智慧校園環境下的智慧檔案館建設

宋嘉會 南通大學檔案館

隨著物聯網、大數據和云計算等技術的普及推廣，高校信息化的進程也穩步邁進，2012年教育部印發了《教育信息化十年發展規劃》，規劃中提出以數字化校園建設為基礎的智慧校園建設是高等教育信息化建設核心任務之一，檔案館作為高校的重要機構之一，也應該在智慧校園的大環境下，利用現代化網絡技術來推進智慧檔案館的建設。

一、智慧校園與智慧檔案館概述

(一)智慧校園的概述

2008年11月IBM公司首次提出了智慧地球的概念，繼而引發了教育界眾學者對智慧校園建設的研究與探討。目前由于各領域學者研究的側重點不同，所給出的智慧校園的定義也不盡相同，在筆者看來智慧校園是在數字校園基礎上更深層次的發展，是教育信息化發展到一定階段所產生的更高級的形態，就是以物聯網、大數據、云計算等技術為基礎，將物理空間與數字空間有機銜接，為師生建立智能開放的教育教學環境和便利舒適的生活環境，改變師生與學校資源、環境的交互方式，開展以人為本的個性化創新服務，實現學校智慧運行，支撐學校開展智慧教育[1]。由此可見智慧校園具有三個核心特征，其一是為廣大師生創造一個智能開放的信息環境，提供個性化服務；其二是利用物聯網、大數據等技術將學校各部門有機聯合起來，實現信息的互聯與協作；其三是通過智能化的服務平臺，為學校提供一個與外部社會環境相互交流的窗口。

(二)智慧檔案館的概述

目前，業內還未對智慧檔案館的定義形成統一的認識。智慧檔案館的概念最早是由青島市檔案局楊來青年提出的，他認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式[2]。北京航空航天大學畢娟則將智慧檔案館定義為檔案館+物聯網+云計算+智慧化設備+智能館舍+信息資源+人力資源。它以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式[3]。雖然不同學者對智慧檔案館的概念有不同的理解，但也存在一定共性?；诖斯P者認為智慧檔案館是在傳統實體檔案館的基礎上，利用物聯網等技術，更智慧化的管理檔案，利用檔案，為用戶提供比數字檔案館更智能的信息化服務。

(三)智慧校園與智慧檔案館的關系

智慧校園與智慧檔案館的關系可以概括為三個方面：首先智慧檔案館作為學校各類數據最全面的保管單位，為智慧校園的智慧教學環境，智慧教學資源，智慧校園管理，智慧校園服務等智慧校園的服務應用層面提供智慧的檔案資源服務；其次智慧校園的建設所產生的龐大的具有保存價值的數據資源也是智慧檔案館重要的數據來源；最后智慧檔案館是智慧校園建設中的不可或缺的重要組成部分，智慧校園服務在智慧校園建設中處在重要位置，而檔案館作為服務部門，是學生了解學校、學校與社會溝通的一個重要的窗口，也因此智慧檔案館是智慧校園的有機組成部分。也可以說智慧檔案館提供的檔案開放利用服務是智慧校園建設的關鍵。

二、智慧校園環境下智慧檔案館建設存在的問題

智慧檔案館的建設需要投入大量的資金、技術支持，既然智慧檔案館是智慧校園的有機組成部分，那智慧檔案館自然獲得了建設智慧校園的專項經費的支持，物聯網、云計算等互聯網技術則提供了技術保障。但是除去這些，智慧檔案館的建設還是存在許多問題與阻礙，這些問題一定程度上限制著智慧檔案館的建設。

(一)檔案館的重要性得不到重視。檔案館一直以來在高校都屬于一個邊緣化的職能部門，在高校發展建設的過程中，在學校提升社會影響力、提高科研水平、辦學水平的道路上，檔案館往往被認為是貢獻較小的部門之一，由此引發的問題就是檔案館的信息化、智慧化建設沒有受到足夠的重視，因此檔案館難以爭取到專項經費進行檔案館的信息化建設；與此同時，即使智慧檔案館的建設在智慧校園建設的計劃當中，由于受到經費限制，檔案館的智慧化也被安排在智慧校園建設最后的位置，所以智慧檔案館的建設一直得不到有效的推進。

