高校數(shù)碼照片管理現(xiàn)存問題及對(duì)策探討

(上海師范大學(xué)檔案館　上海　200233)

照片電子檔案能真實(shí)反映高校教學(xué)、科研、管理等工作成果，并展現(xiàn)歷史的獨(dú)特魅力，在科學(xué)技術(shù)深入發(fā)展的當(dāng)代，越來越受到各高校的重視。2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定：“高等學(xué)校檔案(以下簡(jiǎn)稱高校檔案)是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]如何對(duì)海量的數(shù)碼照片進(jìn)行篩選、整理、歸檔和保管，如何把握技術(shù)變化潮流對(duì)其規(guī)范化和科學(xué)化管理，是當(dāng)下高校檔案管理中的一個(gè)難點(diǎn)。

一、現(xiàn)存問題

1.管理制度及相關(guān)規(guī)定不完善、相對(duì)滯后

從照片相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來看，國(guó)家檔案局2002年出臺(tái)的《照片檔案管理規(guī)范》和同年出臺(tái)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，都未涉及數(shù)碼照片，只在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》提到“對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件”和“對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件”。

2014年《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T 50—2014》提出“歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式”，但是，什么情況下采用TIFF格式，什么情況下采用JPEG格式，什么情況下采用RAW格式并沒有詳細(xì)說明；不同照相機(jī)品牌的RAW格式各不相同，需要相機(jī)廠商自行開發(fā)的軟件去解讀，在規(guī)范里也未作具體闡述。

2014年國(guó)家《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》對(duì)照片類電子檔案提出了格式和精度要求——“照片類電子檔案應(yīng)以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件(EXIF)信息保存完整，像素?cái)?shù)不低于300萬(wàn)”。從像素分析，1999年柯達(dá)就已經(jīng)推出首款300萬(wàn)像素?cái)?shù)碼相機(jī)，到 2007年，性能強(qiáng)大,價(jià)格低廉的千萬(wàn)像素機(jī)型已經(jīng)層出不窮了，如今，高校檔案館收集的數(shù)碼照片基本上都達(dá)到千萬(wàn)像素級(jí)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過300萬(wàn)像素的級(jí)別。由于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)照相技術(shù)快速發(fā)展的相對(duì)滯后，導(dǎo)致數(shù)碼照片的收集沒有清晰明確的規(guī)定可依，影響了收集工作的有效開展，影響了檔案收集人員的積極性，進(jìn)而對(duì)高校照片電子檔案的收集、管理和利用產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.高校數(shù)碼照片的生成人員具有非專業(yè)性和不確定性

由于攝影攝像技術(shù)的變革，攝影或攝像人員不需要專業(yè)知識(shí)也能完成記錄任務(wù)，對(duì)現(xiàn)今高校各部門、學(xué)院而言，業(yè)務(wù)活動(dòng)的記錄不再像以前一樣只由一人完成，而是有多人參與記錄工作，甚至一項(xiàng)活動(dòng)也有多人以不同角度記錄。這些記錄人員的拍攝設(shè)備多種多樣，所拍照片的規(guī)格、精度受硬件設(shè)備所限參差不齊。由于拍攝技術(shù)、拍攝習(xí)慣各不相同，水平參差不齊，必然會(huì)對(duì)最終產(chǎn)生的聲像數(shù)字檔案的質(zhì)量產(chǎn)生影響。拍攝者還有可能根據(jù)實(shí)際工作需要對(duì)拍攝的內(nèi)容進(jìn)行后期修改、添加、合成，從而對(duì)原始照片的信息造成破壞。由于拍攝者往往不是專職檔案人員，沒有及時(shí)歸檔的檔案意識(shí)，造成數(shù)碼照片形成后，不能及時(shí)歸到檔案館，很大程度上影響了照片電子檔案收集工作。

3.數(shù)碼照片文件命名標(biāo)準(zhǔn)仍沿用紙質(zhì)檔案原則，未考慮電子文件特性

根據(jù)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T 50—2014》，數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號(hào)-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名，例如，2009年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片，文件名為：YJ-2009-0001-0001.jpg，這種命名方式意味著文件名稱沒有包含任何該照片的著錄信息。如果要檢索XX工作會(huì)議，需要到檔案管理系統(tǒng)里根據(jù)會(huì)議名稱查詢得到對(duì)應(yīng)的照片文件名稱，注意，此時(shí)只能查到照片的名稱，而不是照片文件原件；接著再根據(jù)查找得到的文件名在照片原件里查找才能看到照片原件及其照片內(nèi)容。通過以上描述可看出這種檢索其實(shí)是一個(gè)二次檢索過程。這種二次檢索過程加大了照片文件的檢索時(shí)間，增加了檢索的復(fù)雜度，不利于對(duì)照片的管理和利用。由于既要在管理系統(tǒng)里著錄信息，又要根據(jù)著錄信息給每個(gè)文件和文件夾命名，造成數(shù)碼照片整理的工作量過于繁重，影響整理效率，給數(shù)碼照片的歸檔帶來很大困難。

二、采取對(duì)策

1.加快規(guī)章制度建設(shè)

隨著技術(shù)的快速發(fā)展，國(guó)家檔案部門需要加快改進(jìn)各類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，尤其對(duì)于照片文件格式和圖像精度，需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展水平給出指導(dǎo)性意見，進(jìn)一步完善照片電子檔案管理的規(guī)章制度與操作規(guī)范。在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有相關(guān)技術(shù)人員的參與，將各類標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容細(xì)化，加強(qiáng)其落實(shí)與執(zhí)行力，將照片電子檔案“從搜集、歸檔、管理、移交到長(zhǎng)期保存過程實(shí)行統(tǒng)一管理，全程無死角”[2]，使照片電子檔案管理的各環(huán)節(jié)都是規(guī)范的、有法可依的，從制度上杜絕檔案管理中的漏洞，確保歸檔照片電子檔案的有效性和真實(shí)性。

