試論高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作

龐小銘

（廣西科技師范學(xué)院，廣西來賓 546199）

自2015年起，國務(wù)院大力推行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實(shí)踐項(xiàng)目，支持鼓勵我國高校學(xué)子創(chuàng)業(yè)實(shí)踐。僅僅三個月的時間，就發(fā)布了幾份鼓勵高校學(xué)子創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的文件，從《關(guān)于發(fā)展眾創(chuàng)空間推進(jìn)大眾創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的指導(dǎo)意見》，到 《關(guān)于大力推進(jìn)大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新若干政策措施的意見》。國家不斷出臺各項(xiàng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關(guān)政策文件，可見國家推動雙創(chuàng)的目的和決心。而學(xué)生在這些方面所完成的工作和項(xiàng)目，都將以新的內(nèi)容記錄在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案中，這是一份個人成績單，用于認(rèn)定創(chuàng)新學(xué)分的重要依據(jù)和未來求職的面試履歷，因此高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的有效管理是必要的，這是檢驗(yàn)我國推動雙創(chuàng)進(jìn)展效果的一項(xiàng)重要依據(jù)。

1 高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀綜述

從這幾年的實(shí)踐研究發(fā)現(xiàn)，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理對中國高等教育的作用越來越顯著，是高校開展雙創(chuàng)項(xiàng)目的重要組成部分。創(chuàng)業(yè)型大學(xué)檔案建設(shè)工作，是培養(yǎng)應(yīng)用性、職業(yè)型的創(chuàng)業(yè)人才的關(guān)鍵。因此，創(chuàng)業(yè)型大學(xué)的檔案建設(shè)更當(dāng)引起重視。然而由于該項(xiàng)工作是近幾年來的新型建設(shè)內(nèi)容，缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些亟待解決的問題。一是管理制度的制定。國家未出臺相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，無對應(yīng)政策和法律法規(guī)的頒發(fā)，導(dǎo)致各高校在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理上的混亂和認(rèn)識上的不足。問卷調(diào)查走訪研究高校檔案工作人員對學(xué)生這類的歸檔問題不夠重視，對這一類檔案定義模糊不清。二是檔案資料的遺漏、缺失。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字化的方向，而檔案管理的環(huán)節(jié)和對象的多元化致使在無一定規(guī)章體系的情況下，顯得格外的混亂，而且歸檔內(nèi)容不明。研究者認(rèn)為正因?yàn)橐陨细鞣N原因，致使高校學(xué)生創(chuàng)業(yè)檔案的收集歸檔并未能得到真正全面實(shí)施。

2 檔案管理方法策略的探索和實(shí)踐

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識，明確管理制度標(biāo)準(zhǔn)

研究者以為如果要從根本上解決檔案管理問題，第一步就是強(qiáng)化檔案管理意識，讓管理者認(rèn)識到檔案建設(shè)的重要性。作為高校單位，可以采取周期工作培訓(xùn)的方式給這些管理者進(jìn)行意識灌輸和強(qiáng)化。學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建立，是推動高校雙創(chuàng)項(xiàng)目的基本方式。這種檔案的存在，不僅是學(xué)生一項(xiàng)榮譽(yù)經(jīng)歷的鑒定，同樣這樣的歸檔記錄對于學(xué)生未來就業(yè)的一大助手，讓其他企業(yè)可以大致定量化評估該生的技能水平等。這對于高校本身而言也是一種認(rèn)可和外界口碑獲取的重要途徑之一。

第二步則是需要建立一個較為完善的管理制度體系，明確每個從業(yè)人員的崗位職責(zé)，通過績效的方式激勵式規(guī)范和提升管理人員的行為。國家層面上標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還未訂立，是需要高校共同努力的成果總結(jié)。所以作為高校，可以先行制定一個較為規(guī)范的自我標(biāo)準(zhǔn)，而后根據(jù)歷年學(xué)生、企業(yè)招收的情況，不斷完善這個歸檔制度建設(shè)。研究者給出一些在制定管理制度體系時必要的遵循原則。首先學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)由一個專職部門收集，做到統(tǒng)一化管理。檔案的管理可分為如下幾個步驟，收集、整理、存檔和后期的監(jiān)管查詢，而這些步驟應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工工作人員去實(shí)施，明確部門責(zé)任制。高校學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，應(yīng)當(dāng)做到歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)的明確性。明確各個職能部門之間的關(guān)系，如就業(yè)指導(dǎo)中心、學(xué)生工作處、各級下屬學(xué)院、學(xué)生管理辦公室等部門作為管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)一定的聯(lián)動，對學(xué)生雙創(chuàng)檔案的管理有長期監(jiān)管的責(zé)任。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)管理人員建設(shè)

高校學(xué)生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)建立在我國檔案法、普通高校檔案管理辦法等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)之上，使之有章可循，行之有效。開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)型檔案的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合該校的實(shí)際情況去管理，一個標(biāo)準(zhǔn)，多向化管理。檔案管理的意義不僅在于把每個學(xué)生的檔案歸檔好，這項(xiàng)工作的意義更在于激勵高校對于雙創(chuàng)政策的推動，培養(yǎng)更多的綜合型專業(yè)人才。需要學(xué)校的專職部門制定較為完善的雙創(chuàng)型檔案管理的系列規(guī)章制度，來保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。國家標(biāo)準(zhǔn)制度只是一個普適的規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)，而各個高校存在一定的差異性，高校內(nèi)部的管理制度應(yīng)當(dāng)有其自己的一套針對該校學(xué)生的細(xì)則，只有雙重標(biāo)準(zhǔn)的制度管理下，才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)的高效率。

