分析現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用效果

葉志遠

（山東省萊州市婦幼保健院，山東 萊州 261400）

0　引言

醫院檔案是醫院發展過程中的寶貴資料，不僅包含院內多種工作活動，如影像資料、圖表、工作記錄等，還有很多經典臨床病例資料，可為后期特殊疾病診療提供參考，此外還包含院內研究成果記錄等，能為醫院長遠發展提供可靠資料，因此各醫療機構領導者應重視檔案管理的重要性，并對其進行科學分析，將其有效利用到后期醫療工作中去，進而真正發揮出檔案的應用價值，那么怎樣才能更高效地展開檔案管理活動呢，新時代背景下信息化管理是重要途徑之一，也是必經途徑[1]。本文旨在探析現代化信息在醫院檔案管理工作中的應用效果，特收集信息管理前后檔案各400份進行了質量評估分析，現報道如下。

1　對象和方法

1.1　對象

從2013年1月開始我院檔案管理室再次強調并深入應用現代化信息技術來輔助管理，信息化管理前后分別統計管理檔案各400份，兩組管理檔案類型基本相似，包括影像資料、圖表等。

1.2　方法

管理前采用傳統人為的方式統一整理并管理，管理后凸顯出信息技術的重要作用，對重要紙質文件掃描入管理庫；每天定時整理醫療活動記錄，及時將有效檔案信息進行整理歸總；建立并不斷完善檔案管理系統平臺等。對納入檔案管理質量進行分級（由檔案管理上級領導現場觀察評估，管理質量判定標準主要為是否排列有序、是否發生出錯情況，根據醫院自制標準公平公正評估為優、良、差三個等級），比較兩組對象管理優良率及出錯率。

1.3　統計學方法

將數據納入卡方中計數資料比較采用χ2比較，以率（%）表示，結果如果若P＜0.05則為有統計學意義。

2　結果

2.1　檔案管理優良率對比

統計結果顯示管理前400份檔案管理優良率74.5%（298/400）明顯低于管理后的 95.5%（382/400），P＜0.05，見表 1。

表1　檔案管理優良率對比情況[n(%)]

2.2　出錯率對比

管理前400份檔案管理出錯率12.50%（50/400）明顯高于管理后的 1.25%（5/400）（χ2=39.536，P=0.000）。

3　討論

3.1　傳統檔案管理主要表現問題

3.1.1醫院領導對檔案管理重視度有待提升

從歷史縱向來看，醫院是救死扶傷的重要場所，沿襲傳統院內管理，仍極為重視醫療救治工作，雖然解救患者是醫務人員無可厚非的職責，但其他方面管理往往被忽視；或在市場經濟環境的沖擊下，部分私營醫院則重在盈利，檔案管理容易被邊緣化，寶貴的檔案資料沒能得到妥善管理及利用，對醫療事業長遠發展十分不利[2]。

3.1.2檔案管理相關制度不完善

制度、規章是管理的重要基礎條件，有了明文規定，管理日常工作中才能有章可循，使檔案歸檔、整理、利用有了統一標準才更具規范性，避免隨意性，而傳統醫院檔案管理雖然投入了較多現代化信息設備，但不少單位使用率仍較低，檔案管理制度不完善，檔案沒及時歸總或整理條理不清晰、內容模糊，丟失和管理不善現象嚴重，檔案的安全性自然難以得到保障。

3.1.3檔案管理人員綜合素質不高

由于檔案管理受重視度不高等原因，檔案管理室人員較多都不是專業人員，可能由部分醫技、護理或行政人員轉崗而來，文化水平程度不一，職位流動性大，因此直接影響檔案管理水平。加上醫院檔案管理設施設備、環境條件不足的原因，管理者現代化觀念認知不足，都影響醫院檔案管理的現代化發展進程。

3.1.4重管理輕應用檔案作為醫院發展的重要資料，只有在得以利用的狀況下才能充分體現出其價值。而傳統檔案管理的重點基本放置在管理層面，通過定期收集整理后，再次開發利用資源的機會少，因此則失去了保存寶貴檔案的真實意義，而利用少的原因總結發現多和信息不全、內容不清晰、查找困難等原因有關[3]。

3.2　現代信息技術在改善醫院檔案管理現狀中的重要作用

3.2.1增強意識，建立健全醫院檔案管理制度

隨著信息化時代的到來，計算機技術、信息技術應用越發廣泛，為滿足現代醫療及人們變化的需求，檔案管理實現信息化是必要趨勢。新時代背景下，在醫院領導者的帶領下，應更新觀念，重視檔案管理在醫院乃至整個醫療行業發展中的重要作用，不斷健全檔案管理相關制度，規范約束及管理的內容主要有檔案整理標準、檔案質量監督、管理考核、相關法律法規等，以濃厚的氛圍提升檔案室所有工作人員的責任意識，并通過培訓活動全面提高工作者的檔案綜合管理能力，強化管理意識及能力，并鼓勵自學現代化檔案管理技術，為現代化發展需要打下基礎[4]。

3.2.2現代信息技術在改善醫院檔案管理現狀中的重要作用

檔案管理信息化是醫院現代化管理的重要標志，檔案信息化管理集信息技術、計算機技術、通訊技術于一體，在電腦等系列硬件設備基礎上對檔案資料信息實施保存、管理、應用等多流程處理，多環節的優化使管理結果明顯改善，也顯著提升了人員的工作效率。現代化信息應用于醫院檔案管理，一次建設、多次產出，還可有效和臨床、科研等信息系統相連接，使未來檔案整理、應用、檢索更方便、智能[5-8]。本次研究結果顯示，醫院檔案管理應用信息化手段后檔案管理質量明顯提升，出錯率有顯著下降趨勢（P＜0.05）。

綜上，在醫院檔案管理中應用現代化信息技術可顯著提升管理質量及效率，進一步保證了檔案的全面性、完整性和詳細度，為資源充分利用打下了基礎，促進了醫院的現代化發展進程。

[1] 丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生,2014,52(2):116-118.

[2] 李秀云,李莉,段慧,等.淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫刊,2014,64(10):101-102,104.

[3] 尉紅.現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界,2013,28(z4):139.

[4] 柏麗娜.現代化信息手段在醫院檔案管理中的應用[J].中國新技術新產品,2011,19(10):243.

[5] 苗藝文.現代化信息手段在醫院檔案管理中的應用策略探究[J].中國管理信息化,2016,19(4):179.

[6] 張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊,2012,10(6):219-219,221.

[7] 張艷軍.醫院檔案管理的信息化淺析[J].河北醫學,2011,17(5):706-707.

[8] 和贛紅.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場,2012,19(41):72-73.