ERP系統(tǒng)中加強財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控淺析

(西南大學經(jīng)濟管理學院 重慶 400000)

一、前言

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning)的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺。它是從MRP(物料需求計劃)發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，優(yōu)化了現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映了市場對企業(yè)合理調(diào)配資源的要求。ERP系統(tǒng)實際應(yīng)用更重要的是體現(xiàn)了“管理工具”的本質(zhì)，ERP系統(tǒng)對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理，通過ERP軟件協(xié)調(diào)企業(yè)各部門提高企業(yè)的核心競爭力，從而使企業(yè)取得最好的經(jīng)濟效益。所以，ERP系統(tǒng)軟件不僅是一個簡單軟件，同時是一個企業(yè)管理助手，協(xié)助企業(yè)管理者達成企業(yè)管理目標。

隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的運用優(yōu)勢，ERP系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)是必然趨勢，利用ERP系統(tǒng)能夠有效的保障企業(yè)管理運行的穩(wěn)定性且確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。

二、ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理方面的特征

(一)ERP系統(tǒng)優(yōu)化了財務(wù)管理

ERP財務(wù)管理系統(tǒng)可以對各項業(yè)務(wù)進行規(guī)范化計量并自動生成相應(yīng)的憑證，保證了會計信息的規(guī)范性和可靠性。通過對企業(yè)ERP管理模式的分析可以發(fā)現(xiàn)，通過ERP系統(tǒng)的構(gòu)建，可以實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)管理工作的優(yōu)化，提高財務(wù)工作著的整體能力。在研究中可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在ERP系統(tǒng)運行階段，通過對企業(yè)項目的規(guī)劃可以將財務(wù)信息及時輸入到企業(yè)資源計劃之中，而且也可以完成對數(shù)據(jù)資源的儲備及管理，并在此基礎(chǔ)上通過對信息日常管理工作的優(yōu)化，明確財務(wù)管理中的具體內(nèi)容。在該種背景下不僅可以減輕企業(yè)財務(wù)管理工作所面臨的壓力，而且也可以對企業(yè)中的財務(wù)風險進行系統(tǒng)性的分析，從而為企業(yè)財務(wù)管理工作的優(yōu)化及創(chuàng)新提供優(yōu)化作用，為企業(yè)的發(fā)展提供良好支持。

(二)ERP系統(tǒng)運用具有計算精確性

企業(yè)在資源規(guī)劃以及財務(wù)管理的過程中，通過ERP系統(tǒng)模塊的規(guī)劃設(shè)計，可以實現(xiàn)財務(wù)管理工作的精確性、細致性。通過對企業(yè)財務(wù)信息的收集，ERP系統(tǒng)可以通過對財務(wù)運算狀況的分析，進行企業(yè)工作管理工作的預測，并在此基礎(chǔ)上分析企業(yè)財務(wù)所面臨的風險，完善企業(yè)的運行管理體系，從而為企業(yè)資源的優(yōu)化及創(chuàng)新提供有效支持。同時，在企業(yè)ERP系統(tǒng)運行中，可以實現(xiàn)對財務(wù)的細化管理，完善企業(yè)結(jié)構(gòu)評估機制，提升財務(wù)數(shù)據(jù)控制機制，從而有效完善企業(yè)資源運營中的成本、經(jīng)費管理以及先進流的預測，為企業(yè)的財務(wù)優(yōu)化提供穩(wěn)定支持。

(三)ERP系統(tǒng)運用具有財務(wù)統(tǒng)籌性

通過對企業(yè)ERP統(tǒng)內(nèi)容的分析可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)系統(tǒng)財務(wù)管理的合理規(guī)劃，可以實現(xiàn)對企業(yè)組織決策、規(guī)劃設(shè)計以及執(zhí)行管理等問題的綜合性分析，同時也可以為企業(yè)的財務(wù)監(jiān)督提供有效支持。而且，在ERP財務(wù)統(tǒng)籌系統(tǒng)分析中，可以通過對數(shù)據(jù)儲備、數(shù)據(jù)管理以及數(shù)據(jù)輸出系統(tǒng)的運用，進行企業(yè)資產(chǎn)的項目分析，保證企業(yè)財務(wù)運行的合理性，從而為企業(yè)功能管理內(nèi)容的優(yōu)化提供良好支持。

