新形勢下秘書人員必備的心理素質

喬禎

[摘要]秘書作為領導身邊的參謀和助手，其工作具有一定的特殊性，秘書在工作過程中處于各級管理層次的交叉點，要承擔起溝通協調各部門的重要職責，秘書工作事務繁雜、時間緊迫、領導要求嚴格這些很容易使秘書產生煩躁、疲憊、緊張等不良情緒，秘書人員需不斷的調整心態、準確的評價自我、及時消除各種負面情緒，才能在緊張忙碌的工作和生活中保持健康的身心。

[關鍵詞]秘書人員 必備 心理素質

一、秘書的界定

（一）秘書

在國外“秘書”源于拉丁文的“secretarius”，意思是可靠的職員。英文中的秘書（secretary）與秘密（secret）有著密切的聯系。現代西方國家的秘書概念形成于資產階級工業革命時期，是工業社會的產物，主要指職位或職業及具有此職位的職員或從事此職業的人員。

國際職業秘書協會認為秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下，表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定。

今天我們認為秘書是從事信息性、事務性、技術性工作，近距離綜合輔助領導決策與管理的職員。

（二）新形勢下秘書工作的特點

（1）高度的政治敏感性。秘書作為領導身邊的參謀和助手，必須具有高度的政治敏感性，需學會運用辯證唯物主義與歷史唯物主義的觀點去察看與辨析問題，特別是當國家召開重大會議或推出重要政策時，秘書人員需立刻瀏覽與之有關的材料，深刻領會相關文件及會議的精神，且緊密結合實際積極開展工作；當草擬文件、撰寫領導講話稿時就需緊跟時代主題，把握正確的政治方向，防止理論方向的誤差造成工作的被動。

（2）掌控工作的全局性。古人云：“不謀全局者，不足謀一域。”秘書作為領導的參謀和助手，要時刻想領導之所想，深刻領會領導意圖，學會站在領導的角度看問題；要始終堅持以全盤考慮的方式認識和思考發展瓶頸，明確發展中困難的出發點和落腳點，在適當的時機給領導提供正確的建議，真正當好領導的參謀和助手。

（3）增強綜合協調能力。綜合協調能力是判別秘書能否當好領導助手的關鍵。秘書在工作過程中處于各級管理層次的交叉點，要承擔起溝通協調各部門的重要職責，當上下級之間出現推委或分歧時，秘書就必須發揮其應有的協調功能，客觀、公正、及時地做出判斷，決不能從個人關系出發，厚此薄彼；要講究語言藝術，用得體的語言簡明扼要地表達意圖，使對方愉快地接受建議，提高各部門的辦公效率和管理效能。

當前，秘書和秘書工作，已經成為任何一家企事業單位、公司等的重要組成，是一個不可或缺的角色。縱觀幾十年來秘書工作的發展，是一個秘書職責逐步拓展、秘書技能逐步專業、秘書種類逐步增多的過程。

二、秘書在常規工作中的心理特征

秘書工作、秘書角色的基本特征，決定了秘書在常規工作中的心理特征。對秘書工作中的心理特征的總體把握，是做好秘書工作的前提。

（一）作為領導的服務員，有從屬感和被動感

秘書和領導是兩種社會角色，雖然工作目標一致，但工作職能不同。在秘書活動中秘書人員的性質始終是輔助性、參與性和支持性的，而不是指令性、決策性的。

秘書人員要善于領會領導意圖，在思想上、言行上與領導保持一致，全力輔助領導做好各項工作，秘書工作勞心傷神、清苦操勞，工作優秀，領導滿意；倘若工作失誤，領導的批評指責在所難免。因此，長期的幕后奉獻，會使秘書人員或多或少萌生一種從屬感和被動感。

（二）作為領導的代言人，有居高感和成就感

秘書的常規工作是辦文、辦會、辦事。在辦文工作中，秘書人員在領導的授意下執筆行文，代領導個人或組織立言，所用多為命令、督促、建議、通報或總結等文體：在辦會過程中，秘書常常是會議組織者、參與者和服務者，既了解會議的主旨議題，又熟知會議的程序，甚至連領導的發言內容都了如指掌。領導若不能躬親會議，就可能由秘書代言或主持。因此，秘書必然會熟悉和掌握組織的全局性工作和某一時期的中心工作內容。秘書所展示的是領導形象，所行之事也是領導之事，自然會產生一種居高感和成就感。

