學校圖書館過刊管理中的問題與解決措施

孫文韜

摘 要：近年來，隨著連續出版物發行量的不斷提高，過刊所蘊藏的信息資源比現刊更加豐富。它既是學校師生信息資料查閱的原始載體，更是學校教學研究工作的重要文獻信息源，學校圖書館對此應該給予高度重視，不斷提高過刊的科學管理水平，使其再次成為有效的教學、科研信息資源。基于此，本文就學校圖書館過刊管理方面的相關內容展開系統研究，著重分析了學校圖書館過刊管理過程中普遍存在的一些問題，并有針對性地提出了相關解決措施，以期對進一步提高過刊管理的科學化、合理化有所幫助。

關鍵詞：學校圖書館；過刊管理；問題

一、引言

當前，在許多學校的圖書館內都會存放著近一年來的期刊雜志，等到學年結束后，往往就會把這些期刊劃分成過刊。由于普遍認為它們的利用價值不高，有的圖書館甚至會把其當作廢品處理，這種情況在很大程度上其實是對過刊資源的一種嚴重浪費。有些學校的圖書館雖然認識到過刊的重要性，但在實際管理中，由于受到多方面因素的制約，經常會影響到過刊管理的工作進程，導致過刊不能夠被很好地利用。因此，如何最大限度地發揮過往期刊應有的作用，進一步提高過刊管理水平，成為亟待解決的問題。

二、學校圖書館過刊管理中存在的問題

（一）缺刊和錯刊現象

圖書館在收集、整理過刊的過程中，經常會出現期刊缺失的情況，出現這種情況的原因往往是多方面的，比如借閱的讀者尚未歸還、缺刊還未入庫、夾在其他書架中等。對此，如果都進行補刊的話，難免會延長期刊的裝訂周期，進而導致過刊不能及時上架供讀者借閱使用，但是如果放任不管或缺刊過多的話，又會影響到已裝訂過刊的完整性，所以這兩個問題都要處理好。另外，在過刊整理過程中，還會發生錯刊的情況，比如在已經裝訂好的過刊中發現存在印刷錯誤或者由于整理的不夠仔細，導致年份混亂的現象，這些情況都會時有發生，對此也應引起高度重視。

（二）過刊利用率低

一般來說，過刊的利用率都比較低，這主要是因為目前有一些高校的圖書館規定過刊資料只能在館內查閱，這樣一來就在很大程度上限制了過刊資源的流通，進而影響其利用率。另一個原因是由于許多讀者對于過刊的認識不夠科學，片面地認為所謂過刊就是過了時效性的期刊，已沒有閱讀價值和使用意義，再加上圖書館也沒有對過刊進行過宣傳，這就導致許多人對過刊不理不睬，埋沒了過刊應有的價值。此外，隨著科學技術的不斷發展，計算機及互聯網逐漸普及，文獻資源的形式也越來越多樣化，數字化期刊也越來越多，高校圖書館對這些數字化期刊的重視程度和訂購比重不斷提升，這也在一定程度上影響了紙質文獻的需求量。由于互聯網具有資源豐富、內容具體、信息量大、涉及范圍廣、時效性強和容易掌握等特點，許多年輕讀者甚至上了年紀的老年人都會被其深深吸引，人們可以通過互聯網及時找到自己所需要的文獻資源，既快捷又方便，不僅節省了時間，同時也能節約不少成本。因此，如果圖書館在今后的過刊資源利用上仍然只是傳統的閱讀、復印，不進行二次、三次文獻的開放，這樣下去的結果只能讓讀者對其更加不感興趣，最終導致過刊資源浪費。

（三）過刊裝訂時間過長

在正常情況下，過刊裝訂的周期基本是一個學年或者一個學期不等，而將現刊下架，再裝訂成過刊后，方才進入一個新的管理模式。然而每到期刊下架裝訂時期，卻又恰好都是現刊需求的高峰期，因為每到這時，往往正是教師科研任務最緊迫的時候，也是一年一度畢業生撰寫論文的時期，在這一時間段內，無論教師還是學生都急需要去圖書館查閱資料，特別是臨近年底的現刊。這些期刊雖然時間不長，但是只要一跨年就會成為過刊，如果過刊裝訂的時間周期過長，等到裝訂完畢再返館時，這些期刊的原有信息價值就會有所降低，甚至已失去使用意義。

