淺談學分制下的高校成人高等學歷教育學籍檔案管理

郭登權

【摘要】學分制是一種以學分計量學生學習量的教學管理制度，是相對于學年制的一種教學管理制度。隨著多數高校成人高等學歷教育在教學管理上實行學分制，學籍檔案的管理也發生很大的變化。本文從高校成人高等學歷教育學籍檔案的形成規律和特點出發，分析了高校成人高等學歷教育學分制下學籍檔案管理存在的問題。提出了相應的解決措施。

【關鍵詞】學分制 成人教育 學籍檔案

學籍檔案是記載學生學籍、在校學習情況以及畢業情況的檔案保存資料，是核定學生學籍資格，學生基本情況，反應學校教學工作狀況，確定學生畢業資格的重要依據，學籍檔案是學籍管理的重要內容。從形成階段看，學籍檔案的形成主要有兩個階段：一是起始階段，指學生報考到錄取這段時間形成的材料，如學生填報的考生登記表、錄取通知書等：二是積累階段，指學生報到入學到畢業前這段時間，這是學籍檔案材料形成的主要階段，是對學生在校期間的全面綜合評價，主要包括學習成績、獎懲、社會實踐、畢業鑒定等方面的情況。

1學分制下成人高等學歷學籍檔案的特點

1.1學籍檔案的原始性與真實性。學籍檔案中記載和反映的學生基本情況、學業完成情況和獎懲情況等原始材料，是在按照學籍管理有關規定形成的，按照歸檔要求從學生錄取、報到就開始收集整理，記錄的信息是原始憑證，準確度高，可靠性強，是學生在校學習階段的真實評價。

1.2學籍檔案的多樣性和綜合性。高校推進學分制改革，教學內容、管理體制決定了學籍檔案材料形成來源的多樣性，主要包括：招生錄取名冊、錄取通知書、新生名冊、學籍登記表、學籍異動表、信息變更表、獎勵和處分、畢業生登記冊、畢業生鑒定表、畢業生實習考核表等與學籍有關的文件材料。同時，學籍檔案是在教學管理活動產生和形成的，其材料來源涉及部門多、范圍廣，既有上級教育行政部門下發的各種指導性文件、規章制度，又有學校教務部門、學生工作部門在教育教學管理活動中形成的檔案材料，因而又具有綜合性。

1.3學籍檔案的靈活性和系統性。由于學分制背景下，由固定學制變為彈性學制，學生畢業時間不一致，這樣學生學籍檔案就比校繁雜，同一年級的學生可能檔案的管理內容不同，材料的形成具有靈活性的特點。由于這種靈活性，學生從入學到畢業形成學籍材料處于零散狀態，需要進一步條理化學籍材料，經過整理、鑒定、編目，進行分類、統計、檢索、組合使之具有系統性。

2學分制下成人高等教育學籍檔案管理存在的問題

2.1學籍管理工作量增加

成人高等教育學分制學籍檔案管理，增加了學籍檔案管理人員的工作量。由于學分制工作細化，相應的學籍檔案管理工作也會增加。一方面，成人高等教育學分制學籍檔案管理工作的不完善，無法滿足學籍檔案管理工作的需要，另一方面，學籍檔案管理工作的質量得不到保證。使得學分制的實際效用難以發揮，而整個學分制使學籍檔案管理工作大量增加，也會使成人高等教育學分制學籍檔案管理工作的復雜化程度增加。

2.2學籍檔案管理電子化進程緩慢

學籍檔案管理人員對電子信息軟件的學習和應用能力弱，導致學分制學籍檔案管理的信息錄入受限，信息錄入的準確度降低，信息不完整等，制約了學籍檔案的電子化進程。另外，在學籍檔案管理電子化進程中，各種紙質資料的收集和匯總直接影響學分制學籍檔案管理電子化進度。

2.3學籍檔案管理專業程度低

學籍檔案管理人員大部分是部門兼職人員，檔案管理專業化程度低。學籍檔案管理需要專業化的人才采取專業的措施進行歸類管理，以便于查閱學生的在校以及出校之后的各種個人信息情況。目前由于學籍檔案管理專業化程度低，專業人才數量少，專業化操作管理軟件匱乏。

3學分制下成人高等教育學籍檔案的管理解決措施

3.1簡化學籍檔案管理工作，健全規章制度。由于成人教育學分制的靈活性和教學手段的多樣化，學籍檔案覆蓋的學生范圍廣泛、學生來源復雜，涉及的系部、教學點繁多。因此，一方面，簡化學籍檔案管理工作中不必要的環節，降低工作人員工作量，保證檔案管理的高效性，簡化學籍檔案管理的各項操作性程序，比如各種信息的錄入要精簡，避重復作業導致信息過度重復。另一方面，要健全規章制度，

為學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有利的保證。

3.2推進學籍檔案的電子化管理進度，實施學籍檔案的網絡化管理。隨著現代化教學手段的應用，檔案管理部門必須使用網絡進行信息的采集與核對。進行電子化、系統化的管理，產生的信息通過網絡發送到學校檔案室，或直接將數據信息向學校檔案室進行數據輸入，做到學籍檔案收集完整，歸檔材料齊全，確保提供信息的及時、準確。在教學管理模式上采用學分制，排課形式改為選課的方法，學生選課自由，學籍管理人員登記分數困難的局面，原始的紙質檔案無法按班級進行整理，而實施網絡化和電子檔案可以解決此問題。

3.3加強學籍檔案管理體系建設，培養專業的檔案管理人才。加強學籍檔案管理體系建設，可以快速的提升學籍檔案管理的系統化，有關學分制學籍管理的工作可以得到落實。另一個面，加強學籍檔案管理體系建設，可以通過實行強大的信息管理，完成對學分制學籍檔案的管理工作。管理的專業化必然需要培養專業的人才，總體來說，影響成人高等教育學分制學籍檔案管理的因素很多，但最主要的莫過于檔案管理的專業化程度不夠，以及信息的準確性、安全性和系統的限制等。只有通過對專業人才的培養和學籍檔案管理體系的建設，才可能最大程度的優化學分制檔案管理體系。

4結束語

學分制可以綜合的評估學生的綜合素質能力，有利于培養學生的全面素質，就學分制與學籍檔案管理的相互作用而言，學分制可以促進檔案管理的電子化進程，建立成人高等教育學分制檔案管理體系，使得檔案管理更加專業化，學籍檔案的管理與學生個人利益息息相關，需要學生認真對個人信息進行準確的核實，學籍檔案管理工作又一項具體細致而責任重大的工作，從事這項工作不僅要會出艱辛的勞動，要有極大的責任心和較強的綜合能力，只有學籍檔案管理人員的素職不斷提高，才能為學校的教學服好務，能實現學校學籍檔案管理電子化、規范化、現代化。