探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考

（東臺市交通運輸局，江蘇 鹽城 224200）

辦公室的檔案管理工作是為了保證檔案的完整性，方便搜索，實現檔案最大的價值。因此，要想做好檔案管理工作，應該采取相應的措施，推動我國檔案管理工作的健康可持續發展。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的重要性

由于辦公室檔案管理工作的性質與內容存有一定的差異性，某些檔案是機密文件，與相關單位工作的順利展開產生著聯系，而管理人員應該做好辦公室檔案管理的相應工作。就機密等級比較低的辦公室檔案資料而言，需要相應的管理人員進行妥善的管理，進而做好保密的工作，防止檔案資料出現泄漏與丟失的情況。

辦公室人事檔案的內容主要是對職工的每個時期經歷情況進行記錄，因此，對于辦理手續與崗位發展情況來說，管理個人檔案十分重要。需要做好全部工作人員的檔案管理工作，并且把檔案保密相應的工作歸納到管理范圍中。做好相應的辦公室檔案管理工作，能夠有效提升其管理工作的質量與效率，進而便于未來檔案資料的實際查閱情況，在辦公室檔案管理工作中應用互聯網信息技術，能夠利用高級檢索以及模糊檢索的功能，讓其資料的查找更便利與快捷。并且能夠利用互聯網管理以及查詢資料庫，這樣可以在異地的時候進行資料的查詢，進而讓檔案資料充分地發揮出其作用。除此之外，在利用互聯網對辦公室檔案進行信息化管理的過程中，能夠對管理權限進行設置，這樣一方面可以對檔案資料進行查閱，另一方面也可以有效保護重要的辦公室檔案資料。

二、現階段辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員的管理意識較為薄弱

在辦公室檔案管理工作中，相關工作人員的管理認知較為薄弱，這已經變成了對檔案管理工作質量與效率產生影響的主要因素。現階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業管理的人員，有些甚至是臨時工，對于這樣的工作人員來說，沒有對他們進行定期檔案管理工作的培訓，很難對辦公室檔案管理工作的重要性進行充分認識，在具體檔案管理的過程中，因為檔案管理方面認知并不充足出現了多樣性的漏洞，例如，檔案管理不規范、不合理等，這樣的問題對辦公室檔案管理工作的效率產生了十分嚴重的影響。因此，應該加強辦公室檔案管理工作人員的管理認知。

（二）工作人員的專業素養有待提升

大多數辦公單位中，因為領導者沒有對檔案管理工作的重要性進行全面認識，造成管理工作人員對辦公室檔案管理工作的重視程度不充足。在某些辦公單位中，通常情況下，檔案管理工作人員主要是非專業性的，造成辦公室的大量檔案資料長時間處在堆放的狀態中，因為其管理人員并未進行合理有效地規劃與管理，這使得很多檔案所具備的價值很難在具體工作中得以實現。除此之外，工作人員的專業素養不高，也造成了管理人員的態度并不端正，很難具備負責任的態度展開檔案管理的相關工作。一般情況下，辦公室的內容非常多，因此，在辦公室檔案管理工作中對相關工作人員的要求越來越高，如若他們的專業能力不足，便會造成檔案管理工作出現一系列的問題，最終對辦公室檔案管理工作的效率產生嚴重的影響。

（三）辦公室檔案管理辦法缺少合理性與規范性

隨著社會的不斷進步與發展，科學技術得以快速發展，這使得我國進入了信息化時代，并且信息技術被廣泛應用在各行各業中，其能夠有效提升辦公室檔案管理工作的合理性與規范性。但是，對于某些單位來說，其在檔案管理工作中沒有使用先進的管理辦法，仍然使用紙質檔案進行管理，很難與社會發展步伐相適應，導致辦公室的檔案管理工作出現了一系列的問題。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的對策