三、ERP系統(tǒng)在財務(wù)數(shù)據(jù)管理的不足

(一)企業(yè)對ERP系統(tǒng)缺乏認知

ERP系統(tǒng)的構(gòu)建運用了較為先進的信息系統(tǒng)管理理念，這種管理內(nèi)容在一些發(fā)達國家得到了拓展性的運用，從而為企業(yè)的經(jīng)營及管理提供了便利支持。但是，在國內(nèi)一些企業(yè)發(fā)展中，管理者并沒有認到ERP系統(tǒng)構(gòu)建的核心含義，導致財務(wù)數(shù)據(jù)管理中經(jīng)常發(fā)生信息安全問題，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成限制，且其只是注重信息規(guī)劃中的基本流程，嚴重忽視了企業(yè)中的物流管理系統(tǒng)，這種現(xiàn)象的發(fā)生導致企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)無法發(fā)揮其最終作用。

(二)ERP系統(tǒng)與財務(wù)數(shù)據(jù)管理不匹配

通過對財務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)查問題的分析可以發(fā)現(xiàn)，財務(wù)數(shù)據(jù)管理信息不匹配的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，ERP系統(tǒng)的設(shè)計結(jié)構(gòu)不能充分滿足企業(yè)信息的需求，而且，我國的ERP系統(tǒng)知識在總賬管理中形成的，這種問題的發(fā)生對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化造成制約；第二，在企業(yè)財務(wù)核算中，其內(nèi)容的核算只是局限于企業(yè)財務(wù)管理中，導致總賬單中的信息數(shù)據(jù)無法與企業(yè)管理進行合理調(diào)配，對企業(yè)的信息財務(wù)模塊運用造成了影響。

(三)財務(wù)控制中的風險性增加

在ERP系統(tǒng)系統(tǒng)使用的過程，企業(yè)財務(wù)中的控制流程及控制方式發(fā)生了系列轉(zhuǎn)變，在這種環(huán)境下，就需要企業(yè)進行科學化的風險管理及控制，通過對企業(yè)財務(wù)風險缺失因素的分析，進行財務(wù)數(shù)據(jù)管理工作的穩(wěn)定優(yōu)化，完善企業(yè)的財務(wù)管理運營理念，為企業(yè)財務(wù)風險控制及風險管理提供有效支持。而且，在ERP系統(tǒng)運行中，在賬目查詢中需要及時輸入企業(yè)財務(wù)的賬簿信息，如果沒有及時進行信息的輸入及輸出管理，也會出現(xiàn)信息資源查詢不及時的問題。

四、加強ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理的應(yīng)用

(一)ERP系統(tǒng)加強財務(wù)管理的措施

1.實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)控制

企業(yè)在發(fā)展中為了提升自身的財務(wù)管理體系，需要在財務(wù)管理工作構(gòu)建中將手工管理方式作為技術(shù)，通過傳統(tǒng)財務(wù)管理與現(xiàn)代化財務(wù)管理工作的融合，進行企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理工作的有效控制，為企業(yè)的財務(wù)管理優(yōu)化提供有效支持。在ERP財務(wù)管理系統(tǒng)完善中，其控制流程也在某種程度上發(fā)生偏移，因此，在該系統(tǒng)運用中，需要通過對財務(wù)管理流程的系統(tǒng)性控制，對企業(yè)內(nèi)部財務(wù)的運行狀況進行綜合性的發(fā)內(nèi)線，完善企業(yè)分工運行管理模式，通過對內(nèi)部控制資源的完善，構(gòu)建符合企業(yè)運營管理的控制方式，從而為企業(yè)經(jīng)濟資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化提供有效支持。

