關(guān)于國有企業(yè)檔案管理工作的思考

韋曉媛

[摘要]本文通過剖析國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及原因，從健全體系、統(tǒng)籌規(guī)劃、資源利用和創(chuàng)新管理四個方面提出強化國有企業(yè)檔案管理工作的對策，以期提高國有企業(yè)檔案管理水平，為新形勢下國有企業(yè)的向好發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支持和市場競爭信息盾牌。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 國有企業(yè) 創(chuàng)新

檔案管理是國有企業(yè)日常管理工作的重要組成部分，反映著企業(yè)內(nèi)部管理的層次水平，全面真實客觀的反映企業(yè)經(jīng)營管理的全貌，為企業(yè)工作的開展提供資料支持，對國有企業(yè)在新形勢下的順利轉(zhuǎn)型和變革起著重要的作用。

一、國企檔案管理的現(xiàn)狀及原因分析

（一）國企內(nèi)部結(jié)構(gòu)變革，為檔案管理工作提出新要求

隨著市場經(jīng)濟改革浪潮的興起，國有企業(yè)紛紛進行層級結(jié)構(gòu)、經(jīng)營方式和管理手段的內(nèi)部調(diào)整及優(yōu)化，以不斷適應(yīng)市場經(jīng)濟新要求。國有企業(yè)檔案管理一是客觀存在著因體制機制的制約和制度流程的繁冗而導(dǎo)致的檔案種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜的現(xiàn)狀，迫切需要以新的標(biāo)準(zhǔn)和要求對檔案管理工作進行優(yōu)化調(diào)整；二是在國有企業(yè)市場化調(diào)整的過程中，企業(yè)順應(yīng)市場變化而進行的管理模式改革，也對新形勢下檔案管理工作提出新要求；三是由于國有企業(yè)改革而進行的產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，由此帶來的企業(yè)管理環(huán)節(jié)調(diào)整，成為國有企業(yè)檔案管理應(yīng)重視和加強的薄弱環(huán)節(jié)。

（二）檔案管理工作遵制守舊，本質(zhì)作用未充分發(fā)揮

一是部分國有企業(yè)中，檔案管理往往不是專職人員，在實際工作中會出現(xiàn)突擊應(yīng)付的現(xiàn)象，“檔案管理就是看好資料”的錯誤現(xiàn)象普遍存在；二是部分企業(yè)的檔案管理工作流于表面和形式，囫圇吞棗、照搬照抄其它單位的檔案管理制度和體系，或者是生硬搬套中央或上級單位關(guān)于檔案管理的要求，適合本企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的檔案管理體系相對不完善；三是部分新興國企片面追求眼前效益，缺乏長遠(yuǎn)觀念和統(tǒng)籌意識，對檔案管理的真正目的和對企業(yè)發(fā)展的重要作用缺乏了解，將檔案管理工作放于管理末流，造成檔案管理人員的工作熱情偏低，工作積極性差。

（三）檔案管理培訓(xùn)工作不到位，執(zhí)行力度差

一是由于檔案管理培訓(xùn)不到位，業(yè)務(wù)部門忽視檔案管理的重要性，不注重日常檔案資料的收集整理而造成的工作積壓以及重要原始檔案丟失的現(xiàn)象層出不窮；二是檔案借閱人員對檔案的保護意識不到位，造成已歸檔檔案缺損、丟失，甚至重要企業(yè)機密檔案泄密，檔案管理漏洞大，工作執(zhí)行力度差；三是企業(yè)自身的應(yīng)付過關(guān)心態(tài)使檔案管理工作缺乏長遠(yuǎn)性和連續(xù)性，日常管理突擊做，無人勝任臨時雇，資料不齊重金買，這在增加企業(yè)管理成本的同時，也造成了許多無法挽回的資料損失；四是由于人員崗位變動頻繁，檔案崗位培訓(xùn)不及時，造成檔案管理工作被動，拉低了檔案管理工作的整體水平。