同樣，要提升學(xué)生檔案建設(shè)的工作水準(zhǔn)，我們除了在制度上的制定以外，還需要在工作人員的管理上做出改進(jìn)措施。而檔案工作人員的培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)分層次、分級的開展，可分為校級部門、院級部門、班級部門，每個與檔案相關(guān)的人員都需要有較強(qiáng)的建設(shè)意識。首先需要提升檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，開展定期的員工培訓(xùn)，提高他們對于創(chuàng)業(yè)檔案管理的重視度，提高工作人員的辦公技能和管理能力，做到所有工作的有條不紊。除卻該校內(nèi)部的工作培訓(xùn)，也應(yīng)當(dāng)鼓勵管理人員出去交流工作經(jīng)驗(yàn)，分派到優(yōu)秀的兄弟院校進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的借鑒。學(xué)校還可以邀請?jiān)谶@方面有比較成熟的經(jīng)驗(yàn)的工作人才來校內(nèi)做培訓(xùn)，進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有針對性地開展專業(yè)講座。

2.3 重視過程化管理，建立防護(hù)反饋機(jī)制

所有的制度的制定工作、人員培訓(xùn)工作都不是簡單的實(shí)施行為，最重要的是該過程的管理和細(xì)節(jié)的改進(jìn)。學(xué)生雙創(chuàng)檔案的建立，這是一個生成式過程事件。結(jié)果是重要的，但如果缺乏過程的管理，往往得不到意向的結(jié)果。從表面工作來分析，檔案管理的工作是一項(xiàng)對于活動的過程和結(jié)果的事件記錄，是文字和數(shù)據(jù)的結(jié)合記錄以及后期的數(shù)據(jù)分析，得出一個綜合性的結(jié)果評價。在申報(bào)的時間節(jié)點(diǎn)上創(chuàng)建一個申報(bào)表格，分級別統(tǒng)計(jì)校內(nèi)的項(xiàng)目立項(xiàng)數(shù)，從數(shù)據(jù)結(jié)果和申報(bào)類型可以分析出各年級的參與狀況，從而有針對性地動員和指導(dǎo)。而后又開始前期、中期、后期的分節(jié)點(diǎn)檢查項(xiàng)目進(jìn)展情況，最后根據(jù)學(xué)生的項(xiàng)目答辯情況由專家教師給出一個評分。這一列的過程管控是針對學(xué)生整個項(xiàng)目開展過程的記錄，所以整個資料的統(tǒng)計(jì)歸檔，可以較為公平地給每個學(xué)生一個合理的評價。然而要做到這些環(huán)節(jié)的有效管控，這對工作人員的行動力是個不小的考驗(yàn)，只有實(shí)時的針對這各個環(huán)節(jié)進(jìn)行單個的管理，才能有序?qū)φ麄€過程進(jìn)行系統(tǒng)化管理。雙創(chuàng)檔案是針對高校的創(chuàng)業(yè)活動生成的一種檔案類型，從根本上來說，建立檔案的目的在于根據(jù)記錄的情況找出規(guī)律和問題，找出合適的解決方案去解決問題。在各方調(diào)取查詢?nèi)魏我幻麑W(xué)生檔案時，可以做到方便快捷，而且這樣的查詢也可以為下一屆的管理提供一定的參考性作用。

校方有必要建立一個嚴(yán)密的保護(hù)機(jī)制和反饋調(diào)節(jié)機(jī)制。不管是學(xué)生，還是校內(nèi)工作人員在利用和提供學(xué)生雙創(chuàng)檔案的同時，要充分考慮行為的安全性和組織可靠性，并通過設(shè)置系列的審批查閱流程、簽訂保密協(xié)議等給予相關(guān)主體充分的保護(hù)。任何一份檔案資料的都是具有較強(qiáng)的私密性，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類檔案更是涉及了一定的商業(yè)機(jī)密，如果是自主研發(fā)性項(xiàng)目還會涉及新技術(shù)和科研成果的隱私，而所有的這些都將出現(xiàn)一定程度的資料記錄，倘若機(jī)密性文件不加以妥善保管，勢必會對申報(bào)者造成難以估量的損失。目前高校的檔案管理也借助了計(jì)算機(jī)技術(shù)，而網(wǎng)絡(luò)安全問題也是近些年來不得不面對的問題。要設(shè)立防護(hù)墻和保護(hù)機(jī)制，防止學(xué)生的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被不法分子盜竊，進(jìn)行篡改或非法倒賣。而需要建立的反饋機(jī)制可以做到當(dāng)檔案信息被惡意攻擊時，可以自動報(bào)警并啟動一系列保護(hù)措施，唯有學(xué)生本人可以解鎖，這樣避免了外界不法分子的惡意行為，也可以防止管理者的非法使用。

綜上所述，在國家大力推動創(chuàng)新業(yè)型綜合人才的形勢下，高校的學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理建設(shè)是當(dāng)今時代的需求，檔案建設(shè)則是創(chuàng)業(yè)型大學(xué)建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，具有基礎(chǔ)性和長期性，這是建設(shè)和發(fā)展的基石，要起到長期有效的促進(jìn)作用，高校不得不大力進(jìn)行檔案管理的建設(shè)。為了適應(yīng)時代的發(fā)展，創(chuàng)業(yè)型高校要建立規(guī)范化的檔案管理新制度，建立健全的成熟化檔案管理過程，建立快速化檔案資料隱私化保護(hù)機(jī)制，只有這樣才能更好地為這一事業(yè)的發(fā)展起到推進(jìn)作用，也只有這樣才能更好地服務(wù)學(xué)生，更好地利用這一檔案信息，更快的讓高校的雙創(chuàng)事業(yè)走上高速而又平穩(wěn)的發(fā)展道路上來。