單位人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

（延邊人民出版社，吉林 延吉 133000）

人事檔案集中了單位中工作人員很多的重要信息，是單位中員工調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。但是在人事檔案管理中也會(huì)存在很多的問(wèn)題，為此就需要我們不斷跟隨時(shí)代的變化，不斷地轉(zhuǎn)變檔案管理的手段和方法，更好地適應(yīng)如今信息化、技術(shù)化的時(shí)代發(fā)展，為單位的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理方式落實(shí)，利用水平低下

我國(guó)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理的方式都比較落后，缺乏技術(shù)性和信息化。大多數(shù)的單位依舊是沿襲以往的人事檔案管理的方式，每次在人員調(diào)動(dòng)時(shí)，或者需要查找相關(guān)的人員詳細(xì)信息資料時(shí)，都需要有關(guān)部門(mén)的人員對(duì)相應(yīng)的資料進(jìn)行整理，整理的手段依舊是從眾多的資料中檢索。這種方式不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，更是與當(dāng)今信息化的時(shí)代相脫軌，在很大的程度上對(duì)于我國(guó)單位工作人員的工作效率實(shí)現(xiàn)了縮減，降低了事業(yè)單位中人員的配置。

（二）管理人員沒(méi)有專業(yè)的管理知識(shí)和意識(shí)

我國(guó)單位中的人事檔案管理的工作人員并非是專業(yè)的檔案管理人員，很多都是靠各種其他途徑進(jìn)來(lái)的工作人員，他們沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)以及能力，沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的信息化管理學(xué)習(xí)，缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，更缺乏積極的工作精神。在面對(duì)突發(fā)事件的時(shí)候，沒(méi)有應(yīng)急處理的能力，例如檔案被盜竊、火災(zāi)等等一些緊急事件中，沒(méi)有能力及時(shí)搶救檔案，沒(méi)有辦法準(zhǔn)確地找到缺失的資料。

（三）管理方式落后，人事材料準(zhǔn)備不充分

我國(guó)很多的事業(yè)單位都專門(mén)地設(shè)立了人事檔案的管理部門(mén)，并對(duì)檔案的管理部門(mén)進(jìn)行了統(tǒng)一的管理，但是依舊存在的一個(gè)問(wèn)題就是檔案部門(mén)自身的管理不健全，管理的方式缺乏有效性和完整性，而且部門(mén)的配套設(shè)施也不健全。隨著我國(guó)對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行大改革的進(jìn)行，事業(yè)單位涌入了大量的人才，如何對(duì)這些人力資源信息檔案進(jìn)行有效管理與核實(shí)是人事檔案管理中一個(gè)十分重要的問(wèn)題。很多的時(shí)候，事業(yè)單位中的檔案管理部門(mén)不夠重視，對(duì)于資料的收集和整體也沒(méi)有明確的規(guī)定，對(duì)資料的真實(shí)性也缺乏重視，如今這種散漫的管理方式越來(lái)越跟不上時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了與時(shí)代與單位發(fā)展相脫節(jié)的現(xiàn)象。

二、單位人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策研究

（一）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化

在我國(guó)，對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行大改革之后，我國(guó)的事業(yè)單位人員不斷增加，不僅給事業(yè)單位中的人力資源部門(mén)帶來(lái)更大的挑戰(zhàn)，也給事業(yè)單位中的人事檔案部門(mén)帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，這就需要單位中的人事檔案管理部門(mén)不斷跟上時(shí)代的發(fā)展，做出應(yīng)有的對(duì)策。檔案管理部門(mén)可以采用信息化的處理方式來(lái)對(duì)單位中的檔案進(jìn)行管理。充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理方式和信息處理手段，對(duì)單位中的人事檔案有效地進(jìn)行信息化管理與完善。對(duì)單位中的人事檔案進(jìn)行錄入、保存、審查、核實(shí)等。這種便捷化的信息處理方式有效地提高了單位中人事檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)單位中人才的優(yōu)化配置和發(fā)展。

（二）加大對(duì)人事檔案管理問(wèn)題的宣傳

我國(guó)的事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)一直深受傳統(tǒng)的思想的緊固，已經(jīng)在一定的程度上影響了我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展。因此，現(xiàn)在需要上至領(lǐng)導(dǎo)層下至每一個(gè)普通的員工都要意識(shí)到，改革檔案管理問(wèn)題迫在眉睫。同時(shí)，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題在很大的程度上與大家息息相關(guān)，需要大家的共同參與、共同的協(xié)作才可以實(shí)現(xiàn)。事業(yè)單位的人事檔案管理部門(mén)首先必須要通過(guò)各種途徑來(lái)加大宣傳的力度，如可以通過(guò)開(kāi)會(huì)的形式來(lái)傳達(dá)，通過(guò)網(wǎng)路的形式發(fā)布公告，通過(guò)板報(bào)的形式來(lái)提出申明等等。使大家都可以很詳細(xì)地了解檔案管理存在的問(wèn)題，讓每一個(gè)人都提出自己的觀點(diǎn)，參與到檔案管理完善中來(lái)。

（三）更新和完善我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的制度

制度是保障我國(guó)事業(yè)單位有效運(yùn)行的基礎(chǔ)，事業(yè)單位要想有效地、規(guī)范地運(yùn)行，那么一個(gè)完善的制度就是必要的保障，如果一個(gè)組織沒(méi)有必要的制度來(lái)約束，那么就有可能被一些人所牽制。其的生存，發(fā)展就會(huì)受到影響。因此，如果想要實(shí)現(xiàn)組織人事檔案管理的有效發(fā)展，必須建立一個(gè)完善的、合理的內(nèi)部管理制度，尤其是人事部門(mén)的檔案管理制度。建立、規(guī)范、完善我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理制度是保障我國(guó)事業(yè)單位人事檔案部門(mén)有效運(yùn)行的關(guān)鍵所在。

（四）提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)管理素質(zhì)是提升檔案管理水平的重中之重。而發(fā)展教育，實(shí)施全面教育、全民教育則是提高勞動(dòng)力素質(zhì)、水平的重中之重。而對(duì)于我國(guó)的事業(yè)單位中的檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)。首先，要不斷提高工作人員的專業(yè)管理素質(zhì)，在其工作中不斷學(xué)習(xí)新的管理思想。其次，要提升管理人員的科學(xué)水平，尤其是熟練使用電腦，使得他們的能力跟上時(shí)代的發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位中的檔案管理一直以來(lái)是一個(gè)很重要的部門(mén)，對(duì)事業(yè)單位人員的穩(wěn)定發(fā)展有重要的作用，更對(duì)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展有重要的促進(jìn)作用。但是事業(yè)單位的人事檔案管理在很大的程度上都是沿襲以往的工作方式進(jìn)行的，這已經(jīng)完全不適應(yīng)如今信息化時(shí)代的發(fā)展，為此就需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，不斷地完善人事檔案管理的制度建設(shè)。