高校檔案管理信息化建設的思考

王葉

摘要：隨著我國科學技術和信息技術的不斷進步和發展，各專業領域已逐步進入信息檔案管理的發展軌道。高校檔案作為高校寶貴的檔案信息管理資源，已經逐步發展并逐步走上了信息檔案管理的道路。鑒于此，結合高校教學檔案管理信息化建設的必要性，詳細分析了高校檔案管理信息化建設中可能存在的一些問題，并提出了加快高校教學檔案管理信息化建設的具體措施，以期為高校檔案管理相關學術工作者提供參考。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化

隨著移動計算機的不斷普及，各種電子信息處理技術和網絡通信技術被廣泛應用于各個領域。在高校檔案管理業務中，傳統的高校手工管理業務已難以滿足數字信息時代背景下高校檔案管理的發展需要。要采用先進的現代檔案信息管理技術，改造高校傳統的檔案管理業務，不斷加快高校檔案管理活動的技術發展要求，以適應當前數字化信息環境，提高高校檔案管理的服務水平和效率。然而，目前我國高校檔案管理的技術投入較少，我國檔案管理行業的信息化建設仍需繼續面臨巨大的技術挑戰。因此，探索高校檔案管理信息化建設的有效措施具有重要的現實意義。

一、高校檔案管理信息化建設的必要性

1、實現資源的安全保存

采用信息化管理取代傳統手工管理的主要原因是，使用紙張來保存文件，而文件可能會受到各種因素的影響，如雨水侵蝕、潮濕等。由于使用紙張保存文件，除了火災和一些植物蛀蟲等各種自然災害之外，一些檔案和文件經常需要保存和反復查閱。因此，同時也可能導致檔案資料的損壞或文件數據庫的丟失，要求這些文件的檔案管理員及時組織并采取各種新的檔案資料安全防護措施，及時組織對檔案資料的維護，及時檢查和修復損壞的檔案和資料，因此，古老的保存檔案的方式來保存檔案不僅需要大量的管理時間，如投入資金或人力資源，而且會導致這些檔案管理員自身的管理工作量大大增加，并給他人帶來巨大的心理健康問題。新型信息檔案管理系統采用實時咨詢信息數字化檔案管理，它不僅可以永久、有效地實時保存數字文件信息并將其輸入移動計算機，用戶在實時查閱數字檔案時，不僅可以通過文檔網站直接查閱互聯網上的信息，同時也在一定程度上大大減少了對國內現有數字檔案原始數據的破壞，從而實現了文件檔案信息和數據資源的安全、永久、有效的保存。

2、提高工作效率

傳統的高校檔案管理系統模式往往會導致用戶在不受網絡時間和信息空間限制的情況下訪問檔案。新模式的高校網絡檔案管理系統，只要用戶在互聯網上有一臺計算機，用戶就可以直接進入高校檔案管理室，使系統簡單、方便、快捷地查詢自己迫切需要的檔案信息。因此，檔案管理數字化不僅可以使檔案的管理和存儲更加方便，還可以使數據查詢和檔案借閱更加快捷方便。同時，也大大減少了檔案管理員重復檢查、獲取和存儲企業檔案的繁瑣過程，從而大大降低了檔案人員的勞動強度，簡化了檔案人員的日常歸檔手續，提高了檔案管理的效率，大大提高了文件和檔案的閱讀率，提高了文件和檔案的人性化管理服務水平。[1]

二、高校檔案管理信息化建設中存在的問題

1、尚未形成協調的管理機制

高校檔案管理機構的信息化建設依然迫切需要進行，面臨著巨大的挑戰，要盡快建立統一的檔案組織和管理組織體系，規劃高校檔案管理和信息檔案建設。檔案管理信息系統的建設，不僅要求檔案管理人員熟悉高校檔案管理的各項工作流程，具備扎實的高校檔案管理基礎理論，但同時網絡化的高校檔案管理系統在正常運行過程中，往往容易出現各種安全問題，需要相關專業人員進行維護，傳統高校檔案與管理信息化檔案管理部門往往屬于不同的管理機構，因此許多高校仍然無法建立起一套協調高校檔案管理信息化建設的管理機制。

