事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及強(qiáng)化管理措施

王晶

[摘要]在信息時(shí)代，各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式都發(fā)生巨大的變化，同樣事業(yè)單位的檔案管理工作受其影響發(fā)生了相應(yīng)的改變，對(duì)檔案工作的質(zhì)量提出了更高的發(fā)展要求。一個(gè)單位的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，檔案的管理工作是不可缺少的，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理工作也呈現(xiàn)出很多的不合時(shí)宜的表現(xiàn)，出現(xiàn)許多急需解決的問題，如工作效率低和管理方式與管理模式落后等，制約著事業(yè)單位的發(fā)展與前進(jìn)。從當(dāng)前的現(xiàn)狀出發(fā)，并依此制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，將會(huì)大大改進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀，促進(jìn)事業(yè)單位迎來新的發(fā)展時(shí)機(jī)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位 檔案管理 強(qiáng)化管理措施

在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)的各行各業(yè)都迎來了新的變化與發(fā)展，使得事業(yè)單位檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，在傳統(tǒng)的檔案管理中，技術(shù)落后，管理觀念滯后，由此而帶來的效率低下，檔案信息混亂，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的客觀要求。新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理工作必須進(jìn)行改進(jìn)，引進(jìn)新的技術(shù)與管理模式，不斷提高檔案管理效率，提高檔案信息的錄入與查找的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度松散

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，并沒有完善的檔案管理制度，出現(xiàn)檔案管理制度結(jié)構(gòu)松散的問題。根本在于大部分事業(yè)單位并沒有重視對(duì)于檔案的管理，常常出現(xiàn)檔案結(jié)構(gòu)混亂，序號(hào)雜亂無章，不便于檔案的歸類、錄入與查找，以致造成部分檔案的遺失。同時(shí)，在松散的檔案管理制度下，也表現(xiàn)出檔案的保密性不高，信息泄露等嚴(yán)重威脅事業(yè)單位發(fā)展的嚴(yán)重問題。雖然現(xiàn)在很多的事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到這些問題的嚴(yán)重性，并做出相應(yīng)的整改措施，但是由于制度的缺陷很多的措施仍然是治標(biāo)不治本，只是解決暫時(shí)的問題，就根本問題而言仍然是沒有找到長(zhǎng)遠(yuǎn)的解決之方。

（二）檔案管理模式滯后

當(dāng)前大部分的事業(yè)單位為了促進(jìn)本單位的經(jīng)濟(jì)利益的快速發(fā)展，適應(yīng)信息時(shí)代的步伐，大量引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，但是并不符合本單位的實(shí)際發(fā)展情況，使得引進(jìn)的先進(jìn)信息技術(shù)與本身的滯后的管理模式相矛盾，由于在現(xiàn)有的水平上并不具備建立現(xiàn)代信息化檔案的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，不僅沒有促進(jìn)本單位的檔案管理工作的提高，反而使得檔案的管理工作出現(xiàn)混亂。

檔案管理模式中的核心問題主要是缺乏規(guī)范性與共享性。大部分的事業(yè)單位的檔案管理模式僵化，在此種模式中權(quán)責(zé)劃分不清，組織機(jī)構(gòu)混亂，出現(xiàn)有的問題沒人管，有的問題多人管的現(xiàn)象，各單位為了解決當(dāng)前的棘手的問題，也紛紛做出整改，改進(jìn)管理模式，針對(duì)不合理的地方做出調(diào)整，但是由于滯后模式固有的弊端，條條框框的簡(jiǎn)單修補(bǔ)也是無濟(jì)于事，有的甚至出現(xiàn)改進(jìn)部分與原有部分相矛盾沖突的現(xiàn)象發(fā)生，使得本身混亂的檔案管理幾乎陷入癱瘓，不能正常運(yùn)行。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理工作需要其相關(guān)工作人員具有一定的技術(shù)水平與專業(yè)水平，因此，對(duì)于檔案管理人員而言，應(yīng)具有較高的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)。但是，由于以前大部分事業(yè)單位不重視檔案的管理工作，很多的檔案管理人員都不是具有專業(yè)知識(shí)的人員，多數(shù)是其他崗位的兼職人員，代管檔案管理工作，或者是一崗多人，導(dǎo)致互相推諉，相互扯皮，使得檔案管理長(zhǎng)期處于混亂和無人管理的狀態(tài)。還有部分檔案管理人員專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)薄弱，專業(yè)素養(yǎng)不高，不能及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，致使問題堆積。為了解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，各事業(yè)單位，也積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)與信息化技術(shù)，但是由于管理人員的素質(zhì)不高，專業(yè)技術(shù)水平低，并不能很好的應(yīng)用新的檔案管理技術(shù)，使得原有的問題加倍升級(jí)，使得檔案管理工作陷入停滯或運(yùn)轉(zhuǎn)困難的尷尬境地。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的解決方略

