加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

李靜潔

摘要：新時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部管理所承擔(dān)的社會(huì)使命收到社會(huì)各個(gè)方面的關(guān)注，內(nèi)部管理質(zhì)量也在影響著其他方面的工作的順利進(jìn)行。在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部管理中，檔案管理起著很大的作用，但是也有著一些不好的現(xiàn)狀。本文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及其改革措施突出表面檔案管理的重要性。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；重要性

1.前言：

作為我國(guó)政府及社會(huì)公共服務(wù)職能的重要窗口，機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身的管理及其自身建設(shè)也受到社會(huì)大眾的重視。其中檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理中起著舉足輕重的作用，因此要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1管理人員自身素質(zhì)有待提高。

檔案管理并不是指管理方式和管理技術(shù)，還需要專(zhuān)業(yè)性能較強(qiáng)的管理人員。但是當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員缺少較強(qiáng)的工作主動(dòng)性和責(zé)任心，同時(shí)欠缺專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。更為嚴(yán)重的是在有些單位把人事檔案管理工作當(dāng)成一個(gè)福利獎(jiǎng)勵(lì)性質(zhì)的職位，不太重視這個(gè)職位，從而較大地影響了專(zhuān)業(yè)化檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)進(jìn)程。

2.2檔案管理手段較為落后。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來(lái)越多的事業(yè)單位采用快捷的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)處理業(yè)務(wù)活動(dòng)。但是就目前來(lái)看，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位還沒(méi)有普遍采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，特別是在檔案管理工作上，依舊采用落后的管理方式，使得工作效率較低并且錯(cuò)誤率較高，不利于檔案的管理和穩(wěn)定性。除此之外，有一部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，即使設(shè)置了檔案管理室，但是條件不夠完善，設(shè)施老化，環(huán)境較差，從而導(dǎo)致檔案管理工作難度較大。

2.3檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作不夠完善。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量很大程度上取決于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作。然而從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位都不夠重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作。同時(shí)還存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，認(rèn)為只要妥善地保存檔案資料，確保檔案的完整性，就是做到了完善的檔案管理工作，從而導(dǎo)致不能發(fā)揮出檔案的真實(shí)作用。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的改革措施

3.1建立完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的順利開(kāi)展需要一個(gè)完善的檔案管理制度，因此需要建立且完善檔案管理制度。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該按照國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范化地制定和修改。第二，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理對(duì)象和管理目標(biāo)建立管理框架并根據(jù)具體工作內(nèi)容制定出相應(yīng)的管理?xiàng)l例。最后還要制定相對(duì)應(yīng)的工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰相結(jié)合的考核機(jī)制，就是將工作人員的個(gè)人績(jī)效與工作考核相聯(lián)系，如果考核不合格就扣除相對(duì)應(yīng)的績(jī)效，反之進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。利用考核機(jī)制可以幫助工作人員激發(fā)工作的積極性，從而保證檔案管理的規(guī)范化。

3.2提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

由于檔案管理的專(zhuān)業(yè)性需要專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較強(qiáng)的管理人員，因此提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)是最基本的工作。首先，最重要的工作素養(yǎng)就是有效的組織領(lǐng)導(dǎo)能力以及專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)水平，所以單位招聘檔案管理人員時(shí)需要選擇專(zhuān)業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的人才，從而可以在根本上保障管工作的質(zhì)量。其次，檔案管理人員還應(yīng)該掌握檔案數(shù)據(jù)的處理方法以此來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)和靜態(tài)分析，因此在實(shí)際工作中應(yīng)該定期開(kāi)展管理人員的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

3.3加強(qiáng)信息化檔案管理工作。

現(xiàn)代化的檔案管理工作可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)模式下的很多不足之處。第一，將信息化的管理方式引入到檔案管理工作之中，從而既可以快速查找檔案信息并實(shí)現(xiàn)信息共享，還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行定期更新，保障檔案工作的準(zhǔn)確性。第二，紙質(zhì)化的檔案管理不利于檔案的保存和管理，一不注意就會(huì)導(dǎo)致檔案的缺失。但是信息化檔案管理可以避免保管不力的漏洞，提高檔案信息的穩(wěn)定性。同時(shí)電子檔案的保存時(shí)間較長(zhǎng)，可以做到科學(xué)有效的保存檔案，且在一定程度上節(jié)約儲(chǔ)存空間。

4.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

4.1檔案管理可以提供具有法律效力的憑證。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位從設(shè)立、更改以及注銷(xiāo)或者組織多種事情的主要依靠事業(yè)單位的文書(shū)檔案，同時(shí)也可以更加全面地體現(xiàn)事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)登記管理的全面流程。繼而這些原始記錄就成為相關(guān)部門(mén)查詢(xún)和處理事業(yè)單位違規(guī)現(xiàn)象的主要依據(jù)，也幫助事業(yè)單位解決相關(guān)的訴訟問(wèn)題。

4.2機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案可以填補(bǔ)國(guó)家檔案的空隙。

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案遵循著集中統(tǒng)一的管理原則，從而保證檔案資料的安全性和完整性。正因?yàn)闄n案管理較為集中完善，是國(guó)家檔案不可缺少的主要組成部分，從而在一定程度上強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作的客觀(guān)性，并可以較為全面地反映社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀。

4.3機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案為社會(huì)各界帶來(lái)更為方便的查詢(xún)服務(wù)。

伴隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的產(chǎn)生和完善，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著較為重要的作用。事業(yè)單位的檔案材料較為準(zhǔn)確地記錄著單位的各種活動(dòng)、法定代表人以及分支機(jī)構(gòu)等相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)這些內(nèi)容根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，從而為社會(huì)各界帶來(lái)很高價(jià)值的信息查詢(xún)服務(wù)。

5.結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的進(jìn)步，事業(yè)單位在一定程度上得到了快速發(fā)展。我們要充分重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的重要性，同時(shí)采取科學(xué)客觀(guān)的管理方式，不斷進(jìn)行創(chuàng)新型的改革措施，進(jìn)而提升我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是眾多業(yè)務(wù)工作的前提，因此要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新改革措施，并且要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

參考文獻(xiàn)：

[1]李琳.淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].現(xiàn)代國(guó)企研究.2016（8）

[2]于振玲.提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平的探討[J].卷宗.2017（3）

[3]李實(shí)，李英.關(guān)于加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2017（15）：106