公立醫院經濟合同管理存在的問題及對策研究

□程燕玲

當前，隨著市場經濟的發展以及基本醫療服務保障體系的全面建立，公立醫院進入了快速增長期。激增的經濟總量對公立醫院經濟管理水平提出了新的挑戰。經濟合同管理作為公立醫院管理體系的重要組成部分，對于防范和管控經濟風險有著不可忽視的價值。為此，2012年，財政部出臺了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），明確要求實行合同內部控制制度。本文以現階段公立醫院經濟合同管理中存在的問題為研究對象，針對性的提出相關建議，希望為完善公立醫院內控建設提供一些有價值的參考。

一、經濟合同內部管理中存在的問題

（一）缺乏合同管理意識

當前，多數公立醫院對于合同管理的重視程度不夠，主要是因為對于合同背后反映的經濟風險認識不足。隨著醫院各項經濟活動的日趨繁雜，合同種類及數量逐年增加，除常見的業務采購合同、基本建設項目合同以及修繕、維修合同外，還出現了諸如融資租賃合同、科研協作合同、信息系統合同、服務類合同等一系列新型經濟合同。大量的合同必然涉及大量的運營資金，也因此無形中給醫院帶來了很多潛在的經濟運行風險。

（二）缺乏健全的合同管理制度

具體表現在兩個方面：一是制定缺失。因為缺乏規范的合同訂立標準，導致很多應當簽訂合同的經濟活動未訂立合同，或是違規簽訂擔保合同和借貸合同，增加了醫院經濟運行風險。二是制度可操作性不強。因為缺乏合理且規范的操作流程，導致在制度執行中出現濫用權力或不作為等問題，致使制度流于形式，其規范作用大打折扣。

（三）缺乏科學的組織機構框架

當前，多數醫院經濟合同的起草、談判、簽訂、保管全部由各職能部門或業務科室獨立完成，辦公室作為綜合管理部門，僅負責形式上的蓋章審批，沒有起到全局性的把關、審核作用。歸口管理部門的缺失，造成合同管理工作經常出現兩方面的問題：一是權力、責任劃分不清，導致出現多頭管理、重復管理的現象，極大地降低了日常工作效率。二是缺乏專業、統一的領導，導致合同內容不嚴謹、條款不全面、違約責任不清晰、乃至合同缺失等一系列問題的出現，進而造成醫院正當利益的損失。

（四）缺乏規范的職權劃分

在管理學上，職權分為直線職權和職能職權。直線職權是指直接管理人員所擁有的權力。職能職權是指直接管理人員將權力授予某個部門或個人。目前，部分醫院在合同簽訂方面還存在直接職權與職能職權劃分不規范的問題。在實際工作中，經常在沒有建立授權審批制度且沒有明確授權的情況下，不具備法人主體資格的部門或經辦人員往往直接對外簽訂經濟合同，有時甚至出現以部門公章代替醫院公章的現象，上述現象的出現，給醫院風險防范埋下了巨大的隱患。

（五）缺乏嚴密的合同管理流程

經濟合同管理是一種全過程管理，涉及合同的起草、審核、訂立、履行、監督、控制以及終止等各個環節。現階段，很多醫院在合同管理過程中存在“頭重腳輕”的現象，主要注意力都集中在前期的合同談判、起草工作上，忽視了后期的審核、監督環節。合同管理流程的不嚴謹，容易導致合同內各項條款出現紕漏，增加了醫院的經濟風險。

（六）缺乏高效的合同管理手段

目前來看，很多醫院在合同管理方面還是采用傳統的縱向管理模式，即逐級上報、上級定期檢查。多部門橫向溝通管理渠道不暢，缺乏動態的全過程監管手段導致合同管控工作效率偏低。

二、加強經濟合同內部控制的措施及建議

（一）建立健全合同管理機制

首先要出臺具有使用規范性的合同管理制度，其具體內容必須包括合同簽訂的范圍、審核和審批的流程、委托授權及簽訂程序、合同變更的條件及程序、合同履行的監督、合同付款的條件、責任追究辦法、檔案管理及蓋章要求等。

