高校教學檔案管理工作存在的問題及對策

盧亞光 楊巖清 曹莉

摘要：院系教學檔案管理作為高校檔案工作的核心構成內容，能及時反饋教學實操、教學研討以及教學管理等工作流程，有助于促進高校進行教學變革，提升教學效率，在豐富教學內容、創新教學模式上發揮重要作用。本文將圍繞高校教學檔案管理工作的重要性以及其中出現的問題展開分析，并提供具體解決策略。

關鍵詞：高校；教學檔案；院系

引言：

所謂教學檔案，具體是在教學管理、教學活動、教學評判以及科研活動等環節中直接產生的，賦有初始性以及留存價值歷史記載，能通過相應圖像、聲音、文字等方式展現。其能如實的、精準的歸納和反饋出院系教學目標的落實和達成狀況，是開展教學探討、教學變革以及課程創建等各項工作的主要根據。

一、高校教學檔案管理工作的重要性

教學檔案能記錄教學活動的所有流程和情況，其常常不會被二次加工，維持其原始特征，不會隨著政治改變而改變，準確的留存教學過程中的憑證，十分客觀的重現歷史。這種歷史的記錄效果是其余方式無法取代的。另外，其還是之后解決問題、審查和處置教學平常工作的證據，例如能發放學歷、成績等說明和教師審核記載，為教育探究和歷史分析供應可靠的追溯性資料[1]。

（一）是加強教學管理的有效手段

教學檔案在教學管理工作中的產生，是教學活動的外在記載，為教學管理供應重要依據，為教育決定供應有效參謀，為完善教學、提升教學水平供應及時的數據資料，是之后解決問題、審查以及探究教學平常工作的憑據，是本身活動的龐大信息庫，是反饋教學管理水準強弱和教學分析、教學活動的重要參照。

（二）是教學評判的先決條件

教學評判是當代教育內部規律的需求，教學檔案資料是教學評判的要素，是監管相關教學管理工作者和教師能否積極向教學管理部門給予教學資料的關鍵根據，是學校教學活動全方位、準確的記載，是整個院校廣大師生經驗和智慧的凝結，是評價一所院校教學質量好壞最直接的體現。

（三）是督促教學管理工作者和教師的關鍵根據

眾所周知，教學檔案是在教學的種種活動環節中產生的，擁有查詢、審核以及使用價值，通過歸檔留存的資料，具備有效性。若教師的課堂規劃、教案編寫不完備，或是全部沒有，僅依靠上課時臨時擬定的一些提綱，那么在教學檢測以及考核中便會發現其工作狀態。教學檔案能否完整是監督教學管理工作者能否積極、實時向教學文檔的產生者催繳教學資料，依據教學特征和歸檔需求把教學文檔資料轉變成教學檔案的憑證。

二、高校教學檔案管理工作中出現的問題

（一）對教學檔案的必要性缺少認知

伴隨高等教育的飛速進步，教學方式逐漸豐富、教學范疇漸漸增加，教學管理也慢慢步入正規化。在這種情況下，教學活動中形成的教學文檔愈來愈多，相應管理者工作量也劇增，以往教學檔案管理方式和人為控制手段依然無法順應變革發展需求。甚至一些院校的機關部門和院系，特別是教學機關部門忽視教學檔案的管理和積攢，一部分關鍵文檔和資料由于本身使用便利遲遲不上交至院校進行統一管理，導致大量資料缺失而不能查閱。

（二）教學檔案資料搜集不積極，整理不合乎標準

站在客觀的角度來說，因為教師教學工作量和壓力較大，無法主動、積極的上繳教學檔案資料；站在主觀的角度來說，負責檔案管理的專職、兼職人員配置還不夠妥善，而且管理工作者還要同時監管平常一些瑣碎事物，所以十分易于和良好的搜集時間擦身而過，從而致使教學檔案的搜集不夠完整，造成教學資料缺失，歸檔資料效果不明顯，不具備整體性和完備性。此外，教學檔案整理也不合乎相關標準，漏洞百出。學生畢業之前有關學習檔案繁多，通過其所在班級的導員進行書寫和留存，有些導員檔案記載不標準，比如用鉛筆、圓珠筆書寫，導致字跡不清晰，對檔案的長久儲存造成不良影響；有的沒有依照要求記錄，常常發現一些留白位置，讓學籍檔案無法真實、明確的反饋實際狀況。

（三）檔案法制宣傳力度薄弱，檔案認知匱乏

教師教學工作繁雜，不但要傳授知識，還要舉行教研活動。而且一些教師對于教學檔案的必要性認知匱乏，覺得教師的本職工作就是科研和教學，對于教學效果、教研效果能否順利歸檔和留存毫不關心。一些資料雖然被收集歸檔了，但也是在管理工作者的時刻提醒下，教師為了敷衍了事，臨時抱佛腳、應付整理的，導致教學檔案資料不完全、質量降低，抑制其使用率的提高。