秘書的這種居高感，多數時候體現在與下級部門的溝通過程中，這往往是不成熟的秘書新人常有的心理感覺。同時也是秘書人員出現職能越位的重要心理因素。

（三）作為領導的參謀，有專家感和睿智感

秘書人員履行參謀職能已被公認，一名優秀的秘書應當有廣博的知識、敏捷的思維、見微知著的分析能力、敢謀善斷的魄力。在一定程度上，秘書是領導思維的外腦，即領導的幕僚、咨詢人員、決策參謀，同時，秘書人員也應該是全才和通才。秘書人員往往通過自身的才華和能力，出色地完成領導交待的任務，對領導工作中的疑難問題及時地給予協助，這些都為秘書工作平添了幾分專家感和睿智感。

（四）作為領導的保密員，有持重感和信任感

秘書貼近領導，了解和掌握組織的政策秘密和商業秘密，能保守秘密，領導才會委以重任和給子信任。所以，一個稱職的秘書，其言必縝密，其行必無過失，與領導保持一致，忠誠守密，由此，秘書人員會感受到工作中的持重感和信任感。

三、培養秘書人員良好心理素質的途徑

秘書工作事務繁雜、時間緊迫、領導要求嚴格這些很容易使秘書產生煩躁、疲憊、緊張等不良情緒，甚至發展成為心理疾病。因此，秘書人員在工作和生活中需要不斷加強心理修養，及時消除不良情緒，這樣才能在工作、生活中保持身心健康。

（一）樹立正確的人生觀

人生觀對每一個人來說都很重要，對于每個人的心理活動同時也具有十分重要的調理作用，一個人只有設立正確的人生觀，才可以正確的應付生活中發生的各種矛盾、困難與挫折，對外界刺激形成適當的行為反應，假若缺乏正確的人生觀，那么便會失去對自己行為的有效控制，就容易讓各種心理問題所影響與困擾，從而影響個人的心理健康。秘書人員只有提高思想道德修養，不斷提升思想覺悟，設立正確的人生觀，才可以始終保持積極、健康、向上的心理狀態，防止各種不良心理問題的困擾。

（二）進行準確的自我評價選擇合適的奮斗目標

一個人沒有理想抱負便會無所作為，就不會有大的成長進步，但是一個人假若不可以正確的評價自己，把目標設的過高，而自身的能力與客觀條件又非常有限，便會因目標無法達成而蒙受精神壓力，影響心理健康。老子說過：“知人者智，自知者明”，一個人只有充分認識自己，對自己有個客觀的評價，才可以確定合適自己的奮斗目標，秘書人員不可以因為處于與領導關系較近的位置，具備一些便利條件就向自己提出一些不切實際的要求，這樣只能讓自己為其所累，最后因為自己達不到目的反遭受精神壓力。因此，秘書人員應該在準確定位自己的基礎上，給自己擬定一個適宜的奮斗目標，并把自己的理想抱負與本職工作聯系起來，力爭在結束工作的過程中達成自己的理想抱負。

（三）了解心理健康知識克服負面情緒影響

一些不良的心理問題對心理健康的影響是非常大的，如壓抑、自卑、自大、多疑、嫉妒等是形成心理挫折、工作失誤和導致人際關系緊張的原因，秘書人員既不可以自高自大、目中無人，也不可以一遇到困難挫折就自暴自棄，形成自卑消沉心理。只有學會戰勝不良心理問題的影響，可以適當地調解心理壓力，善于自我調整，才可以在處理工作與人際關系時保持清醒的頭腦及平和的心態，遇事作出正確適當的行為反應。這就需要秘書平時多掌握一些心理衛生方面的知識，學會一些克服不良心理的方法，如自我教育法、語言暗示法、環境調節法、活動轉移法等。除此之外，對怎樣科學用腦、如何保持良好的心理狀態等問題也應該有所了解與掌握，這樣才可以在工作與生活中進行科學的自我調節，保持心理健康。秘書人員一旦產生了較為嚴重的心理衛生問題，便應該像對待生理疾病那樣重視它，及早找出調節、緩解的有效措施；假若自身難以解決與克服，就需到心理咨詢服務機構去咨詢及治療。

（四）積極培養各種興趣愛好全面提升心理健康水平

積極參與各種有益的活動，既是人際交往的需要，也有助于展開各項工作、維持身心健康，防止產生孤獨、恐懼等不良心理。可以在業余時間經常參加一些社交性活動，不僅能夠廣交朋友、聯絡感情、開闊視野、還能夠調節工作和生活，讓人維持良好的情緒狀態，造就良好的興趣愛好，豐富自己的業余生活，提升心理健康水平。