（一）轉變辦公室檔案管理觀念

首先，辦公室領導人員應該轉變自身的思想觀念，對檔案管理的重要性充分地進行認識，把此工作歸納到平時的工作中，對專職崗位進行設置，并且聘請專業的檔案管理工作人員。其次，應該對檔案管理工作人員進行定期的業務培訓，依照檔案管理工作的具體情況邀請專家進行講座教學，對檔案管理工作的實際發展動態以及未來的發展趨勢進行講述，并且對檔案管理相關的理論知識與技能等進行講述，不斷的拓寬辦公室檔案管理工作人員的視野，對他們的觀念進行更新，讓他們能夠對新型知識進行主動學習，有效提升他們的專業水平。再次，應該增加《檔案法》的宣傳與推廣教育，有效提升檔案管理工作人員的保密認知與法律認知，不斷提升檔案管理工作的合理化與規范化。最后，對現階段辦公室檔案管理工作中存在的問題進行研究與分析，找出其未來應該努力的方向，促進辦公室檔案管理工作的穩定可持續發展。

（二）提升管理人員素養

首先，辦公室檔案管理工作應該引入高素養的優秀人才，要想全面提升辦公室檔案管理工作的質量與效率，就應該提升相關工作人員的專業素養與綜合素養，依照崗位的實際要求對高素養的綜合人才進行招聘，進而保障辦公室檔案管理工作的正常展開。其次，應該對現有檔案管理工作相關工作人員進行定期培訓，辦公室的檔案管理工作主要是乏味且枯燥的工作，其對工作人員的要求比較高，要求他們耐心且謹慎。所以需要增強對現有檔案管理工作人員的責任培訓，有效提升他們的保密認知、法律認知以及責任感，降低他們工作中出現失誤的情況，有效提升檔案管理工作的質量與效率。最后，全面提升辦公室檔案管理工作人員的專業技能，檔案管理工作具備比較強的專業性，并且其主要是對先進的信息技術進行利用，因此，應該提升檔案管理工作人員的計算機技術能力，培養多方面技能的人才，進而提升辦公檔案管理工作的質量與效率。

（三）加強信息化建設，提高管理水平

現階段，在辦公室檔案管理過程中，要想有效提升檔案管理工作的質量和效率，應該增強信息化建設，提升檔案管理的水平。計算機管理軟件可以讓辦公室檔案管理的主要內容不斷朝著信息化方向進行發展。有效增強電子檔案的建設主要是加強檔案信息化建設的重要舉措，電子檔案即使無法帶來具體的效益，但是可以在對社會進行服務的同時，充分展現出經濟效益。由于越來越多辦公室電子檔案的不斷形成，經過對計算機檔案管理軟件進行科學合理地選擇，有效提升相關工作人員的專業素養與綜合素養。加強辦公室檔案管理工作的信息化建設，能夠全面提升辦公室檔案管理工作的質量與效率。并且在辦公室檔案信息化建設的過程中，需要與社會需求進行結合，建設檔案管理的互聯網平臺，保障檔案管理信息化的順利展開，有效提升檔案的使用效率。

（四）建立健全的檔案管理制度

辦公室的檔案資料和文件之間息息相關，應該實施統一管理。要想有效提升辦公室檔案管理工作的質量與效率，就應該依照實際的辦公室檔案管理工作特征以及具體情況等對相關的管理制度進行完善，并且在對辦公室文件進行管理的過程中應該對檔案收集與整理工作進行穿插，進而對相應的文件進行熟悉，更加適應辦公室檔案管理的相關工作，不斷提升辦公室檔案管理工作的質量。除此之外，辦公室的檔案應該經過掃描之后上傳到電腦中，這樣的話，在之后的查檔過程中省去了一系列的麻煩，例如，檔案翻找等，工作人員可以直接在電腦中便找到需要的檔案資料，但是對于機密性檔案文件來說，應該重視其保密性與安全性，需要進行妥善的放置。

四、結束語

總而言之，辦公室檔案管理工作和每項工作息息相關，并且在辦公室工作過程中產生著十分重要的作用，需要不斷提升辦公室檔案管理工作的質量與效率，增強辦公室檔案管理工作的信息化建設，能夠有效提升檔案工作的使用價值，進而推動辦公室檔案管理工作的健康可持續發展。