（四）專業性的業務培訓貧乏，教學檔案管理團隊不平穩

據有關調查顯示，有些高校的專職與兼職的檔案管理工作人員非常缺乏，甚至完全沒有經歷過專業性的教學檔案業務培訓。這便在一定程度上導致工作人員業務能力和綜合素質良莠不齊的狀況發生。而且這種管理人員平常瑣碎事物眾多，各個管理工作依次添加，實在是沒有富裕的時間來整體性的進行教學檔案的管理作業。與此同時，因為工作量大，若出現崗位調動契機，大多數人員便會爭先恐后的離開本職崗位。這便讓教學檔案管理團隊具有流動性，從而致使相關工作匱乏接連性。

（五）數字信息化水平較低，限制教學檔案的管理和使用

檔案管理的數字信息化通常體現在兩大方面：首先，是紙質文件的數字化處置變成電子文檔；其次，是檔案的計算機輔助管理體系，用來處理檔案的搜索、組卷以及使用問題。現階段，有些院校計算機教學檔案管理依然處于目錄查找的層次上，使用率并未上升。即使紙質文件和電子文檔能長久性的共同存在，卻無法完全取代以往人為手寫檔案和紙質文件，然而教學檔案管理的數字信息化能最大化的完善其管理以及提高使用率。怎樣提升教學檔案的數字化，是目前所有高校教學管理人員共同面臨并急需解決的重要問題。

三、加強高校教學檔案管理工作的有效措施

（一）清晰教學檔案的特征和內容

教學檔案主要分為以下幾方面：上級教育主管機關下發的命令性、指教性文件，全面性教學文件資料，學籍管理資料，教學規劃，招生工作的資料，學生獎罰資料，教學大綱及方案，總結，教學變革方案，教學實習、生產實操資料，教材有關的資料，良好的代表性畢業論文，課堂教學資料，畢業生就業資料，畢業設計和審核資料，師資培訓規劃，畢業生質量調研資料，教師教學經驗匯總，科研部門的教學歸納，教學狀況調研表，教師工作量的劃定與落實狀況，教師考核與匯總，教師教學激勵資料等。只有清晰教學檔案的實際內容，才能真正的提高文件資料日常的歸檔作業效率和質量，有助于促進相關人員文件的搜集和管理。

因為教學活動獨特的規律性，反饋教學活動的教學檔案也具備本身的特征，通常體現在以下幾方面：

1.形成范疇寬闊。教學檔案的創造人不但可以是各個單位部門，還可以是個人，比如上級主管部門的資料，院校教學行政有關部門的資料，教學部門的資料，包括教師在實際教學進程中產生的檔案資料。

2.內容多姿多彩。教學檔案包括的內容不但有教學管理文檔資料，還有教學運作，教學創建，教學審核評定資料；不但涵蓋學科組建，還涵蓋專業組建，課程組建，實驗室組建的各種資料；不但有平常教學活動進程中產生的文檔資料，還有豐富多彩的比賽、獎勵、評優等相關資料[2]。

3.媒介各式各樣。教學檔案的媒介常常以紙張為核心媒介，并且還伴有圖片、表格、錄音、幻燈片、錦旗、標本和具有價值的物質等，是教學過程中不可或缺的參照材料。

（二）強化教學檔案的日常管理及歸檔工作

強化文件的日常歸檔，通常是說文件在結束文書處置步驟后，檔案管理者便要積極的把需要歸檔的文件搜集完整，參照立卷項目展開簡單的歸檔處理：比如完成學訓的學籍注冊表，注冊完成后便能歸檔；每學期期末考試后的卷子，學生最終分數，試卷剖析表等，在正式放假前便要進行歸檔；上級下發的關于教學管理的文件，在開始閱讀或者落實之后便可開展歸檔；一些突發的工作，比如學生學籍變化、各種比賽得獎、教師科研成果獎賞、教學事故的確認及處置等文檔資料，在完成工作后需要馬上對有關資料進行歸檔。

（三）提升教學檔案管理者的綜合素養，強化團隊建設

教學檔案管理者的綜合素養直接影響著檔案工作效率的高低以及質量的優劣，然而現在教學檔案管理者普遍兼職人員較多，而且人員變動現象頻頻出現，業務能力較弱，文化程度普遍偏低。首先，要不斷提升管理者的政治素養，加強提升其職業道德，不斷根深植入的灌輸教學檔案勢必要為教學工作服務的核心理念；其次，要對教學檔案管理者展開定期的業務培訓工作，打造良好的學習氛圍，實現經驗的交流和共享，讓其不僅能肩負起檔案搜集、整合、儲存以及供應使用等工作內容，還可以擁有檔案的編制研發、著錄標引等全面技能，同時還了解相應的目錄學、電腦的使用，提升高校教學檔案的整理能力，讓已經歸檔的檔案具有整體性、合理性、層次性以及程序性，為將來查詢等方面奠定有利基礎。