2.提高人員業(yè)務(wù)水平

加強(qiáng)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)人才。照片電子檔案管理工作本身就有較強(qiáng)的技術(shù)性，需要定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，向他們提出照片收集的具體要求。同時(shí)也要提高兼職檔案員的責(zé)任意識(shí)，讓兼職檔案員充分認(rèn)識(shí)到，在高校的各類教學(xué)科研活動(dòng)和日常管理工作中產(chǎn)生的數(shù)碼照片是學(xué)校發(fā)展的重要?dú)v史記錄，為照片電子檔案的保管和長(zhǎng)期利用打下牢固的基礎(chǔ)。

3.充分考慮數(shù)碼數(shù)碼照片的電子環(huán)境

電子環(huán)境下，文件記錄方式和文件特征都發(fā)生了很大的改變。以前面提到的為例，XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片如果命名為：YJ-2009-20090213XX工作會(huì)議-0001.jpg，20090213代表會(huì)議時(shí)間為2009年2月13日，后面是會(huì)議的名稱。要檢索XX工作會(huì)議時(shí)，只要在計(jì)算機(jī)的搜索框內(nèi)輸入會(huì)議名稱，就能找到并調(diào)閱照片電子文件原文；同時(shí)還可以提供多角度檢索，會(huì)議時(shí)間或者會(huì)議名稱都可以作為檢索條件。應(yīng)充分利用電子環(huán)境下計(jì)算機(jī)的檢索能力，將照片著錄信息與文件名稱相結(jié)合，則可將照片原件作為檢索結(jié)果直接瀏覽，這種檢索方式是一種脫離檔案管理系統(tǒng)的檢索方式，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)，就可以滿足一些簡(jiǎn)單的查詢需求，由二次檢索變?yōu)橐淮螜z索，節(jié)約了檢索時(shí)間，提高了利用的效率，真正發(fā)揮出電子文件信息自身的優(yōu)勢(shì)。

4.數(shù)碼照片收集管理自動(dòng)化

數(shù)碼照片收集管理自動(dòng)化表現(xiàn)在

1)對(duì)于收集的海量照片電子文件，軟件自動(dòng)檢查每個(gè)文件的真實(shí)性、可讀性、完整性、有效性、安全性等；

2)按照事先設(shè)定好的著錄要求，軟件批量自動(dòng)檢查檔案管理系統(tǒng)里的照片著錄信息是否合乎規(guī)范；

3)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)里的照片著錄信息，軟件批量自動(dòng)給每個(gè)照片文件和文件夾命名；

4)對(duì)其他格式圖片比如bmp，png，gif等軟件批量自動(dòng)按照格式和精度要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換

5)以上1-4條中的所有檢查標(biāo)準(zhǔn)，著錄要求，命名規(guī)范，文件格式及精度等都可以根據(jù)變化靈活配置

雖然已有許多針對(duì)檔案批量預(yù)處理的軟件，還有把預(yù)處理作為檔案管理系統(tǒng)里的一個(gè)模塊的，但是，數(shù)碼照片是一種特殊的檔案，文件來源、文件格式、組織形式等都與其他檔案有很大的不同，因此照片電子檔案的自動(dòng)化收集和管理軟件是一種和其他檔案預(yù)處理軟件完全不同的軟件，需要專門處理。而專門針對(duì)數(shù)碼照片的預(yù)處理軟件，則由于規(guī)范不明，各個(gè)高校處理方法各異，至今仍然發(fā)展緩慢。盡管如此，從數(shù)碼照相技術(shù)的發(fā)展和照片檔案發(fā)展的需求來看，照片電子檔案的預(yù)處理通過軟件來完成將是未來的一個(gè)主要趨勢(shì)，通過自動(dòng)化的批量處理，能大量節(jié)約人力物力，降低照片整理的復(fù)雜性，提高照片整理人員的工作積極性，同時(shí)也可以提高照片電子檔案著錄信息的準(zhǔn)確性，使照片檔案的檢索更加快速、方便，有利于擴(kuò)大照片檔案的影響，使得照片檔案充分發(fā)揮服務(wù)學(xué)校中心工作、服務(wù)社會(huì)的作用，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值

高校數(shù)碼照片記錄了學(xué)校教學(xué)、科研、管理等的重大活動(dòng)內(nèi)容，反映了學(xué)校的真實(shí)面貌和發(fā)展過程。隨著信息化的發(fā)展，“數(shù)碼照片檔案越來越在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮其特有的功能”[3]。當(dāng)前照片電子檔案的管理工作依然存在不少問題，比如規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定滯后嚴(yán)重、管理人員素質(zhì)不夠、管理未能和計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密結(jié)合等，針對(duì)存在問題，需要進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)高素質(zhì)人員團(tuán)隊(duì)，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案收集管理中，使照片檔案管理人員能夠更多地把工作重心放到挖掘檔案內(nèi)涵，展示檔案價(jià)值上來，使照片檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].中華人民共和國(guó)教育部，2008.

[2]許桂清.傳統(tǒng)錄音錄像檔案數(shù)字化探究[J].中國(guó)檔案,2016,10.

[3]張立華.高等學(xué)校聲像檔案及其內(nèi)容研究[J].蘭臺(tái)世界,2017,4.