新時期干部人事檔案管理工作困境及應對策略

（浙江省疾病預防控制中心，浙江 杭州 310051）

人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及所受獎懲等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。按照對象不同，人事檔案可分為干部檔案和企業(yè)職工檔案。干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是全面了解干部的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。在國家機關和事業(yè)單位中，無論是各級干部的選拔，還是各類人才的培養(yǎng)，均需要用到干部人事檔案，并以此作為重要參考。做好干部人事檔案管理工作，確保在選人用人方面的公平公正，不僅關系到本單位的干部儲備和管理，更關系到黨和國家各項事業(yè)的長遠發(fā)展。新形勢下，隨著我國人事體制改革的不斷深化，干部人事檔案管理工作也需要與時俱進、開拓創(chuàng)新。本文主要分析當前干部人事檔案管理工作所面臨的一些困境，并提出相應的解決策略，以期有所助益。

一、干部人事檔案管理工作面臨的主要困境

人事檔案管理工作是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，干部人事檔案主要包括履歷材料、自傳材料、鑒定材料、黨團材料等十大類材料，內(nèi)容眾多、涉及面廣。檔案管理人員在收集過程中，需要對上述材料的價值性、完整性、真實性等方面分別進行仔細鑒定，以及系統(tǒng)性歸類與整理，并及時提供相關檔案利用服務。當前干部人事檔案管理工作中面臨的困境主要如下：

（一）單位領導不夠重視，管理理念亟須更新

干部人事檔案管理工作需要上有單位領導牽頭組織、下有業(yè)務骨干具體實施。目前有相當一部分單位對干部人事檔案管理工作的重要性認識不足，認為人事檔案工作做得好壞對單位整體工作沒有影響，重業(yè)務輕管理，對檔案管理工作沒有一個長遠的規(guī)劃，缺少自上而下的組織與領導，有時連必要的檔案管理人力物力都得不到保障。此外，部分單位干部人事檔案管理體制僵化，沒有吸納現(xiàn)代化管理理念，從檔案接收、鑒定、整理到檔案利用等各個程序上缺少動態(tài)的管理機制，甚至沒有一個統(tǒng)一的標準規(guī)范，導致干部人事檔案管理工作難以適應新時期的發(fā)展要求。

（二）檔案管理隊伍薄弱，專業(yè)技能水平較低

干部人事檔案管理工作質(zhì)量的好壞很大程度上取決于工作人員的綜合素質(zhì)。新時期下，干部人事檔案管理工作不斷深入發(fā)展，更需要有專門的檔案管理人員專職負責。然而目前部分單位的干部人事檔案管理工作還是由其他人員兼職管理，事業(yè)心不強，滿足于不求有功、但求無過的工作狀態(tài)，疲于應對，認為檔案管理工作只是簡單機械重復的材料收集、保管和被動提供服務，工作質(zhì)量要求不高，不時出現(xiàn)檔案材料收集不齊全、鑒定不嚴謹、更新不及時等現(xiàn)象。與此同時，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識掌握薄弱，缺少應有的知識技能學習與更新，職業(yè)道德修養(yǎng)也有待提高，制約了干部人事檔案管理工作質(zhì)量的進一步提升。

（三）檔案管理手段落后，主動服務意識缺乏

目前干部人事檔案管理工作多數(shù)還呈現(xiàn)出循規(guī)守舊、停滯不前的局面，受制于傳統(tǒng)管理模式。長期的手工操作與簡單的電腦檢索，跟不上新時代的檔案信息化管理步伐，工作質(zhì)量與工作效率也大打折扣。另外由于干部人事檔案長期以來的特殊性和敏感性，主要重視收集與保管工作，如何處理好保密與開放利用的關系，一直是人事檔案管理工作的困境。同時，管理人員也缺乏主動服務意識與創(chuàng)新意識，一方面在干部人事檔案的時效性方面，有時等到組織上來查閱選拔干部的人事檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案材料沒有及時更新，對組織工作和決策造成了影響；另一方面，管理人員還是遵循被動的“管、靠、要”的傳統(tǒng)工作方式，對檔案有效利用與開放方面的工作陣地沒有主動出擊，無法充分發(fā)揮出干部人事檔案應有的價值。

