新時期下檔案管理工作有效性策略

劉如慧（秦皇島市第一醫院，河北 秦皇島 066000）

一、新時期下檔案管理工作現狀

當前我國檔案管理工作仍然存在諸多的問題需要我們予以足夠的重視。首先就是對于相關工作的開展并沒有予以重視。我國很多單位或者企業在檔案管理工作的開展中都會存在著混亂的現象，其實主要就是因為企業等并沒有對之予以重視，當前隨著我國經濟的快速發展，企業將更多的精力都會放在自身的發展上，對于這種不能夠直接創造經濟價值的工作明顯沒有予以重視。檔案管理工作本身的內容就是相對繁雜的，如果沒有專業的人員參與其中，那么會使得工作開展的效率較為低下。

其次，我國的檔案管理制度存在一定的缺陷，當前社會處于快速的發展中，尤其是信息技術的快速普及，很多行業都與之進行融合來提升行業生產力，網絡資源的共享已經成為當前發展的一種主要趨勢，但是很多企業的檔案管理工作自身的革新卻相當緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。

最后在檔案管理工作開展的過程中由于缺乏相應的人才予以支撐，使得工作水平無法提升。檔案管理要始終結合當下的先進科學技術來開展，人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當下應當針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。

二、提升檔案管理有效性的意義

檔案主要記錄著事業單位、政府機關、高校以及企業等發展歷程以及其中的各項資料，不僅對于相關單位的發展具有重要的意義，其還能夠更好地為其發展或者是處理相關事務提供基礎支持。檔案管理工作的開展中也能夠看出一個國家的發展歷史軌跡，尤其是針對一些歷史檔案來說。當前針對檔案管理科學化水平予以提升，可以有效提升我國的文化軟實力，因為檔案管理在開展相關工作的過程中主要都是秉承著真實、簡潔的原則，從檔案管理中可以有效看出一個單位甚至是國家的發展歷程，并且能夠從中總結出國家文化建設等相關規律，通過提升管理工作的科學水平對于提升整個國家的文化軟實力具有積極的意義。

同時實現檔案管理工作有效性，可以促進檔案管理工作的可持續發展，并且在很大程度上促進我國的信息化發展。當前科學化的檔案管理策略主要也就是有效借助新興技術，尤其是信息技術來實現檔案管理信息化建設，拓寬信息技術的運用范圍，并且實現檔案內容數字化，針對此建設一套完整的管理制度，將其中可能出現的一些問題提前預測并解決，實現管理工作規范化。信息技術能夠為檔案管理工作搭建一個良好的平臺，也能夠通過信息技術對檔案管理工作予以創新的基礎上，實現信息技術的發展，進而推動我國的信息化水平的提升。

三、有效提升檔案管理工作有效性

（一）革新檔案管理理念

新的歷史時期下，檔案管理工作應當有效的革新工作觀念。要能夠在管理工作中樹立服務的觀念，而不僅僅是對檔案資源的保管，當前我們處于信息技術快速發展的社會中，而信息的生命周期也不斷縮短，因此我們應當有效的保存信息，并且將相應的資源及時傳遞出去，這樣才能夠實現資源的有效共享，并且凸顯信息的價值。信息時代所帶來的另一個特征，就是知識經濟時代的快速到來，有效的轉變觀念，樹立服務的理念，通過有效的方式來將信息進行處理分析等，并且實現有效的共享。通過借助信息技術，可以更好的將資源與他人共享，并且針對有需要的人做好服務工作，這也是新時代下實現檔案管理目標轉型的有效需求。

（二）健全檔案管理制度

在檔案管理工作開展的過程中，要能夠有效對《檔案法》及相關的法律法規進行宣傳，并且增強內部各級工作人員對于檔案管理工作的安全意識，加強內部法律的宣傳。不論是對整個項目的負責人來說，還是領導人以及檔案管理工作人員，都應當認識到檔案管理工作的重要性，能夠從根本制度上予以完善，通過配備更加專業的人員，并且使用專門的管理設備來對整個檔案管理工作認真對待，使其中的各項工作更加規范化。根據不同單位的實際狀況，制定更加符合實際工作的檔案資料管理制度，將和檔案管理有關的法律制度體現在其中，尤其是針對管理細則要予以重視，嚴格按照標準來開展各項工作。對于在檔案管理與存放的過程中，要能夠對相關資源的存放形式予以規定，避免浪費資源以及勞動力的浪費。強化在檔案管理工作中的依法治檔，在相關工作開展的過程中，要能夠積極進行執法檢查，對于檔案資料的產生、收集以及整理過程都要予以重視。要能夠意識到相關工作的實效對于和檔案相關工作開展的重要意義，進而確保過程檔案工作的落實。

（三）提升工作人員業務水平

檔案管理人員的素質也是提升檔案管理科學化水平的基礎。在新的形式下，要能夠使用更加先進的技術來對檔案管理工作的開展予以支持，當前對于檔案管理的也提出了分工更加專業的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發展而不斷提升自身的專業素養，不僅需要其擁有檔案方面的專業知識，還需要通過理論結合實踐，掌握信息技術等內容，自身也應該具備更強的專業情感以及責任意識，在工作的過程中能夠更有效地提升自身的價值。此外對于單位來說，也應該針對檔案管理人員進行組織培訓，加強其對于專業內容的學習與強化，在內部建設一支具有更強的自我學習能力的隊伍。要能夠將檔案管理科學化水平的提升作為一項長期工作來對待，通過建設綜合素質強的復合型人才，才能夠對檔案管理工作的知識結構進行深入了解，進而高效發展檔案事業。

（四）實現檔案管理信息化建設

當前隨著信息技術的快速發展，社會上很多行業都通過有效引入相關技術來不斷提升工作效率。因此在當下檔案管理工作中，不能僅僅依靠傳統的方式來開展工作，要能夠盡快轉移工作重心，將傳統檔案管理工作逐漸轉移到檔案信息化建設中。因為通過信息化建設，可以更好地確保在檔案信息等相關信息方面的準確性，并且在新時代進一步彰顯數據資料的價值。通過實現檔案資料的信息化，可以更好地對其進行加工與分享，并且保障檔案管理工作更加科學、規范地運行。當前檔案管理工作人員要能夠意識到計算機對于檔案管理工作的重要性，有效借助工具來提升工作效率，并且也能夠在很大程度上避免主觀性的錯誤。檔案管理人員在翻閱資料時，也不用使用傳統的方式，只需要在網上對相關的資料進行數據調取，進而提升了工作的質量與效率，并且更方便對檔案信息的查閱與更新。