檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

鄭曉瑜

摘 要：目前，檔案信息化建設的強勁發展勢頭是有目共睹的，但是縱觀現階段的發展概況，我們必須要認識到其中出現的問題以及不足，解決好這些問題，掃清楚障礙，才能夠保證檔案信息化建設的順暢性，提高檔案管理工作的水平。文章針對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考進行了詳細的闡述，內容僅供參考。

關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理；幾點思考

1檔案信息化建設的具體內容概述

1.1服務意識

檔案管理人員的服務意識也是檔案信息化建設的重要內容。檔案管理是推動社會進步、文化發展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務意識，才能夠真正做到服務于社會、大眾。檔案信息化建設中，需要改變傳統檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發展的需求，加強檔案管理人員的專業學習，提升理論水平與專業技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質，以此來激發檔案管理工作的活力。

1.2硬件設施

檔案管理信息化建設，首要應從硬件設備等方面進行改革。硬件設施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設施不到位，將會嚴重影響檔案管理的質量。所謂檔案管理的硬件設施，主要包含計算機、存儲空間、局域網、數據庫等，正是這些硬件設施組成檔案管理的支撐平臺。

1.3管理水平

檔案管理水平的提升是檔案信息化建設內容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設的重要體現，在科學技術發展迅速的今天，各種高新技術逐漸出現在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應經濟社會飛速進步的必經之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。除此之外，檔案管理水平提升，還包含檔案管理內容的不斷拓展創新，檔案管理內容不斷豐富。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發展、經濟進步等貢獻檔案管理的價值。

2檔案管理信息化的運用現狀

2.1管理員綜合素質不高

部分事業單位的檔案管理人員對檔案管理的工作沒有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過最傳統的方法進行。而不像專業的檔案管理人員，有豐富的理論知識和實踐能力，學習過較為先進的檔案管理方法，明確檔案信息化建設的重要性。此外，還有部分檔案管理員對于工作并沒有太多的熱情，安于現狀，不思進取，不主動學習新的檔案管理方式。由此看來，目前很多管理員的綜合素質不強。

2.2檔案檢索效率不高

從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數事業單位還是采取傳統的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

2.3重視程度不夠

雖然目前很多的事業單位跟隨互聯網發展趨勢，引進了檔案信息化管理模式，但是實際運用效果非常不理想。最關鍵的是單位領導和檔案管理者意識上的缺乏，對其運用不夠重視，同時也沒有清楚地了解其對檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒有及時地進行歸檔處理，導致信息的遺漏。并且由于很多事業單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對檔案的管理依然采取紙質的方法，并沒有意識到網絡技術的實效性，也就無法談及信息化的檔案管理模式了。

2.4檔案管理信息資源缺乏整合與長遠規劃

就目前的情況來看，有一部分住建局檔案管理部門對于自身的發展是缺乏長久規劃的，而且也不具備科學有效的管理辦法，尤其是對檔案信息化建設，很多還停留在基本的目錄錄入層面，保管工作也是簡單的網絡化和數字化形勢，在近些年中都沒有得到實質性進展。此外，檔案管理信息并沒有做到對資源的有效整合，導致已經開發出來的信息資源并沒有實現聯網互通與數據共享，仍然保持著非常分散的局面。

3檔案管理信息化的完善措施

3.1加強檔案管理的數字化資源共享建設

遵循“存量數字化，增量電子化”的發展策略，信息化檔案管理建設期間，數字化資源共享平臺的建立，將社會發展需要的參考信息以及數據等，發布在檔案管理數據庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學合理的數據信息管理編制計劃，強化檔案管理的監督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數字化，拓展檔案管理數據整理范圍，保證檔案管理數據資源的多樣化。

3.2積極壯大檔案信息管理隊伍

要想加快檔案信息化建設的步伐，就必須要依靠優秀的專業團隊和高質量的專業人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊伍成員的選拔、培訓與考核，建立科學合理的競爭機制，激發檔案信息管理工作人員的責任意識和進取心，與此同時，更要加大對檔案信息管理人員的專業知識培訓力度，無論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓的力度，全面提高工作人員的計算機系統網絡安全防護知識，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

3.3優化管理手段

為保證企業檔案管理能夠高效進行，必須要提高企業對信息的管理手段。具體方法有以下兩個方面。第一，健全管理制度。明確的檔案管理制度讓實際的工作有跡可循，模棱兩可的管理制度會讓效率大打折扣。為了提高管理效率，我們應該健全管理規章制度。第二，轉化管理方式。傳統的管理方式已經適應不了時代的發展，如何依照已知信息，進行合理的檔案分類組織，是如今行業管理方式的重點。

3.4提高檔案管理技術支持與資金保證

信息化建設下，對檔案管理技術提出更嚴格的要求，積極完善檔案管理中的技術支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設資源，確保檔案管理建設系統的穩定發展。同時增強檔案管理信息技術基礎，強化檔案管理中訪問權限的設置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎設施的建設，建立檔案信息化專項預算并對建設資金進行科學管理。

3.5提高從業人員的素質

一個行業的水平取決于從業人員的綜合素質。人力資源部在篩選企業檔案管理人才時，應從職業實際的要求出發，選擇具備以下行業素質的綜合性人才。

第一，專業對口，一般人看來，檔案管理工作就是對檔案進行分類整理，然后登記存檔。但在檔案信息化建設中，行業對于從業人員的計算機能力有了更高要求，要求從業者完成網絡上的檔案儲存、修改、統計等工作，因此要求從業者有一定的專業修養。

第二，適應競爭機制，合適的崗位需要合適的人才，長期出現管理問題就是管理員的失職，所以為了激發管理人員工作的積極性，公司應適當建立激勵機制，同樣，從業人員也要有競爭機制的適應力

第三，學習能力，時代在與時俱進，各行各業更新換代快，管理人員也需要不斷學習，滿足企業對于檔案管理型人才的需要。所以一定的學習能力，對于企業檔案管理型人才來說也必不可少。

4結語

總而言之，通過對檔案信息化建設和完善措施的探究，發現其遠比傳統的檔案管理方式更加高效，可以節省人力和物力，減少不必要的經濟支出。雖然目前檔案信息化管理的運用現狀不太理想，但是隨著網絡化的全面覆蓋，這將會是未來檔案管理的發展趨勢。而且檔案信息化確實具有傳統手工檢索等方面不可比擬的優勢，有助于檔案管理的正確、安全和高效。

參考文獻

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