二、強化國有企業(yè)檔案管理工作的對策思考

（一）健全檔案管理體系，提高檔案管理意識

新常態(tài)、新形勢要求國有企業(yè)必須轉(zhuǎn)變觀念，積極探索適應(yīng)企業(yè)變革的檔案管理體系和運行機制。一是根據(jù)企業(yè)及行業(yè)特點，建立適應(yīng)企業(yè)長期發(fā)展的，易于執(zhí)行的檔案管理體系和考核辦法，從制度層面降低檔案管理風(fēng)險；二是企業(yè)管理者、檔案管理人員必須緊跟時代與企業(yè)發(fā)展的步伐，以全新的檔案管理理念構(gòu)建適應(yīng)市場變化的檔案管理機制；三是加強檔案管理專業(yè)人才配置，提高企業(yè)檔案管理重要作用的認(rèn)知，本著全員參與的原則，將檔案管理覆蓋企業(yè)管理的方方面面，真正實現(xiàn)檔案管理對企業(yè)發(fā)展的推動作用。

（二）針對企業(yè)發(fā)展特點，制定企業(yè)檔案管理規(guī)劃

新形勢下國有企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)站在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度不斷調(diào)整和完善，并與企業(yè)其他工作流程實現(xiàn)對接，提供準(zhǔn)確的信息資料。因此，國有企業(yè)一是應(yīng)將檔案管理納入企業(yè)整體規(guī)劃中，作為企業(yè)日常工作的重要組成部分，進行系統(tǒng)周密的規(guī)劃部署，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的整體協(xié)同管理；二是國有企業(yè)檔案管理規(guī)劃，應(yīng)參考行業(yè)對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌兼顧企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的需求，結(jié)合同類企業(yè)發(fā)展特點，制定具有高度可行性的國有企業(yè)檔案管理規(guī)劃；三是在企業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時刻，國有企業(yè)檔案應(yīng)結(jié)合數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)豐富產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、理順上下游關(guān)系、供應(yīng)商維護等提供合理規(guī)劃和建議，為提高企業(yè)競爭力提供堅實的基礎(chǔ)。

（三）強化對檔案資料的深入開發(fā)，提高檔案資源利用率

國有企業(yè)應(yīng)從戰(zhàn)略角度出發(fā)，重視檔案資源的綜合開發(fā)與利用。通過對檔案的再次歸納、整理、提煉、濃縮等工作，充分挖掘原始檔案的真正價值，實現(xiàn)檔案資源的二次開發(fā)。一是通過對現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的分類分析，找出企業(yè)運行管理的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵位置，通過預(yù)警和管控等方式，優(yōu)化國有企業(yè)管理模式；二是通過對現(xiàn)有檔案的二次和三次利用開發(fā)，全盤挖掘和掌握企業(yè)現(xiàn)有資源，有針對性的對現(xiàn)有資源進行優(yōu)化整合，釋放產(chǎn)能，提升效益；三是通過檔案整理的系統(tǒng)摸底，明確企業(yè)參與市場競爭的優(yōu)劣勢，擴大優(yōu)勢、補齊短板，提高企業(yè)綜合競爭力。

（四）創(chuàng)新檔案管理手段，加強檔案電子信息化管理

在信息時代，檔案的電子信息化進程也在逐步加快，在實際工作中，國有企業(yè)一是應(yīng)對現(xiàn)有檔案進行電子錄入、電子備份與硬盤保存，通過高科技手段對現(xiàn)有檔案資料進行數(shù)據(jù)信息存儲；二是應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展特點與實際，將檔案管理信息化系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)行的各類系統(tǒng)有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案歸檔的日常化、程序化、電子化；三是在合理范圍內(nèi)建立電子檔案共享機制，在確保安全保密的前提下，提高檔案的利用效率。

三、結(jié)束語

國有企業(yè)檔案管理工作作為保存企業(yè)信息資源的重要載體，在企業(yè)發(fā)展進程中起著至關(guān)重要的作用，維護檔案工作的嚴(yán)肅性，提高檔案工作水平和效率，創(chuàng)新檔案管理方式，有利于從根本上提高防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的能力，為國有企業(yè)在新形勢下的快速發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息保障。