高職院校二級學院教學檔案管理工作的規范化策略探討

鄧穎 江蘇商貿職業學院

2015年底，教育部印發《高等職業院校內部質量保證體系診斷與改進指導方案(試行)》，要求所有獨立設置的高職院校建立常態化的內部質量保證體系和可持續的診斷與改進工作機制。在政策導向作用的推動下，為了加快高校規模擴增及內涵建設，以“二級管理”體制為代表的校系新型管理體制應運而生。高職院校二級學院的檔案記錄了二級學院的建立、建設及發展歷程，為高職院校人才培養數據采集平臺提供源頭數據，為學院領導決策提供重要保障，是評估和衡量二級學院管理水平與教學水平的重要依據。近些年，各高職院校已經初步認識到二級學院教學檔案管理的重要性，但具體工作中依然存在很多問題，如何提升高職院校二級學院教學檔案管理規范性是各高職校檔案管理亟待解決的課題。

一、高職院校二級學院教學檔案的主要構成

根據《高等學校檔案管理辦法》(教育部第27號令)和《高等職業院校人才培養工作狀態數據采集平臺》的要求，高職院校二級學院教學檔案主要包括：

(一)綜合類檔案

1.上級教育主管部門、學校和教務處下發的各類教學文件。

2.學院、教研室的學期教學工作計劃、教學工作總結。

3.其他有必要立檔的教學文件和資料。例如：教學會議記錄或紀要，舉辦各種學術報告會、專題研討會和經驗交流會的各種材料等。

(二)教學管理類檔案

1.學院制定的各項教學管理規章制度，各類管理人員的名單和崗位職責。

2.教師業務檔案：按教師建立檔案，包括教師基本情況、教學情況、教科研情況、獎懲情況以及相關證書復印件。

3.學籍管理：學生成績、學籍變動情況、獎懲情況。

4.教學質量監控：期初、期中及期末等各類教學檢查開展情況及總結；調、停(補)課申請表；評教材料(任課教師聽課記錄、教師座談會和學生座談會等原始記錄)；教學事故處理記錄和相關材料。

(三)學科專業建設與教學改革類檔案

1.學科檔案：主要包括學科現狀及發展規劃、師資隊伍整體結構狀態與發展趨勢、教改及科研基本情況和社會服務情況匯總等。

2.專業檔案：按專業建立檔案，主要包括各專業設置、調整和規劃情況；各專業教學計劃、培養方案、學期教學執行計劃；新辦專業申報、批示材料；專業社會需求調查等。

3.課程檔案：按課程建立檔案，主要包括：課程基本情況、課程考試(考查)情況、教材選用與建設情況、課程建設情況。

4.實踐教學檔案：主要包括：實習和實訓、實驗教學情況、畢業設計情況。

(四)教風學風類檔案

1.教師風范：各類先進集體和個人材料，教學競賽、教學名師等各類教師評優活動的材料和成果以及能夠體現師德師風的典型事跡材料。

2.學習風氣：學生遵守校紀校規的情況總結以及典型事跡的證明材料；學生各類獲獎及受表彰的情況統計表和原始材料；各類獎學金評定辦法、實施情況及獲獎名單；學院組織開展的促進學風建設的各類活動材料。

二、高職院校二級學院教學檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理意識淡薄，缺乏健全的管理機制

傳統的高校教學管理模式是單向且單層級的，二級管理是在各職能部門宏觀調控的基礎之上，將管理權限下放到各二級學院，二級學院落實學校各項具體的管理機制。二級學院在建設相關管理制度的過程中，需要以學校的管理機制為總目標，又要考慮各二級學院的實際情況，實際操作上會遇到很多困難。一方面，學校檔案管理部門沒有成立專門的工作小組，統一指導規范各二級學院的教學檔案管理工作；一方面，由于缺乏經驗，各二級學院無法在短時間內制定一套具有實踐意義的教學檔案管理制度和相關管理辦法。因此，在實際的二級學院教學檔案管理工作中，常常會出現無章可循、無法可守的局面。另外，教學檔案管理意識不強，各二級學院普遍注重教育、教學管理質量的提升，忽視了工作中形成的具有保存價值的檔案材料的收集、整理及保管工作。部分教職工對教育、教學過程形成的具有價值的材料上交二級學院持消極態度，認為其屬于自己的個人成果，不愿主動移交二級學院檔案管理處。教職工檔案管理意識的淡薄和管理制度的不健全是阻礙高職院校二級學院教學檔案管理發展的重要因素。