與此同時，還要強化檔案認知，增強對教學檔案工作的引領。強化檔案認知，特別是要增強院校相關領導和干部對檔案管理的認知，要想真正教導工作人員提高檔案認知，必須要先提高檔案管理在領導干部心中的地位，做好榜樣，同時投入大量資本作為鼓勵和支援，完善與提升檔案部門的作業氛圍和自動化管理能力，從而推動檔案事業的進一步發展。強化對教學檔案的引領工作，首先要將其納入高校教育發展規劃，并且在人員分配、設備設施、經費、庫竅等全方位予以保障，有助于教學檔案的搜集、整合、研發以及使用。

（四）關注教學檔案信息資源的研發和使用

讓檔案搜集具有一致性的關鍵目的是為了日后使用，所以，檔案管理者要積極參加到檔案數據信息的研發和使用中，進一步展開調研工作，實時清楚及掌控所有部門教學活動的實際狀況，自發為教學工作提供優質服務，為加強院校的各種變革提供重要參考依據。比如：可以使用檔案匯總大量教學經驗，展開教學效果探討，使用教師的典型論文，經驗歸納，成績記錄等材料為教師職務晉級以及業務審核等方面給予憑證；可以使用健康檔案、學籍管理材料為企業單位提供畢業生的真實狀況，讓其對學生有充分的認識和了解，為學生加入預備黨員、入黨、提干、參加兵役等方面供應有利用價值的初始資料。

（五）加強推動教學檔案信息化搭建

高校教學檔案部門要創建全方位的教學檔案信息管理平臺，以此促進其信息化搭建，實現教學檔案科學化、現代化管理。

1.此平臺要具有標準化、多樣化。教學檔案管理平臺互聯網要涵蓋和教學檔案有關的任一部門，通常體現在以下三方面，分別是檔案管理部門、教學管理部門以及院系部門。這些部門要利用標準化的規范，充分指引歸檔工作，在規范中列入院校的歸檔范疇，所有方面均要遵循歸檔范疇依次進行資料的搜集。在實際歸檔過程中給出樣板作為示例，比如表格應如何正確記錄，為專兼職人員供應有效參考，保證歸檔的教學檔案合乎標準并填寫完全無遺漏。平臺要具備圓滑的自主構造節點和模板錄入程序，這樣一來能改善和添加獨特內容，更加符合部門多樣化的要求。檔案管理者可以利用檢查以往資料搜集狀況，自行掌控歸檔狀況，讓檔案的搜集、整合作業隨著教學活動的開展漸漸進入更深層次。一旦兼職人員在搜集檔案時有所失誤，要積極、適當的予以提示，以此規避日后的調整工作陷入困境。

2.加強教學檔案前端掌控。在信息管理平臺的前端掌控教學檔案，能有效促進歸檔作業的追蹤引導管理，讓檔案搜集變得較為完整和快捷。

3.各種措施保證信息容量及安全。此平臺可以使用B/S以及C/S共同融合的混合構造，在搜集管理平臺中應用C/S形式，確保擁有較大的空間搜集檔案，遠程查看使用平臺需要使用B/S形式，其具備權限檢驗、數據查看、單點登錄等性能。要使用各種形式的安全管理策略，經過使用者操控進行信息儲存備份、權限分級、防火墻、日志管理以及內外網分離、文件加密、殺毒軟件等有效技術措施確保平臺內數據的安全可靠。

四、結論

綜上所述，隨著教學模式以及課程樣式的靈活性和繁雜性的逐漸凸顯，教學檔案的相關類別也隨之補充，造成檔案內容變得更加繁瑣，高校教學檔案工作面臨前所未有的挑戰和壓力。相關人員一定要對此加以重視，積極研究與院校實際情況相符、順應時代發展的處理措施，充分發揮其在教學管理中的良好作用。

參考文獻：

[1]趙彥昌，蘇亞云.21世紀以來檔案收集研究述評——基于8家檔案學類核心期刊的數據統計[J].山西檔案，2017，（05）：43-49

[2]胡維維.高校教學檔案管理：問題與對策[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2017，26（05）：63-65

[3]許珍花，許素芬.高校二級學院教學檔案管理存在的問題與應對策略[J].管理觀察，2016，（3）：131-133