三、提高學校圖書館過刊管理的有效措施

（一）進一步提高過刊信息檢索能力水平

隨著科技水平的不斷提高，高校圖書館管理工作中也逐漸實現了網絡化、信息化，然而在對過刊進行管理的過程中，還普遍存在重視程度不高、經費及技術投入不足等問題。信息檢索是圖書館管理中的一項重要內容，檢索的目的是滿足師生對文獻資源的需求，通過檢索，可以很快知道過刊的具體所在位置，這樣一來可以方便查找，節省時間。但由于目前一些圖書館個別工作人員并未充分認識到過刊的重要性，所以對有關過刊的一些信息并沒有完整地錄入數據庫，這就導致師生在檢索文獻時，有時候很難找到甚至是找不到自己真正需要的內容。為了解決這一問題，學校圖書館要切實做好有關過刊信息檢索的配套工作。一方面，加強對現有人員的有關培訓，使其在思想上深刻認識到過刊同樣具有學術價值和使用價值，在進行過刊后期檢索信息錄入時要高度重視，確保所錄入的檢索信息準確、完整、全面。另一方面，對現刊的相關工作人員也應提出更高的要求，強調在對期刊入館進行簽到登記時就應做好相關數據的錄入工作，這樣才能在新刊成為過刊的時候，再進行新的錄入可以更加方便、準確。學校圖書館的全體工作人員應該時刻牢記，只有保證數據庫的完整性和準確性，才能使師生在第一時間查找到滿足要求的、有價值的資源，為廣大師生和讀者提供高效優質的服務是學校圖書館的根本所在。

（二）為過刊設置獨立的書架及過刊管理部

每年的學生臨近畢業，都要寫畢業論文，這時候就需要到圖書館去查閱資料。隨著每年新期刊的不斷增加，過刊陸續下架，但是有一些過刊恰好是一些學生所需要的資源，為了讓他們能夠快速地找到所需資源，加強對過刊的合理管理非常重要。為了滿足這一需求，圖書館內部應該為過刊設置單獨的書架、期刊閱覽室和過刊管理部，并配備專門人員對過刊進行分類整理，并做好文獻索引相關工作，做好時間期刊分類號等，只有這樣，師生在查找所需過刊時才能更加方便快捷，既減少了閱讀者查找資料的時間，也可以更好地提高過刊的利用率。

（三）縮短過刊裝訂時間使其盡早上架

期刊裝訂時間應爭取在現刊下架后的1-2個月內全部裝訂結束，并盡快做好過刊分編、典藏、入庫和上架等工作。為使臨近年末的現刊信息資源能得到充分有效的利用，并使期刊及時編目典藏入庫而不致積壓，現刊下架最好分兩個時間段進行，即每年放寒假前一周或12月最后一周內下架1-6月份的現刊，7-12月份的現刊于次年放暑假前一周內下架完畢。同時，保證現刊的連續性和完整性對于過刊的及時裝訂尤為重要，負責現刊訂購及簽到的管理人員應在每個月末及時地對缺期的現刊進行統計和催詢補缺工作，讓期刊及時盡早到館，以確保下架期刊的裝訂工作能夠順利進行。

（四）積極開展期刊利用率統計及讀者調查工作

許多學校圖書館在開展新一年期刊征訂工作時，并未對本年度期刊的使用情況進行統計和梳理，往往只是簡單延續上一年度的期刊訂購計劃或者增添個別新期刊，殊不知許多現有期刊已無法滿足師生需求，利用率較低。因此，學校圖書館應定期對現有期刊的利用率進行科學統計和分析，積極組織開展讀者調查，特別是針對師生的期刊使用開展調查工作。根據數據分析和調查結果，一方面可以及時停掉一些與學校學科建設無關或聯系不夠緊密、利用率不高的期刊，既可以在一定程度上節約成本，也可以將這部分經費用于圖書館其他方面的建設。另一方面也可以據此減少一些后期利用不太多的期刊送裝，從而優化送裝期刊的質量和數量，進一步縮短過刊裝訂時間。

四、結語

學校圖書館過刊資源具有教學科研、資源建設、傳遞情報等多重功能，做好過刊管理工作，對于圖書館資源建設具有重要意義。因此，為了確保過刊可以在最大程度上得到利用，創造價值，學校應加強對過刊的管理。學校不僅要對現有圖書館管理人員進行定期培訓，更要善于招納一些具有圖書館相關管理經驗且專業知識豐富的工作人員，使其在對過往期刊進行處理的過程中，能夠根據每本期刊的專業類別、重要程度、學術價值和讀者利用率等標準進行科學分類及存放，同時不斷更新管理措施，使過刊的管理工作能夠順利有序完成，進而保證每一本過刊都能得到合理利用，發揮出其應有的價值。

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