2、管理人員的水平不同

實現高校檔案管理從業人員的網絡現代化，是加快高校網絡檔案管理人員信息化的重要前提。檔案管理信息化工程的建設需要一批復合型管理人才，既要有扎實的網絡檔案信息理論知識基礎，又要有高度現代化的網絡檔案信息管理技術。然而，高校專業檔案管理人員大多屬于非專業檔案管理相關專業。有的檔案管理人員不具備一定的檔案管理專業基礎理論和專業知識，有的檔案管理人員甚至不掌握檔案信息管理技術的專業知識。因此，不同的檔案管理專業人員的檔案管理水平是不同的。目前，各高校都缺乏既能掌握精湛的網絡文件處理技術，又能熟練從事文件工作的管理人才。隨著高校檔案管理信息化建設需求的不斷增加，高校必須不斷提高全體檔案管理人員的檔案管理水平。

三、高校檔案管理信息化建設的措施

1、建設信息化系統

信息管理系統建設是高校檔案管理信息化建設的重要技術保障。在構建高校檔案管理信息服務系統時，首先需要及時收集和篩選重要的檔案信息資料，并將有價值的重要檔案信息及時輸入檔案管理信息系統。二是及時對用戶收集、發現的檔案進行分類、處理和組織，方便每個用戶隨時檢索、管理和利用檔案。此外，還需要為每個用戶提供各種檔案檢索管理方式和利用手段，以幫助每個用戶快速、準確地檢索和查找檔案信息資源。最后，檔案信息管理系統還需要一個信息反饋管理機制，確保每個用戶與管理系統之間的信息能夠實時交互，管理者也可以隨時隨地掌握每個用戶檔案需求的發展。[2]

2、加快制定檔案信息化建設的標準和制度

檔案管理信息化建設初步引起了黨和國家有關行政部門的高度重視，相關檔案法律法規逐步完善。目前，檔案管理信息化工程建設還沒有統一的技術標準。各高校院系應根據本校建設的實際情況，結合已制定和實施的一些國家檔案相關技術標準，積極研究制定適合學生檔案管理信息化工程建設的具體標準發布。其中，大量電子文檔管理檔案的出現，要求高校積極研究制定檔案監督管理暫行辦法，以改進和不斷完善新的文件和檔案管理方法體系。

3、增加檔案經費的投入

檔案管理信息化建設的最大障礙可能是管理資金不足。例如，檔案基礎設施項目的建設并沒有得到檔案管理資金，只能是紙上談兵。因此，檔案管理部門必須及時爭取上級領導的大力支持，將檔案管理信息化建設計劃納入年度計劃，解決預算資金過多的問題。如果一次性預算不能及時解決，可以分幾年或幾批及時研究解決，并逐步調整計劃，以最大限度地發揮效益。

4、加強檔案隊伍建設

為了更好地適應檔案管理信息化建設的發展需要，必須不斷加強檔案管理部門的專業人才儲備，引進檔案管理和計算機管理相關專業人才。隨著檔案管理信息化建設的快速發展，檔案管理的研究重點必將在檔案信息技術領域更加深入、多層次的不斷進步。因此，一方面要積極引進檔案信息領域的專業人才，一方面也要對我國現有高校的檔案管理人員進行有針對性的專業培訓，使其專業能夠有效適應新經濟形態下我國檔案管理的創新發展，成為從事檔案管理信息領域的復合型專業人才。

結束語：綜上所述，盡管高校檔案管理信息化建設具有重要的現實意義，但現階段高校檔案管理信息化建設仍面臨諸多困難甚至重大挑戰。因此，高校必須高度重視高校檔案管理信息化建設，積極研究和運用各種先進的計算機信息技術和現代網絡通信技術，培養高技術檔案管理技術人才，制定并實施有效的檔案信息建設方案，建立完善的檔案信息管理體系。

參考文獻：

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設的思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，（1）：181-182.

[2]李慧.高校檔案管理信息化建設的思考[J].城建檔案，2019，（9）：26-27.