(二)工作業務素養不高，缺乏專業性人才

目前，大多數二級學院的教學檔案管理工作都是由教學秘書兼任，沒有設立專門的檔案管理人員。一方面，兼職檔案管理工作人員的其他工作繁雜瑣碎，無法及時地收集教學檔案，也經常出現重要的教學檔案丟失的現象。另一方面，兼職檔案管理工作人員不具備教學檔案管理基本技能，也缺乏專業的、系統的檔案管理培訓，因而，二級學院的教學檔案在收集、整理和保管工作中經常會出現不及時、不規范等現象。整體來說，二級學院教學檔案管理工作人員的業務素養不高，專業性不強，嚴重影響了教學檔案的完整性和準確性，給高職院校人才培養數據采集工作帶來了一定的負作用。

(三)軟硬件設施落后，信息化水平低下

硬件設施方面，多數二級學院沒有設立標準的檔案室，學科專業建設類的檔案一般由各教研室管理，教學管理類的檔案由二級學院教務秘書管理。專業的檔案庫房對房間內的溫度、濕度、防蟲、光線及安全保密等都有相應的統一規定，不達標的檔案室會對檔案的管理質量產生嚴重的影響。二級學院的管理尚處于起步階段，對于教學檔案管理的資金投入和技術支持也因此處于不平衡的現象，檔案管理的辦公設備也大多沒有配備齊全。軟件設施方面，傳統的人工管理依然是很多高職院二級學院教學檔案的管理方式，依靠手工進行檔案整理、編目、檢索及查閱等工作。整體來說，高職院二級學院教學檔案管理設施落后，信息化水平低下，嚴重影響了教學檔案的利用價值實現。

三、高職院校二級學院教學檔案管理工作的規范化策略

(一)強化管理意識，完善教學檔案管理制度

首先，學校檔案管理辦事處應重視二級學院的教學檔案管理工作，幫助二級學院開展教學檔案管理的相關宣傳和培訓工作，使二級學院的教職工認識到教學檔案管理的重要性，了解日常教育教學活動形成資料的歸檔范圍，培養教職工的歸檔意識，告知教職工教學檔案即是自己的勞動成果，也是二級學院的共同財富，積極爭取全體教職工對教學檔案的重視和支持。其次，二級學院應該以學校檔案管理辦法為基準，聯系二級學院實際情況，研究制定教學檔案管理辦法，試行一段時間，修改并完善，通過健全的檔案管理辦法規范和約束二級學院教學檔案管理。

(二)配備專業人才，加強教學檔案隊伍建設

檔案管理看似是一項很簡單的工作，實則要求較強的專業性，檔案工作人員的業務素養直接決定了檔案管理工作的質量。兼職人員往往會因為其他工作的繁忙忽略教學檔案管理工作，有條件的高校可以在二級學院專門招聘檔案管理專員，組建二級學院檔案管理隊伍，委派專人負責教學檔案管理，落實教學檔案管理職責，全面負責本學院的教學檔案管理工作。也可以考慮安排兼職人員到相關兄弟院校參觀取經，學習并借鑒優良的教學檔案管理工作經驗。

(三)建立信息資源庫，提高教學檔案信息化水平

傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代化的二級學院教學檔案管理工作，二級學院可以充分利用現有的數字化校園平臺，建立二級學院電子檔案館，實現教學檔案管理的信息化和網絡化。首先，二級學院應重視對數字化教育教學過程中形成的電子文件材料的歸檔工作，有意識的進行收集和整理工作。其次，對于重要的歷史文件檔案，我們應該進行數字化加工，提升檔案的質量。然后，二級學院應邀請信息化檔案管理專家對教學檔案管理人員進行信息化業務培訓，對教職工進行檔案上交、借閱等方面的培訓，加快實現二級學院教學檔案管理現代化進程。