檔案數字化管理體系的構建研究

文/丁曉陽

一、檔案數字化管理體系的構建現狀

檔案的數字化管理體系是一種將信息技術、高科技技術與檔案管理有機融合的技術，這種技術在當前檔案管理過程中發揮了重要的作用，不僅能夠優化現有的管理程序，同時還能減少檔案成本的投入，為后續的整合運用提供了便利。但是目前我國檔案數字化管理體系的構建存在著較多的問題，主要體現在以下幾個方面：

(一)缺乏管理人員的重視與專業知識

數字化的管理是一種先進創新的管理模式，在檔案管理運用中仍然處于初級的階段。但是目前在我國檔案管理的過程中，絕大多數單位都沒有給予應有的關注。同時，目前我國檔案行業在構建數字化管理體系的過程中還存在著知識的缺乏，不能給予體系的構建積極的指導、科學的指引。

(二)缺乏數字化管理的人才

在當前檔案管理工作開展的過程中，人才不僅是技術上的保障，同時還直接影響了檔案管理工作在結構上是否科學合理，制約了檔案管理工作的整體效果。但是結合當前的工作實際來看，數字化管理人才的匱乏已經成為了制約檔案工作的主要因素。人才的制約與管理者的認知有著直接的關系，也和檔案部門的資金實力、人才吸納能力有著緊密的聯系。

(三)欠缺基礎性的硬件設施和軟件功能

在檔案數字化管理體系構建的過程中，諸多單位都出現了硬件設施無法跟上時代步伐的情況，不能滿足檔案管理工作開展的實際訴求，也影響了各項工作的有序開展。另外，雖然有部分檔案館等相關部門引入了檔案管理的軟件，但是軟件功能的單一化、質量的缺陷都對提高管理的自動化帶來了不利的影響，制約了檔案管理的數字化發展。

(四)網絡安全性能較低

結合實際可以看出，目前我國檔案管理工作在推進數字化的過程中存在著安全無法得到保障的情況，制約了檔案管理的整體水平。這是因為在互聯網發展的過程中，其安全性能本身就是一個值得關注的命題。但是檔案管理工作的網絡安全一直就是一個制約因素，對數字化管理體系的構建帶來了消極負面的影響。

二、檔案數字化管理體系的構建對策

針對目前我國檔案管理在數字化體系構建上的缺陷，可以采取以下幾個方面的對策加以改進：

(一)提高重視程度，促進專業知識的傳播

我國檔案館等相關部門在推進檔案數字化管理體系構建的過程中應該給予積極的重視與關注，通過定期化、常態化的推進方式，將體系構建過程中的成敗、經驗進行總結分析，查缺數字化體系中的缺陷并且加以改進。

另外，在思想上給予重視的同時還應該注重專業知識的傳播，讓檔案管理過程中每一個崗位與部門的工作人員能夠學習、接受數字化專業知識，為數字化管理體系的構建打下堅實的基礎。

(二)規范數據搜集，構建檔案數據庫

在數字化管理體系構建的同時，數據庫的建設是最為基礎的保障之一。這是因為數據庫中收集整理了豐富的信息內容，也是后續利用便捷化的重要支持。對此，檔案管理應該加強數據在整合上的規范化，在保證數據、紙質資料統一一致的基礎上，保證這些數據的真實性與有效性。

另外，檔案管理還應該注重數據庫在建設上的完善，以此來保證數據信息在搜集與整合上的全面化與準確化，提高資源利用的整體水平。

(三)加強培訓力度，提高管理人員素養

檔案管理部門應該將定期組織培訓工作作為構建數字化管理體系的重要途徑，努力增長檔案工作人員的業務知識、專業素養，不斷提高他們的業務質量。

對此，檔案管理部門應該對目前工作人員的工作能力、綜合素養進行調查分析，對于技術使用水平、專業能力較低的人員，應該盡量拉長培訓的時間、擴充培訓的內容；在培訓后，應該組織開展實踐工作，發揮優秀人才在技術利用上的榜樣作用，發揮集體的力量推動數字化管理體系的構建。

(四)加強網絡管理，保證檔案管理有序開展

通過上述分析可以看出，網絡安全問題已經直接影響了檔案數字化管理體系構建的整體效果。對此，只有提高網絡環境的安全性、可靠性，才能促進檔案管理工作的有序開展。

對此，檔案管理部門應該提高自身的防范意識，提高在網絡安全管理上的整體水平。在實際管理與防范的過程中，檔案管理部門不僅要注重硬件設施設備的優化，還應該積極引入各種類型的殺毒軟件、防火墻技術，加強在安全防范工作上的資金投入與精力投入。對于一些對安全性要求較高的信息資源，可以采用加密處理的方式，避免數據信息出現丟失與缺損的現象。

三、結論

數字化管理體系的構建對于檔案管理水平的提高具有重要意義，能夠提高檔案資源的利用效率。但是目前數字化管理體系在形成與建立上存在著意識、技術、設施設備、人才等多個方面的缺陷。對此，檔案管理部門應該在提高認知的基礎上，加強對數字化管理體系構建的重視程度，從軟硬件、人才培養等多個方面進行強化。

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