二、當前干部人事檔案管理工作困境的應對策略

（一）提高檔案管理意識，建立規(guī)范管理制度

單位領導要提高對干部人事檔案管理工作的認識，對陳舊不能適應新時期要求的制度和固化的管理模式，要積極進行改革，不斷推進制度體系創(chuàng)新，建立健全的檔案管理制度體系；分工明確，明晰檔案管理人員的職責、權限及責任，形成專業(yè)的工作體系，并從科學性、規(guī)范性、有效性方面明確對檔案管理工作的要求。同時也要注重發(fā)揮單位廣大職工的作用，提高全員對檔案管理的思想認識，使其能參與到檔案管理工作中來，積極提出意見建議，讓制度不斷加以優(yōu)化，讓檔案管理工作的開展更加合理化、規(guī)范化。

（二）強化人才隊伍培養(yǎng)，提高自身綜合素質(zhì)

要做好新時期的干部人事檔案管理工作，一支專業(yè)化的檔案管理人才隊伍不可或缺。為更好地履行檔案管理工作崗位職責，需要全面建立檔案管理人員上崗考核準入機制，先培訓后上崗，以提高檔案管理人員隊伍的專業(yè)化程度，并通過定期組織參加培訓與繼續(xù)教育，不斷更新理論知識，增強自身業(yè)務技能水平，提高綜合能力素質(zhì)，使之能適應新時期干部人事檔案管理工作的發(fā)展需要。同時由于干部人事檔案管理工作的特殊性，也要重視對檔案管理人員思想政治素質(zhì)與職業(yè)道德修養(yǎng)的教育，增強其工作事業(yè)心和責任心，真正將干部人事檔案管理工作當成一項事業(yè)來做，發(fā)揮其主觀能動性，變被動為主動，積極開展檔案管理各項工作，鍛造一支真正的蘭臺鐵軍，致力于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案科學管理

提高科學管理水平是干部人事檔案管理工作總體水平得以提升的關鍵。信息化時代的來臨，為干部人事檔案管理工作帶來了新的機遇，也進一步推動了人事檔案的開發(fā)與利用。信息化的新技術新理念若能得到吸納與應用，可以實現(xiàn)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。在檔案信息化進程中，要推陳出新，循序漸進，爭取將檔案管理工作各環(huán)節(jié)納入信息化建設中，同時加強對工作人員信息化管理能力和現(xiàn)代化管理意識的培養(yǎng)。逐步實現(xiàn)干部人事檔案電子化，一方面相較于紙質(zhì)檔案，電子化有利于檔案材料的保管和備份；另一方面也可以實現(xiàn)部分可公開的人事檔案信息面向個人，通過建立多種檢索方式，更好地實現(xiàn)檔案信息資源的開放與利用。另外也可通過建立完善干部信息數(shù)據(jù)，開發(fā)干部檔案信息資源，實現(xiàn)對干部隊伍的分析預測，達到單位干部人事檔案的信息化和科學化管理。最后也要注意干部人事檔案信息安全問題——如何有效解決檔案信息化過程中的信息安全和個人隱私問題，一直是信息化進程中的重大挑戰(zhàn)，當前要積極吸納最新科技成果，利用好最新計算機網(wǎng)絡安全防護技術，持續(xù)提供安全性服務，為干部人事檔案的信息安全保駕護航。

新時期下干部人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多新的特點，也對各項工作提出了新的要求，當下需要重新審視干部人事檔案的社會服務屬性，挖掘其內(nèi)在價值，為更好地發(fā)揮干部人事檔案作用構建切實有效的服務路徑與管理體系。突破當前所面臨的困境，實現(xiàn)干部人事檔案改革的新局面，需要廣大檔案工作者一起努力。隨著時代的發(fā)展、社會的進步，以及人們的不斷重視，干部人事檔案管理工作也將會不斷適應時代的發(fā)展要求，與時俱進，持續(xù)發(fā)揮干部人事檔案應有的作用與價值。