(二)智慧校園環境下高校檔案的信息安全難以保障。在物聯網、大數據等互聯網技術的支撐下，基本所有的數據都儲存在云端，同時也在云端運行數據，而檔案的特殊點在于，具有一定的涉密性，因此如何保證檔案信息的安全是建設智慧檔案館的過程中首先要考慮的問題，這也是為什么大部分高校的檔案管理系統都有獨立的數據庫，不予聯網的原因。由此可見互聯網技術具有兩面性，既有利于高效便捷的管理檔案，也加大了檔案泄露的風險，必須建立健全的安全保障體系，確保檔案信息的安全。

(三)智慧檔案館的建設缺乏專業人才。檔案館屬于邊緣化部門，因此檔案館的工作人員大都不是檔案專業出身，雖然大部分人從事檔案工作很長時間，具有豐富的實際操作經驗，但是缺乏檔案專業的理論知識，也缺乏創造性；其次由于檔案的信息化是近幾年才逐漸普及的，隨著智慧檔案館建設的開展，也缺乏具備信息化專業知識的人才；再次在當前的教育機制下，不僅具有檔案專業知識、同時又有信息技術知識的復合型人才更是少之又少；最后檔案館的工作往往枯燥乏味，待遇也不高，使得檔案館很難吸引優秀的專業人才。以上幾點在很大程度上阻礙了智慧檔案館的建設。

三、智慧校園環境下智慧檔案館建設的總體架構

2018年6月國家市場監督管理總局中國國家標準化管理委員會公布了國家標準文件《智慧校園總體框架(GBT36342-2018)》，規定了智慧校園建設的總體框架，智慧檔案館可以參照智慧校園的架構模式進行建設，主要分為基礎設施層、支撐平臺層、應用平臺層、應用終端和信息安全體系等。基礎設施層是智慧檔案館建設的保障，是智慧化的管理檔案、為用戶提供個性化利用的前提；支撐平臺層為智慧檔案館建設提供硬件支持與軟件支持；應用平臺層是智慧檔案館提供利用與服務的內容體現，是智慧檔案館建設的核心；應用終端是智慧檔案館與用戶之間連接的窗口；信息系統安全體系是貫穿整個智慧檔案館整體框架的安全保障，不僅要確保檔案的實體安全，還要保證檔案的內容安全。

(一)基礎設施層，廣義上來說基礎設施是傳統意義上的符合檔案館建設標準的相關基礎設施，只不過對于智慧檔案館的建設來說，這個標準更加嚴格。檔案館的選址、建筑、水電都要利用現代互聯網技術進行規劃。特別是檔案館庫房的建設標準，不僅要符合原有的八防，更要進行智慧化的改進，例如溫濕度數據時刻聯網監控，根據需要自動開啟除濕機空調等。狹義上來說基礎設施是指信息基礎設施，包括檔案信息網絡設施和檔案信息共享基礎設施等等，使檔案信息基礎設施滿足用戶無所不在的檔案管理和利用需求[4]。檔案信息的網絡設施是高速、便利、覆蓋全面的網絡通信設備，不僅在校內能自由訪問，在校外其他任何地方都可以毫無阻礙的利用。檔案信息共享基礎設施是通過傳感器、智能終端、電腦等感知設備將智慧檔案館所需要的檔案數據進行全面系統的感知，再將數據通過互聯網傳輸到云端，當需要利用的時候，再通過感知設備感知用戶的潛在需求，并將數據進行深度分析，從而為用戶提供個性化的服務。