同時，要完善并落實合同會簽制度，醫院所有合同的簽訂必須由使用科室、承辦科室、財務部門、審計部門、監察部門及法律顧問共同完成。其中：使用部門負責提出采購需求、指標內容及技術參數；承辦部門負責對被采購方的資質、履約能力、信譽狀況進行審核；財務部門負責對合同價款、支付方式，資金預算、財務手續等進行審查；審計部門負責對合同審批手續、合同價款、酬金、結算的合法性和合理性進行核查；監察部門負責對合同辦理的程序進行監督；法律顧問負責對合同內容、違約處理、變更與終止等條款的合法性和合規性進行最終審核。只有建立嚴密的會簽流程，才能確保成文合同的合理及合法性，也才能在最大程度上避免醫院的經濟利益遭受不合理損失。

（二）合理設置崗位及職責

出臺相關制度，明確合同管理部門，實行合同歸口管理。同時，細劃各業務部門具體的崗位職責及分工，建立健全內部控制關鍵崗位責任制，確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監督。

（三）強化關鍵環節管理

合同管理要遵循重要性原則，要突出抓好四個容易出現問題的關鍵環節：

一是嚴把簽約關。在簽訂合同前，應對簽訂方的資質，市場準入情況，代理信用等級、履約能力、不良記錄等進行充分的了解，切實從源頭上防范合同管理風險。對于簽訂數量較多的藥品、設備及衛生材料的采購，可以由職能部門建立供應商電子檔案，對供應商的產品質量售后服務，廉潔誠信等方面進行全面評估和分級排列，以此作為是否簽訂合同的重要依據。

二是加強合同履行監督。所有的合同必須嚴格按照合同條款執行。在執行過程中，財務部門要嚴格按照合同約定付款，并對付款依據進行嚴格審核。例如：在支付工程合同款時，要確保預付款保函、工程進度審批單、監理意見、審計意見、竣工驗收報告等資料齊全；在支付采購合同款時，要確保預付款保函、價格單、驗收單、出入庫手續、履約期限等條件齊備；在支付服務合同款時，要確保提供服務的數量、質量及責任劃分等與合同規定內容相符。對于不符合約定或依據不足的一概拒絕支付。

同時，醫院應當建立合同簽訂部門與財務部門的溝通協調機制，將合同付款情況納入醫院預算管理，實現合同管理與預算管理有機結合，并對合同的履行及監督情況進行定期分析，提出改進措施，實現合同履行的閉環管理和持續改進。

三是建立管理臺賬。醫院簽訂的所有合同都應建立合同管理臺賬，通過臺賬的建立，以表格的形式，縱深地將每個合同的數據信息細化，形成包括合同項目、會計科目、合同臺賬在內的“三維”賬務系統，實現全方位、高效率的賬務數據管理，進而實現合同的日常登記和執行進度的動態更新，為財務監督合同的履行情況，降低經濟提供可靠依據。

四是加強檔案管理。合同檔案管理包括電子檔案管理和紙質檔案管理。合同簽訂完成后，應將每份合同正本掃描成電子版進行存儲，同時要設置合同的保密級別，并依據合同保密級別設置授權查詢條件。原始合同由承辦部門交辦公室留存一份，統一編號進行存檔保管。合同需要變更或解除的，承辦部門應及時通知各相關部門，變更合同應與原合同一并整理歸檔。

（四）提升信息化管理水平

一是通過網絡系統完成合同的錄入、審核、修改、會簽等工作，從而減少紙質表單，縮減合同傳遞的工作時間，提高工作效率。

二是通過信息系統實現從立項到預算、采購、合同、驗收、付款的全過程管控，對審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點進行自動預警，有效防范合同風險。

三是利用信息系統從不同角度、不同維度對合同數據進行統計分析，為醫院管理提供更精準的參考數據。

四是通過內部網絡系統實現合同橫向管理，讓合同的歸口管理部門、業務部門、審計監督部門充分參與合同的制定、審核、執行和監督，對合同管理中存在的問題及解決措施，各部門充分發表意見，利用系統實現全面的痕跡管理，有效解決多部門之間的協同工作問題，降低醫院的辦公成本。

（五）建立并落實問責機制

醫院要建立健全合同管理問責制度，要明確問責的范圍、處理措施及執行程序等。對于合同訂立、履行過程中出現的違法違規行為，給醫院經濟利益造成損失的，要嚴格按照制度規定追究相關部門或人員責任。