淺議建設項目工程物資招標采購過程管理控制

于志鵬,韓紅亮,裴富饒

(濰坊弘潤石化科技有限公司，山東 濰坊 262737)

建設工程項目前期，會進行大量的物資采購工作。招標采購是選擇最適用最合理供貨商的一種有效手段，通過過程管理控制，能夠較大程度降低采購成本，提高項目經濟效益，并進一步規范采購行為。

1 建設項目招標采購現狀分析

建設項目招標采購規范實施能夠保證供應商間公平競爭，為企業提供高性價比的物資，有利于降低招標企業采購成本，保證采購質量。而實際招標采購過程中，因涉及的負責部門、廠家數量較多，招標采購人員素質參差不齊，普遍存在如下幾方面問題。

1.1 招標采購組織管理體系混亂

建設項目招標采購流程不明確，所涉及部門人員未進行人員分工、責任到人。致收到采購文件后各部門及部門人員互相推諉，技術交流、招標、考察等工作無法開展，影響采購周期，進而嚴重影響項目工期。

1.2 招標采購人員專業能力不足

負責招標采購的人員專業能力相對較弱，對采購物資技術參數、規格型號、質量技術要求等無法準確掌握。與廠家進行交流時易主次混淆，提出錯誤的使用需求，降低交流成效，從而導致簽署的合同、技術協議不嚴謹、采購遺漏、采購錯誤，無法滿足正常使用。

1.3 招標采購人員責任心不強

招標人員未按要求審查投標單位資質，過多通過其所上報的資質等書面資料了解企業實力，未通過網上核查等方法進行驗證資質真偽、了解企業信譽、管理及運行情況，致部分信譽不良廠家通過提供虛假資質蒙混過關，存在以低價謀求中標后供貨階段提供劣質產品、中間斷供風險。

在采購貨物到貨后未對產品數量進行清點，不按照產品質量驗收要點進行驗收，導致接收的貨物存在外觀質量不合格，材質、規格、型號與要求不符等情況。貨物接收后未按要求進行存放，致使貨物受損。

1.4 招標采購監管制度缺失

物資招標采購過程中投標者會通過人情關系、向招標人行賄等手段達到中標目的；經辦人員行為未受到有效約束及監督，容易出現著重人情關系、收受投標人財物等情況，從而泄漏招標信息、違背公平公正原則進行評標，也易造成投標人串標，嚴重影響招標采購工作的正常進行，使公司蒙受損失。

2 招標采購過程管理控制探討

進行物資招標采購工作要做好過程管理及控制，進行責任落實，并制定相關程序，工作才能有效運行。現從兩個方面對招標采購過程管理控制進行闡述探討。

2.1 采購招標各方責任劃分

企業的物資采購具體工作一般由供應部門完成，需采購的物資技術參數、特性等由各專業部門牽頭確認。下述對企業供應部及專業牽頭部門的責任進行明確。

2.1.1 采購招標各方責任

2.1.1.1 供應部責任

(1)推薦廠家。通過電話、上網、咨詢等途徑了解各業內廠家的資質、關鍵設備、制造能力、業績、信譽情況及服務情況，擇優推薦。

(2)組織商務招標。對招標設備的所有特性、價格進行廣泛了解。

(3)商務招標情況匯總。匯報商務招標情況，形成詳細對比表格，并提出合理的選擇建議。期間根據需要牽頭組織各專業對真實業績進行考察，考察前組織制定出考察內容，保證考察質量。

(40負責簽訂商務合同。保證合同的合規合法，合同中需責任明確。

(5)負責合同執行，主要為處理合同糾紛、交貨期督促、原材料進貨渠道驗證、督促牽頭專業做出標定等。

(6)建立合格供應商名單和黑名單。根據相關專業部門及標物使用部門的反饋，對供應商做出正確的評價，建立合格供應商名單和黑名單，以備后續采購。

2.1.1.2 牽頭專業部門責任

(1)推薦廠家。

(2)審核材料請購文件。了解技術先進性，對招標設備價格進行分解分析，弄清楚標的物的設計關鍵參數、關鍵指標，了解主要部件組成。這一點非常重要，即招標前對標的物有一個真實價格的核算，防止出現價格嚴重偏離實際的隱患。

(3)組織技術交流和實地考察。對比技術交流方案和各家實際考察情況，寫出詳細的方案對比。

(4)簽訂技術協議。保證技術協議的可靠性、完整性，并將終版技術協議轉供應部。

(5)如果后期發生技術變更，牽頭部門需落實變更原因，若對后期商務合同發生改變，必須形成書面報告由牽頭部門領導簽字后轉給供應部進行詢價，重新簽訂補充協議。

(6)匯報技術招標情況。形成詳細的對比表格，并提出合理的選擇建議。

2.1.2 合同執行各方責任

2.1.2.1 供應部責任

(1)督促供貨商及時采購原材料，并要求供貨商提供原材料進貨憑證，以保證來自正規采購渠道。

(2)保證合同合法合規性，合同交貨期的督促。聯合法務部對合同進行審核，并定期追蹤合同的執行情況。

(3)合同付款。根據合同和牽頭專業部門的意見付款，監督各方責任。及時與牽頭專業和使用部門進行溝通，掌握標物的使用情況和問題。

(4)參與驗收。確保標物按期到廠，核對標物數量與合同一致。

(5)同的違約追責。廠家出現違約狀況時，與牽頭部門、法務部、使用部門溝通，掌握供貨商違約的證據，為走法律程序準備好資料。

2.1.2.2 牽頭專業部門責任

(1)物制造質量。負責制造計劃的落實、質量把關、制造方案監督、關鍵步驟監造、制造周期合理性把關，可采取電話、駐廠監造、定期到場監造等方式，確保供貨商的產品質量和按期供貨。