2.強化對企業(yè)管理人員的培養(yǎng)

對于企業(yè)而言，在發(fā)展中需要將企業(yè)人才培養(yǎng)作為基礎(chǔ)，通過對企業(yè)管理現(xiàn)狀的分析，進行管理方式的優(yōu)化。在ERP系統(tǒng)設(shè)計中，企業(yè)需要通過對管理工作的優(yōu)化，對財務(wù)人員提出全新性的要求，使其在工作中積極發(fā)揮出自身的優(yōu)勢性，完善企業(yè)的創(chuàng)新管理機制，提升企業(yè)員工的核心競爭力，為企業(yè)人才管理項目的優(yōu)化的分析提供良好支持。同時，企業(yè)管理者也需要定期為員工提供晉升機會，增強對財務(wù)管理人員對財務(wù)信息的認知，鼓勵其通過計算機學習掌握專業(yè)性的ERP系統(tǒng)操作理念，使財務(wù)人員的工作重心得到有效轉(zhuǎn)移，提升企業(yè)管理者的基本素養(yǎng)，強化企業(yè)員工的向心力，從而為其企業(yè)財務(wù)管理人員專業(yè)能力的提升提供有效支持，避免企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)人才流失的現(xiàn)象。

(二)ERP系統(tǒng)加強財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控的措施

1.加強對原始數(shù)據(jù)的控制

在現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展中，其財務(wù)管理工作構(gòu)建中通過ERP系統(tǒng)的運用，可以保證信息處理的及時性及高效性，同時也降低了財務(wù)人員的工作強度，為財務(wù)管理工作營造了良好的發(fā)展環(huán)境。在企業(yè)發(fā)展中，為了更好的進行原始數(shù)據(jù)的資源分析，需要企業(yè)部門加強對內(nèi)部控制管理工作的構(gòu)建，在內(nèi)部溝通、內(nèi)部信息優(yōu)化以及內(nèi)部信息調(diào)控的基礎(chǔ)上，對原始數(shù)據(jù)進行合理控制，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的及時獲取。在企業(yè)原始數(shù)據(jù)獲取的同時，需要管理者認識到原始數(shù)據(jù)的重要性，當原始數(shù)據(jù)的采集發(fā)生偏差時，就會對整個ERP系統(tǒng)造成影響，嚴重影響到企業(yè)后期的成本核算。因此，在現(xiàn)階段信息數(shù)據(jù)資源采集及數(shù)據(jù)優(yōu)化中，需要通過對數(shù)據(jù)內(nèi)容的準確控制，進行原始數(shù)據(jù)的合理調(diào)控，從而為企業(yè)的數(shù)據(jù)資源優(yōu)化提供有效支持。

2.統(tǒng)一企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)標準

在集團企業(yè)運營的過程中進行財會的統(tǒng)計是必不可少的，但在這個過程中財務(wù)數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)、會計管理及會計政策的執(zhí)行不統(tǒng)一，這些造成企業(yè)管理過程中產(chǎn)生不協(xié)調(diào)的狀況，對財務(wù)管理造成諸多的困難甚至影響到企業(yè)的決策。所以對于財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)控來說應(yīng)該加強對財務(wù)數(shù)據(jù)標準的統(tǒng)一，首先在ERP系統(tǒng)之中應(yīng)該對會計財務(wù)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的核算，整個集團的企業(yè)在財務(wù)管理的方面要對其中的主要數(shù)據(jù)在總部進行統(tǒng)一的管理，另外可針對財務(wù)的權(quán)限進行控制集團和下屬企業(yè)對同一種主數(shù)據(jù)的差別進行管理。此外在企業(yè)之中存在一些數(shù)據(jù)不完全存在于ERP系統(tǒng)的情況，有些數(shù)據(jù)是由企業(yè)的外部系統(tǒng)提供的而這些數(shù)據(jù)通過接口程序?qū)氲紼RP系統(tǒng)之中，所以集團的會計部門就需要對會計核算的數(shù)據(jù)接口規(guī)定統(tǒng)一的標準，而外部系統(tǒng)需要按照這些規(guī)定和要求提供準確完整的數(shù)據(jù)從而進一步加強企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的管理。

