企業檔案信息化系統建設研究

傅紅維

摘 要：檔案是企業發展的歷史見證，是企業的重要資產，它真實地展現企業的發展軌跡。在信息化迅猛發展的時代，檔案管理工作也早已不只是簡單的紙質文件保管，企業要想適應當下的新形式并尋求可持續發展，必須足夠重視企業檔案信息化管理工作，從而更好地為企業生產經營管理服務。本文主要是從檔案管理角度介紹企業檔案信息化系統建設的方式及一般流程旨為企業檔案信息化系統建設提供參考。

關鍵詞：企業檔案；信息化系統建設；方式；流程

企業檔案信息化系統建設工作應根據企業的大小及業務范疇等因素選擇適合自身發展的信息化系統。企業檔案信息化系統建設實施工作主要包括系統需求確定、市場調研、系統選型、組建項目小組、項目推進、系統特色建設（可選）等一系列具體內容。

1.企業檔案信息化系統建設的必要性

企業檔案真實地記錄了企業的形成、發展、變更、壯大等各階段，產生的文件內容多、范圍廣，檔案信息化的發展可以避免大量文件管理所出現的雜亂無章、內容丟失等問題。另外，檔案信息化發展是社會發展的必然產物，檔案的保管也勢必會由紙質向紙質+電子及注重電子化的方向發展，企業檔案信息化建設是企業順應社會發展的必然要求，也是每個企業都將面臨的必然課題。

2.企業檔案信息化系統建設需求分析

企業檔案信息化系統建設的初衷是科學、規范化企業檔案的管理，從而發揮企業檔案的最大價值。在信息化系統建設工作的前期準備及需求分析上，應滿足企業當下發展的實際情況及主要需求內容，比如：電子文件管理需求、電子文件長期管理需求、特殊介質文件管理需求、電子文件流程監控需求、企業電子文件全生命周期管理等等。根據需求內容，企業可選擇建設：電子文件業務管理、電子文件管理、電子文件長期管理系統，滿足對文件形成、現行/半現行文件利用、文件永久保存/銷毀等的需求。根據企業需求，對當下市場信息化系統供應商及相關功能進行調研，掌握系統操作方法及定價，最終確定適合本企業發展的信息化系統。

3.企業檔案信息化系統建設的資源及設備準備

企業檔案信息化系統建設工作開始前，應做好資源、設備的準備工作。在資源準備上，首先，項目實施前應確定項目組成員，組建項目實施小組，人員主要包括：項目總協調人、各部門項目負責人、IT人員、檔案人員、文件整理/歸檔人員、信息化系統公司人員等。其次，確定項目實施場所，便于文件整理、掃描、項目會議等具體工作的開展。最后，準備檔案盒、檔案袋、檔號章、紙、筆等檔案裝具及其他用品等資源準備工作。在設備準備工作上，應準備打印/掃描設備，裝訂機、訂書器、無銹鋼釘、鉚管/裝訂線等裝訂設備，電腦、相應軟件等讀取/編輯/上傳設備等工作。

4.企業檔案信息化系統建設項目啟動

項目啟動前應開展項目啟動會議，項目組全體成員參與，明確各方相關人員項目職責，確定項目開展計劃及實施方案等工作。項目啟動后，按部門/單位清理待歸檔文件，各部門/單位依次將文件（除涉密）移至統一場所分區保管，便于文件范圍確定及文件整理等工作的開展。根據文件內容，確定企業文件歸檔范圍、分類方案及保管期限，如財務部門產生：財務報告、財務申報、稅務管理、會計憑證等，初步確定歸檔范圍后，根據文件密級、重要程度等因素確定相關文件保管期限。

5.文件整理

文件整理工作包括歷史文件清理、現行文件收集/整理、文件數字化及元數據提取等。信息化系統建設工作開展的同時，企業應清理已形成文件，對需要歸檔的文件進行規范化整理。

5.1.歷史文件清理工作主要是將歷年歸檔材料進行清理，確定數字化范圍，按確定的規則進行紙質文件規范化整理。

5.2.現行文件收集/整理是對日常工作過程中產生的辦畢文件進行收集、整理，確保信息化系統上線后各項工作正常開展。

5.3.文件數字化是將需要歸檔的紙質文件系統的整理完畢后，進行數字化掃描工作，同時也包括對音頻、視頻等材料的采樣/采集及轉化工作。若數字化文件內容多、工作量大，可將待歸檔文件進行優先級劃分，將重要的、緊急的、利用頻繁的文件首先進行數字化轉換工作。

6.系統環境初步搭建

檔案信息化系統環境搭建工作是檔案類目架構、企業組織架構、企業用戶信息、企業各類文件的密級及相關人員的權限等信息在系統中進行的信息化系統結構的搭建工作，基礎信息搭建成功后才可向系統中進行文件上傳、著錄屬性等操作，系統環境的搭建是信息化成果利用的基礎保障工作。主要包括：

6.1.根據企業組織架構及人員崗位搭建系統組織架構，以企業下設的各單位/部門結合相關崗位確定系統基本框架。

6.2.根據企業確定的分類方案搭建系統相應的分類架構及相關文件的分類屬性，分類方案應搭建到文件的最低一級類目。

6.3.各公司/各部門下所有人員在系統中的用戶信息導入到系統中，同時設置初始密碼。

6.4.各級各類文件按保密程度劃分檔案的保密等級并配置在系統中，系統配置完成后，用戶可根據文件的保密等級選擇系統中相應的密級。

6.5.根據文件密級等級、企業組織架構及相關人員崗位等信息，配置相應的用戶在系統中的使用權限。

6.6.文件的分類及各類相應文件元數據之間的掛載，確保相應文件著錄時信息填寫完整、準確、系統、規范等。

7.檔案信息化系統環境測試

系統環境初步搭建完成后，需要對系統的運行環境進行測試，測試應包括兩個階段，項目組相關人員小范圍測試及全公司范圍內部分人員測試。系統測試的內容包括系統所有使用過程中涉及到的命令、流程、環節等信息，具體要結合本企業系統的實際功能進行開展，一般分為：上傳測試、流程測試、統計功能測試、利用功能測試、顯示方式測試等等。

8.系統培訓

系統具備使用條件后，應對系統的使用方法進行培訓，培訓主要是對系統管理員的系統操作培訓及對用戶的使用功能培訓。系統管理員的培訓內容包括：程序獲取與安裝方式、服務器端/客戶端環境、文檔服務管理、文件存儲配置、組織架構搭設/調整、權限分配設置、操作日志管理、消息配置及其他系統后臺操作的方法；用戶培訓內容主要以系統環境及功能使用方面為主，一般包括：客戶端環境、系統訪問方式、系統簡介、常見問題、功能模塊及用途等。

9.企業檔案信息化系統特色建設

企業檔案信息化系統建設除了滿足檔案的正常管理外，也可以根據企業的實際業務需求，建立與本企業實際突出文化相符合的特色管理板塊。例如聲像檔案管理板塊、實物檔案管理板塊等，每項獨立的特色管理板塊可與檔案信息化系統做掛接，做到統籌規劃、統一規則。

10.結束語

綜上所述，企業檔案信息化系統建設工作是一項專業的、長期的、多元化工作，是需要企業全方位、各部門持續共同參與的系統工程。企業檔案信息化系統建設工作的開展不僅給企業信息化工作帶來便利，同時也促進了企業各項工作的科學化、合理化及規范化。