芻議事業單位檔案管理現狀與優化對策

周瑞 濱州市濱城區檔案館(局)

隨著社會的飛速發展，我國各行各業進入了屬于自己的黃金發展期。科技化和網絡化的發展更是給事業單位的檔案管理增添了巨大的挑戰。如何采取有效措施，完成事業單位的檔案管理，成為了當下事業單位檔案管理人員急需解決的難題。本文分析檔案管理的含義及對象，就事業單位檔案管理的現狀分析，提出事業單位檔案管理的解決對策，從而促進事業單位的發展，提高事業單位的管理水平。

事業單位中檔案的數量不斷增多，管理工作難度增大，要想適應社會發展的腳步，事業單位必須進行改革，建立科學、民主、系統的管理體系，把檔案管理工作放在重要位置，才能保證事業單位的順利運行。目前事業單位中檔案管理工作存在很多問題，管理觀念落后、方法、制度等比較落后。因此，優化檔案管理工作非常重要。

一、目前事業單位檔案管理工作存在的問題

(一)檔案管理觀念較為落后

當前大多數事業單位檔案管理工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，管理意識薄弱，不重視，進而導致員工的工作效率低，大多數時間和精力用在查找資料和檔案上面，嚴重影響了后期的工作。同時在管理過程中，認為只要檔案不丟失、不泄露就是完成工作，沒有認真去研究、創新如何收集資料更加快捷，導致資料雜亂無序，后期需要的時候很難找到。總之，事業單位檔案管理工作沒有被重視，致使檔案管理工作處于落后階段。

(二)檔案管理工作人員綜合素養低

檔案管理是一項繁雜且又系統的工作，對工作人員的要求較高。但是目前大多數事業單位檔案管理人員在工作中缺乏責任心、耐心，具體工作不認真，經常導致檔案不能正常使用，影響其他部門的工作。另外有一部分事業檔案檔案管理人員身兼數職，沒有足夠的精力來研究、管理檔案工作。平常工作中只是簡單的把材料放進檔案盒，整理歸檔都不及時，影響了檔案管理水平。

(三)事業單位檔案管理方法落后

當前部分事業單位檔案管理工作缺乏規范化的管理體系、合理的工作流程和標準和專業的管理人員，導致檔案管理不規范。這種現象造成了資源浪費，也不符合新時代事業單位檔案管理的要求。隨著互聯網的普及，科技快速發展，但是大多數事業單位工作人員仍然使用傳統的方法來整理資源，思維模式落后，影響了檔案管理工作的創新發展。

二、事業單位檔案管理優化對策

(一)提升事業單位對檔案管理工作的重視程度

事業單位檔案管理工作要想跟上社會發展的腳步，高效、快速開展，就要先從思想上重視。首先、樹立新的管理觀念，事業單位的領導要提高對檔案管理的宣傳強度，讓每個員工都充分認識到檔案管理的重要性，多鼓勵員工主動發言，提出意見，參與到管理工作中來，激勵員工的工作積極性和熱情。其次，增強事業單位管理者對檔案管理工作的重視程度，領導階層要充分發揮每位員工的職能，營造積極性的工作氛圍，讓每位員工都愿意為單位貢獻自己的力量，發揮自己的才能，實現價值。

(二)提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，其素養決定了工作質量。首先、提高他們的職業道德觀念，樹立全心全意為人民服務的思想；其次、不斷學習，廣泛閱讀，更新知識機構，提高自己的專業素養，同時還要學習計算機知識和檔案管理軟件知識，熟練掌握現代信息管理技術，使自己成為一名既懂得檔案管理知識，又熟練計算機操作技能的綜合型人才。所以，提高檔案管理人員的綜合素養是保證檔案管理工作順利進行的必要條件。

(三)使用現代管理技術，實現檔案管理的信息化，提高檔案管理水平

要想使檔案管理的信息化作用得到充分發揮，就要使用現代化技術來進行管理。所以，事業單位要積極采用適合自己發展的現代化管理設備，保證檔案的信息得到快速傳遞的條件下，使用計算機、掃描儀等現代技術來實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化和數據格式并存的管理模式，進一步保證檔案信息的安全性和完整性。另外，事業單位要不斷創新管理技術，使用網絡向社會提供檔案信息，優化資源，實現共享，提高管理水平。

隨著經濟的快速發展，事業單位在這種背景下也進行了改革，因此，我們要重視檔案管理工作，根據時代背景的需求來不斷創新，提高管理水平，優化資源，使用現代科技來進行檔案管理工作，保證事業單位健康、快速發展。