3.保證財務(wù)數(shù)據(jù)及時錄入及數(shù)據(jù)的完整性

對于我國的企業(yè)管理而言加強財務(wù)數(shù)據(jù)信息的管理就能夠有效的提高企業(yè)內(nèi)發(fā)展速度同時為企業(yè)的決策提供可靠的科學數(shù)據(jù)，所以在對企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)數(shù)據(jù)信息進行錄入的過程中需要保證其完整性和及時性，而想要對這兩個方面進行加強就必須對數(shù)據(jù)信息進行嚴格的監(jiān)控，所以在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的過程中要對不同的數(shù)據(jù)輸入點建立相關(guān)的審核流程，而對于會計人員錄入的會計憑證必須要有專門的主管人員進行審核，且在進行相關(guān)的審核過程中后要有工作人員憑借相關(guān)的憑證進行復核。這些來自數(shù)據(jù)接口的外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要加強外部數(shù)據(jù)的審核流程，制定合理的制度和措施對外部系統(tǒng)的財務(wù)會計核算進行加強。

4.完善財務(wù)數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范制度

企業(yè)的財務(wù)管理相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入要保證及時性和完整性不僅需要嚴密的數(shù)據(jù)監(jiān)控，另一方面對于數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范制度也必須要完善，企業(yè)的財會部門需要根據(jù)數(shù)據(jù)錄入的制度進行財務(wù)數(shù)據(jù)的管理，而在企業(yè)的財務(wù)管理之中包含了各種不同的財務(wù)類型，所以在制定數(shù)據(jù)信息錄入規(guī)范的過程中需要根據(jù)業(yè)務(wù)的類型和需要建立不同的錄入規(guī)范。

5.業(yè)務(wù)流程的控制和獎懲措施的建立

在ERP系統(tǒng)的運行過程中只有保證各個環(huán)節(jié)都在控制的范圍之內(nèi)才能夠?qū)ω攧?wù)的數(shù)據(jù)進行有效的管理。在這項系統(tǒng)之中包含一次錄入多方共享的功能，在系統(tǒng)中只要有一次數(shù)據(jù)輸入錯誤那么后續(xù)的數(shù)據(jù)輸入都會發(fā)生錯誤這個時候在哪個環(huán)節(jié)發(fā)生的問題就會很容易的找出來進而找出相關(guān)的責任承擔者。利用這項系統(tǒng)的初期階段很多的工作人員在適應(yīng)新型的系統(tǒng)過程中難免會有不熟悉的感覺，而此時在對財務(wù)的數(shù)據(jù)信息進行錄入就會發(fā)生錯誤，所以有必要建立獎懲措施進行數(shù)據(jù)的監(jiān)控。

五、結(jié)論

總之，我國企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展非常迅速而且企業(yè)在發(fā)展的過程中遇到的問題也很多，尤其是在我國的經(jīng)濟市場之中各個企業(yè)的競爭也非常的激烈，在企業(yè)運行及發(fā)展的過程中，為了逐漸提升自身的發(fā)展需求，需要不斷完善企業(yè)財務(wù)管理工作，通過對企業(yè)財務(wù)問題的探究，構(gòu)建ERP系統(tǒng)模式，優(yōu)化傳統(tǒng)的財務(wù)管理流程，提升企業(yè)的生產(chǎn)管理水平，使企業(yè)在該種環(huán)境下提升自身的核心競爭力，并為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供有效支持。而加強企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)控和管理是提高企業(yè)競爭優(yōu)勢的有效措施，ERP系統(tǒng)的接入讓企業(yè)在財務(wù)數(shù)據(jù)的管理方面得到了加強而且發(fā)揮出了巨大的作用。