略談新形勢(shì)下如何創(chuàng)新檔案管理工作

鄭濤

[摘要]檔案工作者應(yīng)該不斷更新觀念，創(chuàng)新理念；更新知識(shí)，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科學(xué)化。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提升和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)的各項(xiàng)領(lǐng)域發(fā)生了很大的變化。作為檔案工作，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在新時(shí)期，檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作的不可替代的地方。

一、檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性

檔案作為歷史的記錄，知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。這些檔案資源只有開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以滿足單位人員對(duì)檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式仍占主導(dǎo)地位，檔案利用率仍偏低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。檔案的價(jià)值在于被利用，這需要通過(guò)人的勞動(dòng)，通過(guò)一定的科學(xué)的工作方法來(lái)管理、開(kāi)發(fā)才能發(fā)揮出來(lái)。為此，檔案管理部門必須以新時(shí)代高度發(fā)展的電子科技為依托，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會(huì)需要、單位需要的角度出發(fā)，以單位的利用者為服務(wù)對(duì)象，以所藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

二、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

（一）模式創(chuàng)新

目前，單位檔案室不是獨(dú)立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行和服務(wù)。隨著管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案部門分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，將對(duì)促進(jìn)檔案管理變革具有重要意義。進(jìn)而注重單位的未來(lái)方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開(kāi)發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、到位，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作的超越，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

（二）思路創(chuàng)新

（1）管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過(guò)去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足單位的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識(shí)化、科技化、信息化、社會(huì)化作為檔案工作的管理目標(biāo)。

（2）管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案室雖然收藏有單位文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到所藏資源的不足，難以滿足單位的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)所藏內(nèi)容，提高室藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集單位需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

（3）管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定，如單純地看檔案管理場(chǎng)所、設(shè)備和室藏等。但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案室對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案室的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)挝缓蜋n案員的管理，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。

（4）人才資源創(chuàng)新。要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

（三）手段創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)，單位的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴(yán)重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目錄檢索自動(dòng)化，解決文檔一體化問(wèn)題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與單位中心工作結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)化。

（四）實(shí)踐創(chuàng)新

（1）加強(qiáng)知識(shí)管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮檔案工作者主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化宣傳，取得單位各方面的理解和支持，不斷把單位檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。

（2）加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開(kāi)展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)展、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

（3）建立檔案管理人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。同時(shí)，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。同時(shí)，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)、歸檔文件整理、相關(guān)檔案法律文件、保密知識(shí)等。

總之，檔案工作者應(yīng)該不斷更新觀念，創(chuàng)新理念；更新知識(shí)，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科學(xué)化。