（一）制定適應(yīng)本單位實(shí)際情況的檔案管理制度

合理的檔案管理制度對(duì)于檔案管理效率的高低具有決定性的影響。但是各個(gè)單位的實(shí)際情況不同，檔案管理中出現(xiàn)的問題也不盡相同，因此，各事業(yè)單位針對(duì)自身的情況對(duì)檔案管理制度作出相應(yīng)的根本性改進(jìn)與完善。首先，應(yīng)完善權(quán)責(zé)制度，明確工作職能范圍，防止出現(xiàn)一崗多人以致相互推諉的狀況發(fā)生，建立追責(zé)制度，以此敦促相關(guān)工作人員認(rèn)真履行本職工作。制定各規(guī)章制度應(yīng)遵循時(shí)效性與具體性相結(jié)合的原則，以改進(jìn)當(dāng)前現(xiàn)狀、促進(jìn)檔案管理工作順利開展為目的。同時(shí)，積極引進(jìn)相關(guān)的管理技術(shù)與信息技術(shù)，與新的檔案管理制度相結(jié)合，雙向發(fā)力，共同促進(jìn)當(dāng)前現(xiàn)狀的改進(jìn)。優(yōu)化與完善事業(yè)單位的檔案管理制度，是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要逐步進(jìn)行，不能一蹴而就，依據(jù)自身實(shí)際情況做出相應(yīng)的制度安排，以保證檔案管理制度的順利執(zhí)行。

（二）健全檔案管理模式

為適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，事業(yè)單位的檔案管理模式已經(jīng)做出相應(yīng)的調(diào)整，但是由于其本身固有的限制性因素，對(duì)管理模式的改進(jìn)仍然不徹底，遺留下很多的問題亟待解決，對(duì)檔案管理模式的完善是改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的必由之路。健全檔案管理模式，首先應(yīng)從提高檔案管理工作的效率開始，以效率的提高來帶動(dòng)管理模式的健全，達(dá)到對(duì)檔案管理工作的雙贏效果。例如，在檔案管理工作中引入獎(jiǎng)懲制度，一方面，有利于激發(fā)相關(guān)工作人員的工作積極性，另一方面，有利于提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。同時(shí)，以現(xiàn)代化管理技術(shù)與信息技術(shù)為特征的新的檔案管理模式在提高工作效率的同時(shí)，也更有利于發(fā)揮檔案工作本身的作用與價(jià)值。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)與檔案管理工作順利的開展具有至關(guān)重要的作用，工作人員本身的專業(yè)水平的高低是影響檔案管理工作開展質(zhì)量的決定性因素。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的一線工作中，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，嚴(yán)重限制了先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。提升檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)是提升檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求。

因此，事業(yè)單位面對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低的現(xiàn)狀，應(yīng)做出現(xiàn)實(shí)性的改進(jìn)措施，首先積極引進(jìn)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，配合相應(yīng)的先進(jìn)檔案管理技術(shù)，對(duì)當(dāng)前工作中的問題，從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，逐步解決，提升檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)本單位的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)其自身的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技能，提升適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的要求，促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部建立一支具有高水平的檔案管理人員。

三、結(jié)束語

通過不斷對(duì)事業(yè)單位的改革，不斷融入新的管理技術(shù)與信息技術(shù)，學(xué)習(xí)新的管理理念，創(chuàng)造性改進(jìn)檔案管理模式，同時(shí)注重對(duì)檔案工作管理人員的培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，將會(huì)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作健康、有序發(fā)展。