(2)廠前質量驗收、貨到后質量驗收。出廠前驗收不合格堅決不允許發貨，并要求廠家立即出解決方案。貨到驗收嚴格按照合同要求、國家規定、行業標準進行驗收。

(3)標物實際運行情況建立臺賬，方便供應部的合同執行及建立合格供應商名單和黑名單。

2.2 招標采購程序

明確各方責任后，各方需按以下程序開展招標采購工作。

2.2.1

收到設計院發出的材料請購文件后，確認牽頭專業小組，并推薦參與廠家。

工藝專業收到設計院發出的材料請購文件后，建立采購立項單，經程序簽批后，發供應部和相關部門、人員。參與采購招標工作的專業小組均可參與廠家推薦。

2.2.2

審核材料請購文件，了解、考察各廠家實力。

參與采購招標的各專業部門收到材料請購文件后經審核提出意見，形成終版材料請購文件。同時，各小組通過電話、上網、咨詢等途徑了解、考察各廠家的技術、資質、關鍵設備、制造能力，業績、信譽及服務等情況。

供應部根據情況提前組織對生產商廠家考察，考察之前牽頭組織各專業對于考察物資的制造工序進行分解，制定出考察內容，有針對性的進行考察，重點考察制造能力、檢測能力等，保證供應商質量；此階段牽頭專業同時需完成以下工作：

⑴保證材料請購文件的內容完整性，應包括商務上需要廠家注意的條款；

⑵明確材質；

⑶弄清楚標的物的設計關鍵參數、關鍵指標；

⑷掌握業內主流技術和先進技術；

⑸了解主要部件組成。

2.2.3 確定入圍廠家

由主管牽頭專業組織參與采購招標的各專業進行討論，初步確定入圍廠家。

2.2.4 發出材料請購文件

由牽頭專業向入圍廠家發出材料請購文件，供應商編制技術方案或技術協議，經牽頭專業發送至參與采購招標各小組。

2.2.5 篩選技術交流單位

主管牽頭專業組織各專業部門、供應部對各廠家做出的技術方案進行審查、討論，審查的重點在于廠家技術的先進性、技術方案的深度和可靠性等方面，最終確定進行技術交流的廠家，并按需要組織實地考察。

2.2.6 組織技術交流

牽頭專業負責邀請入圍廠家、采購招標各小組及設計院相關專業進行技術交流，交流的主要內容應包括以下幾點：

⑴將關鍵參數、運行參數、考核指標交流清楚；

⑵清楚掌握各廠家技術特點；

⑶明確技術偏離；澄清各種技術條件；

⑷各專業溝通交流統一各項技術條件、技術標準，協議中確定的供應商短名單要有理有據；

⑸形成初版技術協議。

2.2.7 審核并簽訂技術協議

設計院審核簽字，牽頭專業部門負責協調廠家與設計院的設計溝通、組織簽訂技術協議，涉及其它相關專業的，其它專業一并輔簽。形成終版技術協議。

2.2.8 招標準備階段

商務招標前，牽頭專業部門要做以下工作：

⑴明確標物實際價值。專業部門負責分解列出各個組成部件的價格組成；搞清楚影響報價的關鍵因素；

⑵明確供貨范圍，明確易損部件及消耗部件的價格；

⑶按標物質量分類報價，按供應商綜合實力劃分為一類品牌、二類品牌、三類品牌，將技術協議內所有設備進行分項，依據當前市場價格和網上報價對分項價格填寫，官網報價要保留照片，市場報價要寫明咨詢單位和人員。電話咨詢時保證三個小組及以上人員在場；

⑷專業部門將標的物的實際價值報負責人審批簽字后轉供應部。

2.2.9 商務招標

供應部根據技術協議，編制招標文件，發出招標邀請。同時將招標計劃發相關專業部門和企業負責人。供應部組織各相關專業招標評標，由供應部和專業部門共同形成報告進行會議討論，最終確定中標單位。

2.2.10 簽訂商務合同

供應部負責簽訂商務合同，簽訂合同要依法合規；并安排專人監督合同執行，保證合同執行連續性。

2.2.11 監造

在制造期內，牽頭專業部門負責監督合同執行情況：

⑴監督供應商及時采購原材料和質量可靠；

⑵審核制造方案，保證制造質量和進度；

⑶確定關鍵工序時間，方便業主隨時監造；

⑷交貨期前一個月到供應商加工廠檢查制造進度，確保按期交貨。

2.2.12 貨物驗收

供應部負責落實貨物物流運輸情況，與供貨商確定供貨時間、地點和方式，確保貨物按時到場；牽頭專業部門負責根據技術協議和技術要求，制訂驗收標準，做好發貨前、進場后驗收，投產后形成最終驗收標定報告。貨物驗收時，應明確以下內容：

⑴明確參與驗收的部門，牽頭專業負責組織相關專業驗收；

⑵牽頭專業負責明確驗收程序；

⑶發貨前驗收不符合標準，牽頭專業負責督促供應商采取措施保證符合標準；

⑷進場驗收不符合標準，不接受供應商標物。

3 結束語

建設項目工程物資采購招標涉及多個部門、個人及投標單位，過程較為復雜，做好其過程管理控制就顯得尤為重要。只有做到招標程序規范化，把握好過程中的每一個環節，才能使該工作順利完成，使已采購物資具有最高性價比。既滿足了使用需求，同時為企業贏得最大效益。