(二)支撐平臺層包括硬件支持和軟件支持。智慧檔案館的建設離不開物聯網、大數據、云計算等技術，這些新興技術為智慧檔案館提供了硬件支持。物聯網是檔案實物與網絡之間橋梁，通過物聯網讀取檔案的具體信息并將其再加工成適合儲存于網絡的格式，便于后續的數據計算與操作；智慧檔案館將數量龐大的資源存儲于網絡，通過大數據分析，不僅可以提供更便捷的利用，也有利于對數據進行深入分析，從而進行檔案資源的再開發；云計算的基礎是云平臺，智慧檔案館將所有數據都儲存在云平臺上，當需求產生時，只需要在本地提出，就可以直接在云端完成云計算，再反饋給用戶，極大地提高了效率。軟件支持包括資金的保障，法律法規和行業標準的健全以及人才的培養。首先雖然智慧檔案館的建設在智慧校園建設的框架之下，具有專項經費，但是前文提到，當資金有限的時候，往往對智慧檔案館的資金投入是最少的，因此智慧檔案館的建設不能只依靠建設智慧校園所獲得的專項經費，為了保障資金，還需要動員社會力量參與到智慧檔案館的建設中來，可以申請銀行貸款，企業融資，也可以拉取商業贊助，從而吸引到社會各界的資金援助；同時在建設智慧檔案館的過程中，還需要?？顚Ｓ?，做好預算，加強審批和驗收，爭取在每一個流程節省資金的利用。其次建立健全關于物聯網、大數據等技術的政策法規，以及關于智慧檔案館的法律法規，使得可能出現的技術、信息安全等方面的問題有法可依；同時制定智慧檔案館建設的標準體系，出臺類似于《智慧校園總體框架》的國家標準文件，來規范智慧檔案館的建設。最后對人才的培養要到位，在學校層面要落實人才政策，獎勵優秀人才，從而吸引專業人才，創造良好的發展環境；在檔案館層面要對在館的工作人員開展繼續教育培訓，不僅要加強檔案專業知識的培訓，也要開展信息技術相關的培訓，強化工作人員的檔案信息化意識；同時要開展與各兄弟院校檔案館之間的交流學習，學習其他學校在智慧檔案館建設中的經驗，交流各自在建設過程中遇到的問題，往往能產生新的思路。

(三)應用平臺層和應用終端，在智慧校園環境下，智慧檔案館的建設目標是將學校中的各個系統都與智慧檔案系統連接，從而擴大檔案資源利用的范圍，并提升利用的效率。在高校由于智慧校園、智慧檔案館尚未普及開來，有相當一部分檔案資源分布在學校不同的部門中，像是人事檔案、學生檔案等；也有雖然檔案保存在檔案館，但是由于檢索復雜，目錄索引并不由檔案館保管，例如財務檔案等，這極大程度上增加了利用檔案的難度，也不利于檔案的統一管理。在智慧校園的構架下，通過智慧檔案館的建設，學校的辦公系統、人事系統、教務系統、財務系統等都可以與智慧檔案系統對接，實現數據的集中儲存與管理。各系統各部門產生的文件都可以通過智慧檔案系統實現自動收集，檔案館也可以更好的為各部門提供檔案利用，極大簡化了收集、利用檔案的程序，提高了效率。另一方面，通過大數據、云計算等技術分析各系統儲存在云端的數據，發現數據之間存在的聯系，從而加強了對檔案資源的開發，充分發揮檔案的價值。智慧檔案系統不僅包括管理系統，還包括服務利用系統，都是智慧檔案館的應用終端。無論是學校的老師、學生還是社會各界人士，都可以通過檔案利用系統安全訪問，智慧檔案館通過對用戶基本信息的感知，通過數據分析將用戶需要的檔案資源反饋給用戶，實現隨時隨地獲取資源和服務。

(四)信息系統安全體系。智慧檔案館的建設要從兩個層面來健全安全體系，一是檔案實體的安全，在智慧檔案館的建設中，對有可能出現檔案的地方實行全面監控，不留任何死角。檔案庫房，檔案利用室，整理歸檔室，檔案信息化室等有可能出現實體檔案的地方都要做到嚴密監控，確保檔案不遺失、不被改動；檔案庫房，信息化室、機房等重要部門要安裝門禁，可以采用人臉識別技術，最大程度的保障檔案實體的安全；對于儲存在云端的檔案數據，要做好備份工作，做到多個備份，多地備份。二是檔案內容的安全，在智慧檔案館的建設中，還要確保檔案內容的安全。由于檔案的特殊性，不同檔案會有不同的保管期限，自然會有不同的保密要求。智慧檔案館要根據不同檔案的涉密程度，采取不同的保密措施，可以利用設置防火墻、VPN控制訪問、身份認證、設置訪問權限等手段，嚴格執行保密制度，對于尚未公開利用的檔案，要確保不會傳到公共網絡上去。

四、結語

在智慧校園的環境下，運用物聯網、云計算、大數據等網絡技術，智慧檔案館的建設變得更加容易推進，但目前，智慧檔案館還處在萌芽階段，還需要不停地規范，還需要漫長的發展，我們不僅要對其充滿耐心，更要滿懷希望，相信隨著技術的進步，制度的規范，智慧檔案館一定會逐漸成熟，甚至成為以后的主流。