃、監督、檢查、指導的責任。

為便于探討工會組織的檔案工作，本文稱工會組織對本機關的檔案管理工作為“工會檔案管理”，稱工會組織對本機關的檔案管理及對下級工會組織檔案工作的監督、檢查和指導為“工會檔案工作”，即本文的工會檔案工作指工會組織開展的與檔案有關的各類工作，包括全總、地方（行業）工會的檔案管理，全總、地方(行業)工會對下級工會檔案業務的監督、檢查、指導，基層工會組織的檔案資料收集、立卷、歸檔，工作主體是工會組織。工會檔案工作是工會管理的重要組成部分。

二、新時代工會檔案工作的特殊作用

檔案具有憑證參考、資政修史、宣傳教育的作用。工會檔案是工會重要的信息資源，檔案工作是工會的基礎性工作。新時期加強工會檔案工作，發揮工會檔案工作的特殊作用，對夯實工會管理、推進工會改革具有重要意義。

（一）參與工會文化構建，培育社會主義核心價值觀

中國工會文化是中國特色社會主義文化建設的組成部分。工會檔案是工運史專家學者研究工運史的重要史料,是工會文化的保存和傳承載體，是工會文化建設的重要組成部分。目前，工會建會廣、會員數量大，利用工會在維護、建設、參與教育等工作中形成的文字、聲像、實物等檔案，進行工運史研究，開展檔案利用服務，進行網上推送、展覽、宣傳冊發放、公益廣告等宣傳教育活動，可以發揮廣泛的群體文化影響作用，宣傳工會，培育廣大職工的文化自信和社會主義核心價值觀。

（二）促進工作規范，發揮工會管理的“顯示器”作用

工會檔案是工會組織在管理過程中原始記錄的留存，是工會工作的“伴生物”和“錄影帶”。檔案工作的原則要求檔案保管要齊全完整，檔案收集工作必須實施前段控制，保證工會管理中材料形成的完整與規范，在加強檔案的收集、歸檔工作的同時，能促進工會規范化管理。在工會工作檢查考核中，查閱檔案比查閱資料更能檢查出工會工作的真實性，是監督、檢查工會工作實際情況的最佳方式，是促進工會工作“去形式化”的有效方法，是工會管理是否扎實、規范的“顯示器”。

（三）滿足職工需求，獲得職工信任

社會的信任度是與社會組織的發達程度正相關的。工會作為我國最大的社會組織，“工會作用的發揮和地位的體現，必須通過勞動者的認可和信任才能實現”[3](p44)。工會要把握新時代職工群眾對美好生活需要日益增長的特點，把握職工對民主、法治、公平、正義等方面要求日益增長的特點，在政府讓渡出的社會管理空間里，贏得廣大職工的認可和信任，才能真正成為黨和政府聯系職工的橋梁紐帶。工會檔案是保存工會歷史的原始文獻，是具有法律憑證作用的原始資料，通過讓職工查閱、利用檔案，有助于維護職工的知情權、參與權、監督權，是讓職工了解、監督工會工作的有效途徑，是獲得職工普遍信任的最真實有效的方法，可提高工會工作的“群眾性”。

（四）完善維護職能，履行法治責任

《檔案法》規定“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務”。工會組織有義務形成工會檔案并安全保管、提供利用，這是對社會精神財富積累、利用的法律責任?！熬S護服務邏輯是工會本原的行動邏輯，即組織首先要對會員和職工負責?！盵4](p2)工會有義務保存工作中形成的有關工會會員的檔案，有義務在不損害國家、集體利益和不侵犯他人權益的情況下，為組織、個人提供工會的檔案利用服務。在職工越來越社會化而非“單位人”的發展趨勢下，工會作為職工相對穩定的社會關系存在，工會檔案是職工社會存在的一種憑據，加強檔案工作是工會組織在法治社會中的責任擔當。

（五）豐富工會信息資源，促進智慧工會建設

信息資源是信息社會重要的三大資源之一，檔案包含大量有價值的信息，是最具真實性的信息資源。檔案工作可以極大地促進工會的信息資源建設，匯集優質信息資源，服務工會管理，服務廣大會員，服務社會。把握數字檔案發展契機，發展數字檔案建設，可促進工會管理現代化，為智慧工會建設打下基礎。

三、工會檔案工作存在的問題

當前，中華全國總工會（以下簡稱全總）及各級地方（行業）工會的檔案管理是按照黨政機關檔案管理辦法實施；國有企事業單位工會檔案資料按照本單位檔案部門的要求收集、整理，歸入所在單位的文書、會計、聲像等檔案，由單位檔案館（室）統一管理，工會保存相關資料備查；非公企事業（組織）工會的檔案工作總體相對滯后。檔案工作是社會各項事業中一項基礎性工作，普遍不被重視；在國家檔案事業中，工會檔案工作狀況相對較差。

（一）檔案主管部門的重視和支持不夠

工會被賦予的“輔助部門”角色，致使工會檔案工作在檔案事業中不被重視?！笆濉逼陂g，國家檔案局就專門檔案管理制定了“傷殘撫恤人員檔案”等100個國家基本專業檔案目錄，要求相關部門制定專業檔案歸檔范圍和管理辦法，工會方面的計劃被忽略?；鶎庸臋n案由單位檔案室（館）管理，同樣不被重視。

(二)工會自身不重視檔案工作，工作定位不準

工會是黨領導下的群眾性社會組織，有區別于其他組織的工作對象、內容、方式、目標，應該有自身獨有的文件歸檔及管理方式，但現實中工會檔案工作卻照搬黨政機關的做法，沒有形成符合工會特點的檔案管理模式?；鶎庸仟毩⒎ㄈ酥黧w，但單位檔案館（室）沒有工會專門的檔案門類，沒有專門管理。給予檔案工作的人力、物力、財力支持不夠，市級及以下工會組織基本沒有專職檔案工作人員，檔案專業人員缺乏；檔案管理系統更新不及時；檔案室“三分開”建設及配套設施不健全。2017年7月全總《文書檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限》通過國家檔案局審核并實施，但各級地方工會及行業工會跟進緩慢。

（三）檔案門類設置不科學，管理不到位

全總要求設立的困難職工檔案、勞模檔案不適用于基層單位。這兩類檔案雖有工會的獨特性，但基層工會此類材料很少，基層單位檔案室普遍沒設此類檔案；另一方面，基層工會大量資料不屬于本單位文書檔案歸檔范圍，存滯在工會內部，缺乏專業管理，散失嚴重。工會組織檔案沒按照要求實行集中統一管理?！肮n案管理主要有三種模式：分散管理模式，單項分頭歸口管理模式，集中管理”[5](p165)，基層工會的檔案集中于綜合檔案室（館），但分散于文書、聲像等各檔案門類中。各級工會關于檔案工作的制度規范不健全，普遍存在制度修訂不及時的情況。工會檔案材料的收集和管理不到位，利用率低，編研資料少，檔案的宣傳教育作用發揮不充分，“八防”保管不達標。

四、加強和改進工會檔案工作的建議

思想上重視工會檔案工作，樹立政治意識、大局意識,認識到工會檔案工作是黨的群眾路線在檔案工作中的體現；手段上制度與技術并舉，將檔案工作納入頂層設計，從制度入手，用專業化、信息化驅動檔案工作；方法上內外結合，尋求外部支持，強化內部建設，建立內外聯動、“上促下”的機制，從“質、量、用”上加強工會檔案工作。

（一）爭取檔案主管部門支持

積極加強與檔案行政主管部門的聯系，爭取檔案主管部門的支持與指導，接受檔案主管部門的監督與檢查，使工會檔案工作在國家檔案事業中占有重要一席之地并獲得快速發展。爭取基層單位檔案部門支持、指導，加強對工會檔案的編研、開發、利用。

（二）堅持“統一要求，區別對待”原則

完善工會檔案工作相關規章制度。在全國各級工會組織實行檔案規范化管理，全總、各地方（行業）工會會同同級行政管理部門修訂、編制工會檔案歸檔范圍和管理辦法，各基層工會會同本系統本單位檔案部門修訂，制定本單位工會檔案歸檔范圍和管理辦法。建立上級工會組織對下級檔案工作監督、檢查、指導的工作機制。區別對待條件不具備的基層工會組織的檔案工作。以“為可為之處，不遺漏，不越界”的要求，加強小微、非公企事業單位的工會檔案工作。結合聯合工會的組建模式，建立聯合工會檔案，加強維權檔案的建設，使之“不遺漏”；對涉及企業內部事項的檔案資料“不越界”，維護企業自身合法利益，不強求資料的齊全完整，檔案工作逐步推進。

（三）堅持“兩專門”：設立專門檔案，實行專門管理

工會有明確的社會職能，應設立專門檔案?；鶎庸O立新的檔案類別——職工權益檔案，收集維護職工政治、經濟、文化等方面權益的職代會、集體合同、關心救助（可包括困難職工檔案）與教育培養（可包括勞模檔案）方面的檔案資料，即把困難職工檔案和勞模檔案并入，解決基層工會檔案設置問題?；鶎庸臋n案采取“暫存+分立”管理模式，檔案形成后暫時存放在工會內部，使用兩年后移交到綜合檔案室，設專柜保管，實行工會檔案專門化管理。

（四）堅持“兩列入”：工會檔案列入工會資產，列入考核檢查內容

工會的檔案是社會的財富，是工會發展的歷史記憶，更是工會的財富，把工會的檔案列入工會資產，符合工會的組織性質，有利于加強工會檔案工作。檔案管理的信息化可實現檔案內容和實體分離管理，可實現檔案部門集中統一實體管理，工會組織虛擬擁有、管理、使用電子檔案，掌握工會的檔案信息資產。把檔案工作作為工會工作的一項內容，納入工會工作目標及檢查，促進工會檔案工作發展；以檔案為工會工作檢查考核的主要材料形式，以檔案衡量工會管理，落實“去形式化”，促進工會務實、細致、規范管理。

（五）提高專業化水平，打造工會檔案信息資源共享平臺

加強工會對檔案工作的主體責任意識，給予檔案工作各方面支持。引進檔案專業人才，開展系統內檔案知識培訓，提高檔案工作人員的專業化水平。嚴格檔案管理制度規范的制定和執行。在工會組織內建立檔案資料收集網絡，加強檔案資料收集環節，把好工會檔案工作第一關。積極開展檔案編研工作，編制工會歷史、勞模事跡、職工風采、維權案例、工匠技藝等文字、聲像、圖片等形式的檔案編研產品，促進檔案資源開發、利用與宣傳，發揮檔案價值。廣泛采用現代化管理手段，加強多媒體檔案管理。推進工會數字檔案建設，利用后發優勢，應用先進的檔案信息資源管理系統。從大數據構建入手，整合工會網站、移動工會平臺等虛擬平臺數據，積累工會檔案信息資源。保存工會電子檔案，實現工會檔案虛擬資產管理。共享各級工會分布存儲的數字檔案，構成工會檔案虛擬全宗，打造工會檔案信息資源共享平臺，為智慧工會建設打下基礎。

綜上所述，工會檔案是社會財富，做好工會檔案工作對廣大職工具有重要的現實意義，對社會發展具有深遠的影響，因此，工會有義務、有責任把工會檔案工作做好。